Работа на удаленке: что нужно учесть

Общение с удаленными работниками

Для обсуждения рабочих моментов поможет мессенджер. Какой именно – это уже на ваше усмотрение: кому-то нравится Telegram, кому-то – Slack или Viber.

Для удобства можно завести несколько чатов, посвященных разным направлениям деятельности.

Основная функция чата – сплочение команды.

Отметим распространенные инструменты:

• для чата и совместной работы – Slack, Telegram, Viber, WhatsApp, Google Docs;

• для видео-звонков – Skype, Zoom, Slack;

• для совместного использования экрана – TeamViever.

Доступ к документам

Доступ к рабочим материалам и инструкциям должны иметь все сотрудники, которым они могут понадобиться. Выход: используйте облачные сервисы. Они позволяют иметь единое централизованное облачное хранилище всех файлов, обсуждений, списков дел и календарей.

Так, доступ к общим файлам можно организовать через облачные хранилища, например, Dropbox. С ним работать могут несколько пользователей, при внесении изменений все получают уведомления.

Если в процессе работы нужно нескольким работникам «править» один документ, например, при подготовке договора, оптимальным решением будет Google Docs.

Контроль

Степень контроля зависит от характера задач, над которыми работает сотрудник.

В некоторых случаях достаточно время от времени проверять, как идут дела, например, запрашивать статистику продаж или контролировать документооборот.

Для контроля дистационных работников есть Тайм-трекеры и системы мониторинга: CrocoTime, Большой Брат, Yaware.Online. Эти сервисы могут показать руководителю, чем сотрудник занимался в течение дня, а именно, в каких приложениях работал, какие сайты посещал, сколько отдыхал.

Таким образом, хоть и на некоторое время, удаленная работа сотрудников требует четкой политики работы. К примеру, по понедельникам сотрудник сдает выполненную работу, по средам планерка, а по пятницам он дает отчет о проделанной работе за неделю. Задача руководителя – последовательно прописать все эти процессы и донести необходимость следования им. Отметим, у руководителя есть возможность проводить совещания в онлайн режиме, с использованием веб-камеры, микрофона или общего чата.