УПД: для каких операций подходит, а для каких - нет?

сегодня в 15:00

распечатать подписка на рассылку телеграм-канал канал в макс

Универсальный передаточный документ удобен, когда нужно одним документом подтвердить факт хозяйственной операции для бухучета и дать основание для вычета НДС и налоговых расходов. Однако есть операции, для оформления которых УПД не подходит.

Форма универсального передаточного документа (УПД) была предложена ФНС в письме от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@). Это, по сути, счет-фактура с расширенными полями, куда можно внести данные, которые указываются в отдельных формах (вроде ТОРГ-12, М-15, ОС-1). Форма носит рекомендательный характер.

Та часть УПД, которая является счетом-фактурой, заполняется по правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 года № 1137.

УПД регистрируется в книге покупок и книге продаж по тем же правилам, что и счет-фактура (письмо ФНС России от 21 апреля 2014 года № ГД-4-3/7593).

Но составлять УПД в те же сроки, что и счет-фактуру, нельзя.

Счет-фактура составляется в течение 5 дней после отгрузки (п. 3 ст. 168 НК РФ). Однако УПД является в т. ч. товарной накладной, а она должна быть оформлена в момент совершения хозяйственной операции, связанной с приобретением товара либо непосредственно после ее окончания. Поэтому оформлять УПД нужно именно тем днем, в котором была поставка (Постановление АС Дальневосточного округа от 17 июня 2025 г. № Ф03-1350/2025 по делу № А73-15701/2023).

При изменении формы счета-фактуры аналогичным образом нужно самостоятельно корректировать УПД, чтобы бланк соответствовал новой форме счета-фактуры (Письмо УФНС по г. Москве от 4 октября 2024 г. № 16-18/118634@).

Корректировать можно печатную форму УПД. Электронный формат менять нельзя, так как он утвержден ФНС.

Всем компаниям не обязательно применять УПД, но тем, кто применяет или собирается применять, нужно помнить, к каким операциям он подходит, а к каким – нет.

Перечень операций, для которых подходит УПД, приложен к упомянутому письму ФНС № ММВ-20-3/96@ в Приложении № 2.

Операции, которые можно оформлять УПД:

Отгрузка товаров как без транспортировки (просто передали товар покупателю или его доверенному лицу), так и с транспортировкой (когда товар передают еще и перевозчику).
Передача имущественных прав. Например, когда правообладатель передает исключительные права на результат интеллектуальной деятельности, лицензиар работает с лицензиатом, правообладатель заключает договор коммерческой концессии или кредитор уступает право требования.
Выполнение работ. Например, подрядчик сдает результат заказчику по договору подряда или исполнитель проводит научно-исследовательские работы.
Оказание услуг. Здесь много вариантов: услуги исполнителя заказчику, вознаграждение экспедитору, услуги финансового агента, хранителя, доверительного управляющего, поверенного, комиссионера или агента.
Операции в рамках посреднических схем. Например, когда комиссионер (агент), который приобрел товары (работы, услуги) от своего имени, но в интересах комитента (принципала), оформляет отгрузку этих товаров комитенту. Также УПД можно составить на вознаграждение самому посреднику (поверенному, комиссионеру, агенту).

Кроме того, в одном УПД можно отразить несколько взаимосвязанных операций. Например, если фирма продает товар и одновременно оказывает связанную с ним услугу - монтаж, в документе отдельными позициями можно указать и товар, и услугу.

Ситуации, где УПД не подойдет:

Получение аванса или предоплаты. Для учета НДС с аванса нужен отдельный авансовый счет-фактура.
Операции с алкогольной и спиртосодержащей продукцией. Для них законодательство предусматривает специальные формы документов.
Операции с недвижимостью.
Если в договоре прямо прописано использование другого документа (например, обязательной ТОРГ-12). Чтобы спокойно применять УПД, лучше заранее прописать это условие в договоре с контрагентом или закрепить в учетной политике компании.

По универсальному передаточному документу заказчику может быть передана готовая продукция, не он не подтверждает материальные расходы (Постановление АС Уральского округа от 14 апреля 2026 г. № Ф09-848/26 по делу № А60-9500/2025).