Выдавать ли расчетный лист?

Расчетный листок сотрудникам при выплате зарплаты должен выдаваться обязательно. Исключений из этого правила в Трудовом кодексе нет — в том числе и для сотрудников, работающих по совместительству. Они также должны получать расчетные листы. На практике же зачастую ситуация бывает иной — бухгалтер и не знает, что должен предоставлять такой документ.

Между тем в статье 136 Трудового кодекса четко прописано, что работодатель обязан выдать работнику расчетный лист. В нем должны быть указаны составные части заработной платы, причитающейся сотруднику за соответствующий период, размеры и основания произведенных удержаний, а также общая денежная сумма, подлежащая выплате.

К числу удержаний относятся алименты, которые работник обязан уплачивать, суммы НДФЛ, исчисленные работодателем как налоговым агентом, а также иные суммы для погашения задолженности перед работодателем. Они указаны в статье 137 Трудового кодекса. К ним относятся, например, те удержания, которыми возмещается неотработанный аванс, выданный работнику в счет заработной платы, или те, которыми возвращаются суммы, излишне выплаченные работнику вследствие счетных ошибок.

Помните, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50 процентов заработной платы работника (ст. 138 ТК РФ).

Даже если работникам компании установлены фиксированные оклады и никаких дополнительных выплат нет, бухгалтерия все равно обязана оформлять расчетные листки.

Предположим, что ваша бухгалтерия их не выдает. Возникает «законный» вопрос — чем грозит такое нарушение? Кроме того, немало вопросов и у тех, кто «расчетным» правилом не пренебрегает. Но обо всем по порядку...

Штраф положен?

Многим сотрудникам расчетные листы не требуются. Поэтому в бухгалтерии их зачастую выдают не всем сотрудникам, а лишь по индивидуальной просьбе. Но это неверно. Хотя невыдача расчетных листков не кажется на первый взгляд серьезным нарушением, карается такое неповиновение довольно строго.

Так, за то, что сотрудникам не представляются расчетные листки, организация-работодатель может быть привлечена к административной ответственности с наложением штрафа в размере от 30 000 до 50 000 рублей, а для руководителя организации или предпринимателя-работодателя в этой ситуации предусмотрен штраф в размере от 1000 до 5000 рублей.

Кстати, вместо штрафа к предпринимателям и организациям может быть применена такая мера, как административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Наверняка мало кто из сотрудников станет возмущаться, если не получит расчетного листа. Но вот трудовой инспектор обязательно проверит, выдается ли работникам этот документ и есть ли в организации приказ об утверждении его формы.

Сделай сам...

Единой унифицированной формы для расчетных листков нет. Поэтому компания самостоятельно, с учетом мнения представительного органа работников, разрабатывает и утверждает свой бланк (ст. 136 ТК РФ).

Если представительный орган есть (а им может выступать не только профсоюз, но и выбранные работниками представители), то на листе указывается: «Мнение представительного органа учтено, протокол №... от ...».

Если представительный орган не создан, то директор должен сделать следующую запись: «На момент утверждения типовой формы расчетного листа представительный орган работников организации не создан». Так расчетному листку придается сила локального нормативного акта, что служит дополнительной гарантией прав работников.

Образец этого документа приведен ниже.

Для удобства вы можете завести «Журнал выдачи расчетных листков», в котором необходимо регистрировать листки, полученные сотрудниками под роспись. Порядок работы с расчетными листками определяется порядком документооборота, который должен быть разработан в каждой организации.

Дубль два

Заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца. Обозначает ли это, что и расчетные листы необходимо выдавать с такой же периодичностью? Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к статье 136 Трудового кодекса. В ней четко определен момент выдачи расчетных листов — «при выплате заработной платы». Значит, как минимум 2 раза в месяц бухгалтер должен представить их сотрудникам. А если в организации работает несколько тысяч человек? Да, тогда сделать это физически очень сложно...

Чтобы облегчить работу бухгалтерии, следует издать локальный нормативный акт и прописать периодичность, с которой сотрудники организации будут получать расчетные листки. Например, 1 раз в месяц — при выдаче второй части заработной платы.

Е. Чайникова, эксперт журнала «ПБ»