В какие сроки работнику нужно выдать аванс на командировочные расходы

Обязанность выдать аванс возникает до начала командировки — это прямое требование трудового законодательства (ст. 168 ТК РФ). Однако конкретная дата (за день, за два, за неделю) в Трудовом кодексе не прописана.

Роструд России в письме от 16 декабря 2025 г. № ТЗ/9787-6-1 разъяснил так.

Аванс на командировку не является заработной платой, поэтому на него не распространяются сроки выплаты зарплаты (каждые полмесяца). Это разовая выплата, которая производится в межрасчетный период и приурочена к наступлению конкретного события – отъезду сотрудника.

Следовательно, работодатель вправе выдать деньги в любой рабочий день, предшествующий командировке, но обязательно до ее фактического начала.

Сумму аванса рассчитывают по формуле:

Чтобы избежать споров и не оставить сотрудника без средств в поездке, лучше закрепить порядок выдачи аванса в локальном акте, например, в Положении о командировках.

Можно установить конкретный срок — например, «не позднее чем за 3 рабочих дня до даты выезда».

Отметим, распорядительным документом на выдачу аванса может быть распоряжение или приказ руководителя.  В нем обязательно нужно указать:

• Ф.И.О. подотчетного лица;
• сумму и срок, на который она выдается;
• дату и регистрационный номер документа.

Распорядительный документ следует оформлять на каждую выдачу наличных по каждому подотчетному лицу.

Бератор