Возмещение работнику расходов на наем жилья при переезде облагается НДФЛ

Такая ситуация может возникнуть, когда организация-работодатель переводит работника на работу в свое подразделение (филиал) в другом городе, то есть работодатель и работник состоят в трудовых отношениях.

Компенсация при переезде на работу в другую местность

Компенсацию начисляют на основании приказа руководителя организации-работодателя.

В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 02.04.2003 № 187 в сумму компенсации при переезде на работу в другую местность включают:

• стоимость проезда работника и членов его семьи до города, в котором расположены фирма или ее филиал (кроме случаев, когда фирма предоставляет для переезда собственный транспорт);
• расходы на оформление проездных документов;
• расходы за пользование в поезде постельными принадлежностями;
• расходы на провоз имущества (багажа) весом до 500 кг на работника;
• расходы на провоз имущества (багажа) весом до 150 кг на каждого члена семьи работника;
• расходы по обустройству работника на новом месте жительства в размере его месячного оклада по новому месту работы;
• расходы по обустройству членов семьи работника на новом месте жительства в размере 1/4 его месячного оклада по новому месту работы (выплачивается каждому члену семьи);
• суточные – в размере 100 рублей за каждый день нахождения в пути.

Расходы по переезду членов семьи работника и по провозу их имущества, а также по обустройству их на новом месте возмещают в том случае, если они переезжают на новое место жительства работника до истечения одного года со дня фактического предоставления жилого помещения.

НДФЛ: нужно ли удерживать?

Конкретные размеры возмещения расходов при переезде в другую местность определяют в трудовом договоре.

Компенсацию, выплаченную работнику при переезде на работу в другую местность, НДФЛ, а также взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, страховыми взносами на ОСС, ОПС и ОМС не облагают (ст. 217 НК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 422 НК РФ).

Обратите внимание: расходы на переезд должны быть подтверждены документально (например, билетами на поезд или самолет, квитанциями об оплате провоза багажа и т. п.).

Минфин России письмом от 07.03.2019 № 03-04-05/15025 отметил, что обязанности работодателя по возмещению расходов на аренду жилья работнику, в том числе при переезде его и членов его семьи, положениями Трудового кодекса РФ не установлено. Поэтому сумму компенсации стоимости аренды следует облагать НДФЛ.

 Пример. Как выплатить компенсацию при переезде на работу в другую местность 
АО “Актив” находится в Москве, а его филиал – в Новосибирске.
По приказу руководителя 11 января 2019 года в филиал направили М. Д. Иванову на должность начальника технического отдела. С ней переезжают муж и сын. Месячный оклад Ивановой на новом месте работы – 18 000 руб.
Стоимость одного билета на самолет до Новосибирска – 7500 руб.
Расходы Ивановой на провоз имущества весом 600 кг – 5000 руб.
Ивановой выплачивают суточные в пределах установленных норм (100 руб. за каждый день нахождения в пути).
Сумма компенсации за переезд на работу в другую местность составит:
стоимость проезда работника и членов его семьи: 7500 руб. × 3 билета = 22 500 руб.;
стоимость провоза багажа – 5000 руб.;
расходы по обустройству на новом месте жительства работника в размере месячного оклада на новом месте работы – 18 000 руб.;
расходы по обустройству на новом месте жительства членов семьи работника в размере 1/4 месячного оклада: 18 000 руб. × 1/4 × 2 чел. = 9000 руб.;
суточные за один день пути: 100 руб./дн. × 1 дн. = 100 руб.
Общая сумма компенсации составит:
22 500 руб. + 5000 руб. + 18 000 руб. + 9000 руб. +  100 руб. = 54 600 руб.
Бухгалтер “Актива” должен сделать проводки:
 ДЕБЕТ 20  КРЕДИТ 70 

54 600 руб. – начислена компенсация;
 ДЕБЕТ 70  КРЕДИТ 50-1 

54 600 руб. – выдана компенсация из кассы организации.

Работник обязан полностью вернуть средства, выплаченные ему в связи с переездом на работу в другую местность, если:

• он отказался приступить к работе без уважительной причины;
• до окончания срока работы, который был обусловлен при его переводе, уволился по собственному желанию без уважительной причины или был уволен.

Если организация приглашает на работу сотрудника, проживающего в другом городе, она может оплатить его расходы на переезд. Однако в этом случае у него возникает доход, облагаемый НДФЛ.

Минфин России считает, что действие статьи 169 Трудового кодекса относительно того, что работодатель возмещает работнику расходы на его переезд в другую местность, распространяется только на случай переезда на другое место работы у этого же работодателя (письмо от 30.06.2014 № 03-04-06/31385).

Эксперт “НА” Е.В. Натырова