11 правил, которые нужно учесть при подготовке графика отпусков на 2024 год

В Графике отпусков устанавливается очередность предоставления оплачиваемых отпусков в календарном году (ст. 123 ТК РФ). График должен быть в каждой компании. Только микропредприятия вправе заменить его письменными соглашениями между работодателем и работником (письмо ГИТ в г. Москве от 01.02.2021 № 77/7-1899-21-ОБ/10-3366-ОБ/18-1193).

При определении конкретных дат отпуска учитываются:

в одной стороны пожелания работников,

с другой стороны, специфика работы компании, особенности рабочего процесса и приоритетное право выбора времени отпуска, которое установлено для отдельных категорий работников ТК РФ.

Правила, которые важно учесть, при составлении графика отпусков на 2024 год

1. График должен быть составлен и утвержден директором не позднее 17 декабря текущего года на следующий.
2. Отпуска утверждают на календарный год, то есть до 31 декабря. Выходить за пределы года нельзя.
3. В график отпусков нужно включить всех работников, с которыми у компании есть действующие трудовые договоры на день утверждения графика. В том числе, удаленных работников; тех, кто работает по срочному трудовому договору более 6 месяцев; работников, с которыми в течение ближайшего времени (даже недели) компания планирует расторгнуть трудовые договоры.
   Мобилизованных работников в график отпусков включать не нужно, поскольку трудовой договор с ними приостановлен. Такова рекомендация Роструда. Но, чтобы у руководства компании была «полная картина» по отпускам, лучше всего, включить мобилизованных в график, проставив в графе «Примечание» отметку «мобилизован».
4. При составлении графика нужно учесть право определенных категорий работников выбрать время отпуска: многодетные родители, инвалиды, ветераны.
5. Совместителей нужно включать в график отпусков. Поскольку они могут пойти в отпуск в то же время, что и по основному месту работы, имеет смысл запросить у них необходимые сведения об отпуске по основному месту работы.
6. Если отпуск по соглашению сторон разделен на части, одна из них должна быть не менее 14 календарных дней (письмо от 08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477).
7. Определяя общую продолжительность отпуска на следующий год учитывайте количество дней отпуска, на которые работник имеет право и количество дней неиспользованного отпуска за предыдущие годы. Некоторым категориям работников положен удлиненный отдых. Например, у несовершеннолетних основной отпуск не может быть менее 31 дня.
8. При составлении графика основной и дополнительный отпуск суммируются (ст. 116 и ст. 120 ТК РФ).
9. В графике должны быть указаны точные даты отпуска, указать только месяц – нельзя. Выходной день – может быть первым днем отпуска.
10. График отпусков должен хранится в бухгалтерии и отделе кадров, если он есть в компании.
11. Если в компанию будет принят новый работник после составления графика отпусков, нужно либо внести в него изменения либо составить дополнительный график отпусков и приобщить его к основному.