Доплату за использование личного авто на работе можно оформить по-разному

Для того чтобы компенсация, выплачиваемая сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях, могла учитываться при налогообложении, необходимо оформить соответствующее соглашение с работником в письменной форме (согласно статье 188 Трудового кодекса РФ). Такое соглашение может быть оформлено как отдельный документ, включено в трудовой договор при его заключении или оформлено в виде дополнительного соглашения к уже существующему договору.

Вместо дополнительного соглашения допускается оформление письменного распоряжения работодателя, с которым сотрудник должен ознакомиться под роспись, подтверждая свое согласие на использование личного транспорта для служебных поездок.

Строгих требований к форме и содержанию данного документа в законодательстве нет. Его можно оформить любым удобным способом. Главное, чтобы в тексте было четко указано, что для выполнения служебных заданий будет использоваться именно личный автомобиль работника, а также были прописаны размер компенсации, порядок ее подтверждения и выплаты.

Для учета затрат бухгалтерии понадобятся документы, которые доказывают использование автомобиля в служебных целях и понесенные расходы на его эксплуатацию. В качестве таких подтверждений могут выступать путевые листы и чеки с автозаправочных станций.

Компенсация транспортного налога разъездным работникам и НДФЛ