Алгоритм перевода на электронную трудовую нового работника

Перейти на электронную трудовую книжку, которая официально называется «Сведения о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ» работник вправе в любой момент. В том числе и при приеме на работу в новую компанию. Правила оформления перехода не изменились с 2020 года. Бухгалтерия или менеджер по кадрам оформляют переход только на основании заявления.

Образец Заявления о переходе на электронную трудовую

Генеральному директору

Моколову И.Л.

от ИТ-директора

Ершова Е.Д.

Заявление

В соответствии со ст. 66.1 ТК РФ прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде, трудовую книжку прошу выдать мне на руки.

Дата. Подпись.

Но, прежде чем «взять в работу» заявление, работника нужно принять в штат.

Последовательность действий будет такой:

1. Получить от нового работника заявление о приеме на работу (согласованное с директором).
2. Оформить приказ о приеме на работу.
3. Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку работника.
4. Получить от работника заявление о переходе на электронную трудовую по образцу, представленному выше.
5. Внести в бумажную трудовую книжку запись о подаче работником заявления о представлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
6. Выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику.
7. Внести запись в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Сотрудник, получивший на руки трудовую книжку, должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек.

Запись о переходе на электронную трудовую книжку в соответствии с нормами, приведенным в ч. 3 ст. 2 закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ должна быть внесена в обязательном порядке. Без нее нельзя выдавать работнику бумажную трудовую книжку.

Точная формулировка подобной записи перед выдачей работнику бумажной трудовой книжки приведена в Письме Минтруда № 14-2/В-150.

«Подано письменное заявление (фамилия, имя, отчество) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».

Эта запись вносится в графу. Затем, в графе 4 проставляется дата подачи заявления с указанием числа, месяца, года.

Требования к работодателям, которые оформляют переход на электронные трудовые книжки новым работникам, изложены в письме Минтруда  от 31.07.2023 № 14-6/ООГ-5052.