Визитка – повод для знакомства

Фирма, в которой я работаю, занимается оказанием услуг по организации корпоративных вечеринок. Понятно, что менеджерам приходится контактировать с большим количеством людей: уже имеющимися и потенциальными клиентами. Именно для менеджеров директор и решил изготовить визитные карточки. Я об этом узнала только тогда, когда курьер доставил подписанный договор, накладную, счет на оплату и несколько блоков новеньких карточек.

Вариант списания затрат на визитки без учета для налогообложения директор не одобрил. Дело в том, что, согласно Уставу, все расходы из чистой прибыли у нас проходят через общее собрание участников (организационно-правовая форма нашей фирмы – ООО). Беспокоить учредителей из-за нескольких тысяч рублей не хотелось.

По возникшей проблеме я решила проконсультироваться в налоговой. Созвонилась с инспектором и получила неутешительный ответ: учесть в налоговых расходах визитки нельзя. Он объяснил это тем, что затраты на изготовление визитных карточек не оговорены ни в Налоговом кодексе, ни в методичке по применению 25-й главы кодекса. Поскольку меня такой вариант не устраивал, я принялась заново штудировать Налоговый кодекс.

Перечень расходов, приведенных в указанной главе, открыт – следовательно, есть шанс на стоимость визиток уменьшить налог на прибыль. Главное, чтобы расходы были обоснованы, документально подтверждены и направлены на получение дохода.

С документами у меня все было в порядке. То, что расходы на визитки направлены на получение дохода, также не вызывает сомнения. Ведь карточки предназначены для работников, в обязанность которых входит привлечение новых клиентов.

Обоснованность затрат я подтвердила так. Прежде всего подготовила приказ о необходимости изготовления карточек, который подписал директор. В приказе прописала, что визитные карточки были изготовлены для «обеспечения деятельности компании, повышения эффективности контактов работников с партнерами, представления интересов компании в переговорах по заключению сделок». Кроме того, указала должности работников, для которых предназначались визитные карточки. Плюс ко всему, я подшила к накладной ксерокопии полученных визиток. Таким образом, в случае проверки расходов налоговые инспекторы увидят, какая информация содержится в карточках. А именно: название компании, ее логотип, имя работника, его должность. Для связи указаны номера служебных телефонов, факса и адрес электронной почты.

Далее я задумалась о том, к какой группе расходов отнести затраты на карточки. Выбрала «прочие расходы» (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Возникала мысль учесть визитки как расходы на рекламу, но я отмела ее, сопоставив определение рекламы и содержание наших визиток. Дело в том, что реклама – это информация о фирме и ее деятельности, которая, в частности, предназначена для неопределенного круга лиц (ст. 2 Закона от 18 июля 1995 г. № 108-ФЗ «О рекламе»). На визитке же из сведений о фирме содержались только ее название и сведения о конкретном должностном лице. Да и предназначены карточки для ограниченного количества людей. Следовательно, расходы на изготовление визитных карточек не являются рекламными. Такого же мнения придерживаются и судьи различных округов (например, в постановлениях ФАС Поволжского округа от 2 декабря 2004 г. по делу № А55-3696/04-8 и Уральского округа от 5 мая 2005 г. по делу № Ф09-1830/05-С7).

Насущным для меня стал следующий вопрос: включать или нет стоимость визиток в доход менеджеров? Инспектор сказал, что визитки, выданные работникам, облагаются НДФЛ, так как сотрудники в этом случае получают экономическую выгоду. Но и с этим я не согласилась. Ведь в соответствии с приказом руководителя визитные карточки были изготовлены, чтобы менеджеры эффективнее выполняли свои служебные обязанности. А это уже прямой интерес фирмы, а не личная выгода работников. Поэтому удерживать НДФЛ со стоимости визиток, выданных менеджерам, я не стала.

В бухучете визитки я отразила как материалы, на счете 10. Поскольку списать материальные ценности на расходы без оприходования было бы некорректно. После того как карточки были выданы менеджерам, на основании оформленного бланка № М-11 «Требование-накладная» стоимость визиток я отнесла на расходы по обычным видам деятельности. Так как мы занимаемся оказанием услуг, то на счет 26.

Недавно у нас прошла аудиторская проверка, и оформление расходов на визитки нареканий у проверяющих не вызвало. Думаю, отстоять свою позицию я смогу и перед налоговой, если возникнет необходимость.

От редакции

Надежда Георгиевна основательно подошла к оформлению расходов на визитные карточки. И правильно сделала: при проверке налога на прибыль дополнительное обоснование лишним не бывает. Ведь и сами налоговые работники по вопросу налогового учета визиток долго не могли определиться.

С тех пор как действует 25-я глава Налогового кодекса, контролеры выпускали письма, в которых придерживались то одной, то другой точки зрения. Сначала они утверждали, что «включение в себестоимость... затрат на изготовление визитных карточек... неправомерно» (письмо УМНС по г. Москве от 12 апреля 2002 г. № 11-15/16900). Затем налоговики изменили свое мнение и разрешили учитывать эти расходы при расчете налога на прибыль. При этом они указали, что карточки должны быть изготовлены исключительно для штатных работников, которые «по своим должностным обязанностям призваны... поддерживать контакты с другими организациями» (письмо МНС России от 15 октября 2003 г. № 26-12/57647). Для избежания лишних споров это лучше прописать в должностных инструкциях соответствующих работников. Тогда расходы на изготовление визиток смело можно включить в состав прочих.

Что же касается НДФЛ, то и по этому вопросу чиновники выпустили несколько писем. Но все они сводились к тому, что «стоимость визитных карточек, заказанных и оплаченных организацией для должностных лиц, не включается в их совокупный налогооблагаемый доход». Придерживаются этого мнения как Минфин, так и налоговики (письмо Минфина России от 18 марта 1997 г. № 04-04-06, письмо ГНИ по г. Москве от 6 марта 1997 г. № 11-13/ 4574). Однако это правило не распространяется на карточки для работников, в обязанности которых не входят контакты с другими фирмами (например, для бухгалтера). В этом случае со стоимости визиток с учетом НДС надо удержать налог на доходы. Ведь здесь работник получает доход в натуральной форме (подп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ).