Утверждены очередные электронные форматы первичных документов
29.03.2023 распечататьВы знаете, что электронные документы для передачи в налоговые органы по ТКС должны быть составлены только по форматам, установленным ФНС. Многие уже утверждены. ФНС своими приказами утвердила также форматы перевозочных документов. Это договор фрахтования, путевой лист, заказ и заявка.
Для чего нужны электронные форматы первичных документов
Первичные документы можно составлять на бумажном носителе и (или) в электронном виде. Это установлено пунктом 5 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Закон № 402-ФЗ «уравнивает в правах» бумажные документы и электронные документы, заверенные электронной цифровой подписью. Бумажную копию электронного документа допускается изготавливать только по требованию контрагента, если это предусмотрено договором.
Подписать электронный документ можно простой или усиленной неквалифицированной электронной подписью. Закон № 402-ФЗ не устанавливает виды электронных подписей, которые можно использовать для подписания документов бухгалтерского учета. Поэтому, какая подпись будет использоваться, решают сами участники электронного документооборота (см. письмо Минфина от 22 февраля 2019 г. № 07-01-09/11672).
В электронной форме можно составлять не только первичные документы, которыми компания обменивается со своими контрагентами, но и внутренние документы (например, авансовые отчеты, подписывая их квалифицированной электронной подписью).
Обратите внимание: электронные документы для передачи в налоговые органы по телекоммуникационным каналам связи должны быть составлены только по форматам, установленным ФНС РФ (п. 2 ст. 93 НК РФ).
«Неформатные» документы не примут и оштрафуют, если это повлечет просрочку передачи затребованных документов.
ФНС утвержден План разработки и ввода формата электронных документов (распоряжение от 20 апреля 2022 г. № 92@). Ранее ФНС уже были утверждены электронные форматы первичных документов, и совсем недавно – к ним добавились перевозочные документы.
Акт сверки взаимных расчетов
Организация вправе самостоятельно принять решение о том, использовать ли в целях проверки обоснованности данных учета акт сверки взаиморасчетов. Документ носит вспомогательный характер и призван помочь в выявлении ошибок в расчетах с контрагентами. Подписание акта сверки сторонами означает подтверждение наличия задолженности или исполнение сторонами своих обязательств и отсутствие каких-либо претензий друг к другу.
С 21 июля 2022 года организации и ИП могут формировать электронные акты сверки взаимных расчетов по единому формату.
Акт приемки-сдачи работ (услуг)
Это первичный учетный документ, с помощью которого подтверждается выполнение работ или услуг по договору. Сам акт может состоять из одного или двух xml-файлов, они содержат информацию об исполнителе и заказчике.
Формат акта по ЭДО не унифицирован, но он должен содержать обязательные реквизиты для первичного документа, предусмотренные законом о бухучете. ФНС рекомендует два формата электронных актов, которые описаны в приказах от 19 декабря 2018 г. № ММВ-7-15/820@ и от 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552@.
Товарная накладная
С помощью накладной система ЭДО фиксирует передачу товарно-материальных ценностей между организациями. Это форма ТОРГ-12. Документ состоит из двух файлов - сведений со стороны продавца и покупателя.
Формат товарной накладной в ЭДО утвержден приказами ФНС от 19 декабря 2018 г. № ММВ-7-15/820@ и 30 ноября 2015 г. № ММВ-7-10/552@.
Электронная транспортная накладная
ЭДО в сфере грузоперевозок был запущен с 2022 года на добровольной основе. А 21 мая 2022 года был утвержден единый формат электронной транспортной накладной постановлением Правительства № 931, вступившим в силу с 1 сентября 2022 года. То есть с этой даты перевозчики, которые уже обмениваются накладными электронным способом, должны использовать единый формат.
Электронный договор
24 марта 2022 года был утвержден новый формат электронного договора.
Формат PDF-А/3 позволяет обмениваться договорами с контрагентами с разным уровнем цифровизации. Такой электронный документ можно прочесть и подписать независимо от наличия специальной системы ЭДО.
Электронные перевозочные документы
С 1 марта 2023 года начали действовать изменения, внесенные в 2022 году в Устав автомобильного транспорта (см. Федеральный закон от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» в редакции Федерального закона от 11 июня 2022 года № 156-ФЗ, от 22 ноября 2022 г. № 459-ФЗ).
Среди изменений - расширение перечня перевозочных документов, которые можно формировать в электронном виде. Теперь к числу таких документов относятся путевой лист, заказ и заявка и договор фрахтования. ФНС утвердила электронные форматы этих документов.
Приказом ФНС от 17 февраля 2023 г. № ЕД-7-26/116@ утвержден формат электронного путевого листа. Он вступил в силу с 11 марта 2023 года и действует до 1 марта 2029 года.
Напомним, что с 1 марта 2023 года действует порядок оформления путевого листа, который предусматривает возможность его формирования в электронном виде.
Приказом ФНС от 13 февраля 2023 № ЕД-7-26/108@ утвержден формат электронного заказа. Формат вступил в силу 11 марта 2023 года и действует до 1 сентября 2026 года.
Это заказ, формируемый в электронном виде в информационной системе электронных перевозочных документов. Такой заказ должен быть подписан усиленными квалифицированными или усиленными неквалифицированными электронными подписями.
С 1 марта 2023 года договор фрахтования может оформляться на бумажном носителе или в виде электронного документа.
