Важна ли дата подписания электронной «первички»?

Подпись электронного документа

В электронной форме можно составлять не только первичные документы, которыми компания обменивается со своими контрагентами, но и внутренние документы. Например, авансовые отчеты, подписывая их квалифицированной электронной подписью.

Подписать электронный документ можно простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью.

Закон № 402-ФЗ не устанавливает виды электронных подписей, которые можно использовать для подписания документов бухгалтерского учета. Поэтому, какая подпись будет использоваться, решают сами участники электронного документооборота т. е. контрагенты.

Однако применение усиленной квалифицированной электронной подписи обязательно:

• при выставлении электронных счетов-фактур;
• при взаимодействии с налоговиками, в т .ч. при подаче отчетности в электронном виде.

Дата документа в электронном документообороте

Период, в котором признают расходы в бухгалтерском учете, определяется датой приема работ (услуг). Согласно статье 172 НК РФ, расходы в налоговом учете тоже принимаются по дате приема работ (услуг), если договором не предусмотрено иное.

Таким образом, дата приема играет важную роль в учете, т.к. до момента приема работ (услуг) плательщик не имеет права принимать расходы к учету.

При электронном документообороте в первичке отражается:

• дата создания документа;
• дата приема товара (работ, услуг);
• дата подписания документа.

При работе с документами в электронном виде информационная система фиксирует все события, происходящие с файлом.

«Дата приема» и «дата подписания»: в чем разница?

Может случиться так, что дата составления документа и дата самого факта хозяйственной жизни не совпадают. Тогда в части документа, описывающей факт хозяйственной жизни, четко должна быть прописана дата свершения хозяйственной операции. То есть дату приема товара (работ, услуг) смотрите в самом первичном учетном документе.

Возможна ситуация: при подписании акта электронной подписью информационная система зафиксирует дату подписания, которая может отличаться от даты фактического приема работ/услуг.

Датой подписания электронного документа выступает дата формирования электронной подписи, которая подтверждает действительность сертификата электронной подписи на этот момент. Поэтому дата подписания не важна, так как не определяет период отгрузки или оказания услуги.