Заявление на возврат излишне удержанного НДФЛ может быть электронным

Как организации вернуть излишне удержанный НДФЛ сотруднику

Работодатель обязан сообщить сотруднику о каждом обнаруженном им факте излишнего удержания НДФЛ и сумме переплаты в течение 10 рабочих дней со дня обнаружения такого факта.

В ряде случаев о факте переплаты работник узнает раньше организации. Например, если у него появилось право на имущественный налоговый вычет по НДФЛ. Однако, в таком случае работодатель должен объявить сотруднику сумму переплаты.

Излишне удержанный организацией НДФЛ она должна вернуть работнику. Для этого от него нужно получить письменное заявление.

В случае, когда у сотрудника появляется право на имущественный вычет по НДФЛ, излишне уплаченный НДФЛ образуется в том месяце, в том месяце, в котором от работника поступило заявление о предоставлении вычета (п. 15 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации, утв. Президиумом Верховного Суда от 21.10.2015).

Если заявление сотрудник подал в середине года, вернуть излишне удержанный НДФЛ надо с начала года (письмо Минфина от 06.03.2020 № 03-04-05/16897).

Вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ работодатель обязан в течение 3-х месяцев после получения заявления на возврат. Иначе на эту сумму организация обязана начислить проценты за каждый календарный день просрочки исходя из ставки рефинансирования ЦБ РФ, которая действовала в эти дни.

Что должно быть указано в заявлении сотрудника на возврат излишнего НДФЛ

Утвержденной формы заявления о возврате излишне удержанного НДФЛ нет. Следовательно, сотрудник может составить его в произвольном виде. Рекомендуем проверить, чтобы в заявлении были указаны следующие данные:

• ФИО сотрудника;
• название организации, которой подается заявление;
• размер излишне удержанного НДФЛ;
• номер счета и другие банковские реквизиты для перечисления налога;
• подпись заявителя.

Способ подачи работодателю заявления о возврате излишне удержанного НДФЛ тоже не установлен. Поэтому, работодатель может самостоятельно определить способы представления своими работниками таких заявлений: на бумаге или в электронном виде. Такой способ не противоречит закону. На это указала ФНС в письме от 09.09.2021 г. № БС-4-11/12811@.

Однако, при этом следует учитывать, что равнозначным бумажному признается электронный документ, если он подписан квалифицированной электронной подписью.