Заверяйте документы должным образом

Сегодня без ксерокса не обходится ни один столичный офис. Особенно часто он нужен бухгалтеру. Ведь в пункте 1 статьи 93 Налогового кодекса сказано, что инспекторы имеют право требовать от компании необходимые бумаги. Если фирма откажется представить документы, ее оштрафуют на 50 рублей за каждый непредставленный бланк (ст. 126 НК). Бухгалтеров интересует, правомерны ли требования инспекторов представить им документы, нужно ли заверять копии и как именно. Проверяющие ответили на вопросы бухгалтеров в письме ФНС от 2 августа 2005 г. № 01-2-04/1087 – приложении к письму УФНС по г. Москве от 10 августа 2005 г. № 16-10/57271.

Преодолевая бумажные барьеры

Прежде всего нужно определиться, обязаны ли вы вообще давать что-либо инспекторам. Как мы упоминали, пункт 1 статьи 93 Налогового кодекса говорит о том, что они вправе требовать у фирм и коммерсантов документы для проведения проверок. А вот каких именно – камеральных или выездных – и сколько бумаг нужно проверяющим, кодекс умалчивает. Бухгалтер должен снабдить контролеров копиями документов в пятидневный срок (абз. 2 п. 1 ст. 93 НК ).

Часто инспекторы требуют массу бумаг, которые не относятся к предмету проверки. К счастью для бухгалтеров, по «бумажному» вопросу сформировалась положительная для организаций судебная практика. Например, в постановлении ФАС Московского округа от 21 июня 2004 г. № КА-А40/4996-04 судьи отметили следующее. Налоговые работники в рамках камеральной проверки вправе требовать копии только тех документов, которые непосредственно относятся к ошибкам, обнаруженным инспекторами. Поэтому не стоит «радовать» контролеров заполненными бланками, никак не связанными с проверяемым ими налогом и периодом.

Обратите внимание: в своем «документальном» запросе инспекторы должны указать количество нужных им бумаг. Иначе они не смогут рассчитать штраф, если фирма не выполнит их требования (постановление ФАС Московского округа от 27 мая 2004 г. № КА-А41/4199-04). Также запрос должен содержать реквизиты необходимых проверяющим документов: их наименование, номер и дату составления (постановление ФАС Московского округа от 14 сен-тября 2004 г. № КА-А40/8105-04).

Не забудьте, что контролеры могут попросить документы не позднее трех месяцев после того, как вы сдали им декларацию. Так сказано в статье 88 Налогового кодекса. А проводить выездные проверки работы компаний они имеют право только за трехлетний период (ст. 87 НК). Как уже упоминалось, при «камералках» инспекторы могут проверять только данные отчетов за конкретный период.

Подведем итог. Если контролеры пожаловали к вам в офис с выездной проверкой, формально они могут получить копии. Но зачем? Ведь в их распоряжении будут оригиналы. Поэтому из-за абсурдности этого требования его можно смело игнорировать и предлагать инспекторам ознакомиться с первоисточником.

С «камералкой» дело обстоит хуже. Бухгалтеру придется и отксерить копии, и заверить их – таково требование пункта 1 статьи 93 Налогового кодекса. Куда податься для этого счетному работнику: занять очередь к нотариусу или постучать в дверь кабинета генерального директора, чтобы он заверил бумаги своим автографом? Попробуем в этом разобраться.

Нотариальные заморочки

Давайте выясним, в каких случаях бухгалтеру необходимо общаться с нотариусом. В процессе своей деятельности каждая компания регулярно пользуется его услугами. Например, нужно заверить образцы подписей на банковской карточке или копию устава фирмы. Работа нотариуса подчиняется Основам законодательства о нотариате (утверждены постановлением Верховного Совета от 11 февраля 1993 г. № 4462-1). Статья 35 этого документа описывает действия, которые могут совершать частные нотариусы. Закон наделил их следующими правами:

• удостоверять сделки;
• налагать и снимать запрещения отчуждения имущества;
• свидетельствовать верность копий документов и выписок из них;
• свидетельствовать подлинность подписи на документах;
• свидетельствовать верность перевода документов с одного языка на другой;
• передавать заявления одних граждан и организаций другим;
• выполнять другие действия.

Например, у нотариуса необходимо заверять договоры ренты, залога движимого имущества и некоторые другие. Как мы видим, в основах не прописано, какие именно налоговые и бухгалтерские документы должен заверять нотариус. Поэтому зачастую счетные работники пользуются их услугами, когда инспектор требует копии бланков. К счастью, в большинстве случаев в этом нет необходимости.

Печать и подпись

По мнению проверяющих, ксерокопии документов достаточно заверить подписью генерального директора и печатью. Такую позицию они отразили в письме ФНС от 2 августа 2005 г. № 01-2-04/1087, которое упоминалось в начале статьи. Рассуждали контролеры так. Организации и предприниматели должны представлять инспекторам документы в виде заверенных должным образом копий (п. 1 ст. 93 НК). Это понятие в пункте 1 статьи 93 и вообще в Налоговом кодексе не определено. А пункт 1 статьи 11 главного налогового документа для разрешения неясностей отсылает нас к гражданскому законодательству.

Что обозначает термин «копия» документа, указано в пункте 2.1.29 Государственного стандарта ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта от 27 февраля 1998 г. № 28). Копия – это бумага, которая полностью воспроизводит информацию и внешний вид подлинника. Она не имеет юридической силы. Понятие заверенной копии дает пункт 2.1.30 стандарта. От обычной она отличается тем, что наследует юридическую силу подлинника. Разумеется, инспекторам нужны только те дубликаты, которые ею обладают.

Далее инспекторы решили выяснить, кто на фирме может заверять копии. Для этого они обратились к статье 69 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах». Там говорится, что текущей деятельностью организации руководит единоличный исполнительный орган, а именно генеральный директор. Начальник может без доверенности действовать от имени компании и представлять ее интересы, а также заключать сделки. Кстати, аналогичную норму содержит пункт 3 статьи 40 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Из анализа правовой базы полномочий генерального директора инспекторы сделали вывод, что под заверенными должным образом копиями, согласно статье 93 Налогового кодекса, нужно понимать проставление на них печати фирмы и подписи генерального директора. Так копии обретут заветную юридическую силу.

Итак, отправляя копии документов в налоговые органы, бухгалтерам достаточно проследить, что они заверены «внутрифирменными» средствами. Идти к нотариусу для этого не нужно.

М. Зорский, эксперт МБ