Кадровый учет и делопроизводство: тонкости работы

Кадровый учет и кадровое делопроизводство помогают организации эффективно управлять персоналом и сохранять необходимую документацию. 

Основные этапы и задачи 

Одним из решающих факторов, которые обязательно включаются в услуги по ведению кадрового учета, является регистрация сотрудников:

• заведение личных дел каждого;

• заполнение и актуализация информации о работниках, включая ФИО, контактные данные, информацию о трудовом договоре и занимаемой должности.

Конечно, это требует от специалиста постоянства и компетентности.

Еще одна важная составляющая - отчетность и документирование:

• ведение учета приема и увольнения сотрудников;

• составление и хранение документов, связанных с кадровыми процессами, например, трудовых договоров, приказов о приеме на работу, приказов об увольнении и других документов в соответствии с трудовым законодательством;

• подготовка и предоставление отчетов о персонале (например, отчеты о численности сотрудников, отчеты о зарплате и т. д.).

Если к работе привлекается бухгалтерская консалтинговая компания, она выполняет также и учет рабочего времени. Он включает в себя учет отработанных часов, использование отпусков, больничных, прогулов и других причин отсутствия сотрудников на рабочем месте.

Обработка заработной платы подразумевает такие составляющие процесса:асчет и подготовка заработной платы сотрудников, например, начисление основной з/п, доплаты, надбавки, удержания и налоги;

• учет и расчет отпускных, больничных и других выплат, связанных с трудовыми правами. 

Что касается управления работниками, то кадровый специалист берет на себя труд по:

• ведению данных о квалификациях, обучении и профессиональном развитии сотрудников;

• организации и учету процессов повышения квалификации и обучения работников;

• учету переводов сотрудников на другие должности внутри организации.

Важно обеспечить соответствие кадровых процессов и документации требованиям трудового законодательства и других нормативных актов.

Специалист должен подготовить и предоставить информацию инспекции для проверки со стороны государственных органов (налоговой, по труду и т. д.).

 Также в зоне его ответственности находится архивирование кадровой документации:

• хранение документов сотрудников в соответствии с требованиями и правилами архивного дела;

• обеспечение безопасности и конфиденциальности информации.

Важно отметить, что конкретные этапы и задачи кадрового учета и делопроизводства могут различаться в зависимости от организации и ее потребностей.