Четыре важных момента, которые нужно учесть при заполнении УПД

Статус УПД

Форму и рекомендации по заполнению универсального передаточного документа можно взять из действующего до сих пор письма ФНС России от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@.

Поле УПД «Статус» предназначено для того, чтобы обозначить цель использования УПД. Если он используется как счет-фактура и первичный учетный документ, в этом поле указывается значение 1. В этом случае УПД является основанием для применения вычета по НДС (письмо Минфина от 16 июня 2014 г. № 03-07-09/28664). Налогоплательщики, которые используют УПД только как первичный учетный документ (например, применяющие УСН), проставляют здесь 2.

Если продавец выставит УПД со статусом 2, НДС у покупателя к вычету не принимается (сообщение в чате ФНС от 25 сентября 2025 г.).

Налоговики напомнили, что УПД со статусом 1 используется и как акт, и как счет-фактура. Он подтверждает отгрузку товара или оказание услуги и одновременно выполняет налоговую функцию.

А УПД со статусом 2 – это только первичный учетный документ, накладная или акт приема-передачи.

Если продавец выставил покупателю УПД со статусом «2» (первичный учетный документ), даже заполнив при этом все реквизиты счета-фактуры, то суммы НДС, указанные продавцом в таком документе, к вычету покупателем не принимаются.

Без чего УПД не работает как счет-фактура

ФНС уже давно предупреждала, что несмотря на то, что УПД может применяться и как счет-фактура, и как первичный документ, его нельзя использовать исключительно как счет-фактуру (письмо ФНС России от 22 августа 2018 г. № АС-4-15/16298@).

Связано это с тем, что этот документ не работает без указания признаков «первички». А раз статуса для использования УПД только в качестве счета-фактуры не предусмотрено, то он не может полностью заменить собой счет-фактуру

УПД служит не только для подтверждения права на вычеты, но и является первичным учетным документом. На него распространяются также требования закона о бухучете. А этот закон требует оформлять «первичку» на каждый отдельный факт хозяйственной жизни. В противном случае УПД нельзя будет считать документальным подтверждением сделки.

Количество грузополучателей в УПД

В одном УПД не следует указывать нескольких грузополучателей. На это тоже обратила внимание ФНС в письме от 23 декабря 2019 г. № ЕД-4-15/26494.

Указывать нескольких грузополучателей в одном документе возможно только в случае, когда комитент (принципал) выставляет комиссионеру (агенту), реализующему двум и более покупателям товары (работы, услуги), имущественные права от своего имени. Их указывают в счете-фактуре через запятую.

То есть такое право предусмотрено исключительно в целях оформления счета-фактуры как документа, предоставляющего покупателю право на вычет НДС.

В какой срок выставлять УПД

УПД выставляют и регистрируют в книге покупок и книге продаж по тем же правилам, что и счет-фактуру.

Но составлять УПД в те же сроки, что и счет-фактуру, нельзя.

Счет-фактура составляется в течение 5 дней после отгрузки (п. 3 ст. 168 НК РФ). Однако УПД является в т. ч. товарной накладной, а она должна быть оформлена в момент совершения хозяйственной операции, связанной с приобретением товара либо непосредственно после ее окончания.

Поэтому оформлять УПД нужно именно тем днем, в котором была поставка (см. Постановление АС Дальневосточного округа от 17 июня 2025 г. № Ф03-1350/2025 по делу № А73-15701/2023).