Расходы на дополнительный отпуск: налоговые правила
Отпуск по закону
Отработав в организации шесть месяцев, работник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 122 ТК). Причем помимо основного отпуска продолжительностью 28 календарных дней работник может отгулять еще и дополнительный отпуск.
Статья 116 Трудового кодекса четко оговаривает, что сотрудник имеет право претендовать на дополнительный отпуск, когда он занят на работах с вредными или опасными условиями труда, имеет ненормированный рабочий день или особый характер работы, трудится в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в некоторых других случаях, прямо предусмотренных федеральным законодательством.
Право на дополнительный отпуск за вредные условия труда имеют работники, должности или профессии которых перечислены в «Списке производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на дополнительный отпуск и сокращенный рабочий день», утвержденном постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 25 октября 1974 года № 298/П-22. Продолжительность их дополнительного отпуска может составлять от 6 до 36 рабочих дней.
Дополнительный отпуск работникам, имеющим ненормированный рабочий день, предоставляется в порядке, предусмотренном коллективным договором и правилами внутреннего трудового распорядка, где помимо всего прочего определяется и продолжительность такого отпуска — минимум 3 дня (ст. 119 ТК).
Продолжительность дополнительных отпусков за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях определяется в соответствии со статьей 14 Закона РФ от 19 февраля 1993 года № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях». Для лиц, работающих в районах Крайнего Севера, она составляет 24 рабочих дня, а для лиц, трудящихся в приравненных к ним местностям, — 16 рабочих дней.
Перечень категорий работников, имеющих право на дополнительный отпуск в связи с особым характером работы, а также минимальная продолжительность этого отпуска и условия его предоставления определяются Правительством РФ. При предоставлении отпуска за особые условия труда учитываются особенности выполнения трудовых обязанностей, связанных с получением сведений, составляющих государственную тайну, с работой в отдельных государственных организациях, в частности в суде, прокуратуре, органах уголовно-исполнительной системы, при прохождении государственной службы. К примеру, дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются сотрудникам прокуратуры за непрерывный стаж работы в указанных организациях (Закон от 17 января 1992 г. № 2202-1 «О прокуратуре Российской Федерации»).
Налогообложение «законных» допотпусков
Совсем недавно свои разъяснения по вопросу учета расходов на оплату законодательно предусмотренных отпусков в целях налогообложения прибыли дал Минфин. В письме от 15 августа 2008 года № 03-03-06/1/466 он напоминает, что такие расходы могут быть учтены при определении налоговой базы в соответствии с положениями пункта 7 статьи 255 Налогового кодекса, где сказано, что уменьшать налоговую базу могут расходы на оплату труда, сохраняемую работникам на время отпуска, предусмотренного законодательством. Поэтому если обязанность организации оплатить дополнительный отпуск закреплена, в частности, Трудовым кодексом, то расходы на оплату этого отпуска могут учитываться для целей налогообложения прибыли.
На сумму отпускных, выплаченных работнику за время отпуска, предусмотренного законодательством, нужно начислить ЕСН и страховые взносы в ПФР. Указание на это содержится в пункте 1 статьи 236 Налогового кодекса, а также в статье 10 Закона от 15 декабря 2001 года № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации».
Кроме того, с сумм выплат по дополнительному отпуску, предоставленному в соответствии с законодательством, необходимо рассчитать и удержать НДФЛ. Об этом сказано в пункте 2 статьи 226 Налогового кодекса.
Отпуск по инициативе работодателя
Круг работников, которые имеют законное право на дополнительный отпуск, довольно ограничен, однако на основании статьи 116 Трудового кодекса организация может (с учетом своих производственных и финансовых возможностей) самостоятельно предоставлять своим работникам дополнительные отпуска. Порядок и условия предоставления таких отпусков обязательно надо определить в коллективном договоре или другом внутриорганизационном акте (ст. 116 ТК РФ). Продолжительность дополнительного отпуска в данном случае ничем не ограничена.
Однако что касается расходов на оплату таких отпусков, то учесть их при налогообложении прибыли компания-работодатель не сможет (п. 24 ст. 270 НК). А поскольку такие расходы не уменьшают налогооблагаемую прибыль, то они автоматически не подпадают под обложение ЕСН, также на них не начисляются взносы в ПФР (п. 3 ст. 236 НК).
Что касается подоходного налога, то организация как налоговый агент обязана удержать НДФЛ с суммы оплаты дополнительного отпуска (п. 2 ст. 226 НК РФ).
