Компенсация расходов при разъездной работе: что с НДФЛ и взносами?

Министерство финансов в письме от 08.12.2020 № 03-04-06/107247 разъясняет, облагаются ли НДФЛ и страховыми взносами компенсации расходов работников, для которых трудовым договором установлен разъездной характер работы.

Разъездной считается работа, выполняемая работником на постоянной основе вне места расположения работодателя. При таких условиях служебные поездки не признаются командировками, поскольку командировки имеют временный характер и ограничены определенными сроками.

В трудовом договоре сотрудника, должностных инструкциях и других документах, определяющих круг его обязанностей, должен быть зафиксирован разъездной характер его работы. В ЛНА работодателя необходимо определить перечень профессий, должностей и работ с таким характером труда.

Работодатель обязан компенсировать сотрудникам, у которых разъездной труд, затраты на проезд, проживание, в т. ч. аренду, а также дополнительные затраты, связанные с поездками и другие расходы, которые согласовываются с руководством. Работник получает суточные. Размер и порядок выплаты всех компенсаций закрепляется или в трудовом договоре, или в ЛНА работодателя.

В базу по НДФЛ и страховым взносам, администрируемым ФНС России, не включаются суточные в размере, определенном ЛНА работодателя, а также компенсации затрат работника, если они документально подтверждены.

Если в ЛНА или трудовом договоре нет указания на разъездной характер работы или работник не передал работодателю подтверждающие затраты документы, НДФЛ и взносы придется уплатить.