Учет расходов на бланки трудовых книжек

НДС при покупке бланков трудовых книжек и их выдаче работникам

Организация вправе принять к вычету НДС, предъявленный продавцом бланков трудовых книжек и вкладышей.

Вычет производится на основании надлежаще оформленного счета-фактуры после принятия трудовых книжек и вкладышей на учет и при наличии первичных документов.

Передача работникам бланков трудовой книжки и вкладыша в нее признается реализацией и облагается НДС (п. 1 ст. 39 Налогового кодекса).

К такому выводу пришел Минфин в письме от 16.07.2019 № 03-07-09/52577.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладышей к ней организации надо выписать в одном экземпляре счет-фактуру и зарегистрировать его в книге продаж.

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется исходя из затрат на их покупку (п. 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Эта плата определяется за вычетом НДС, предъявленного организации (п. 1 ст. 170 Налогового кодекса РФ).

НДС при этом предъявляется работникам дополнительно к цене этих бланков (п. 1 ст. 168 Налогового кодекса РФ).

Налог на прибыль при покупке бланков трудовых книжек и их выдаче работникам

Организация может учесть расходы на приобретение бланков трудовых книжке и вкладышей в них при расчете налога на прибыль.

На это обратила внимание ФНС в письме от 23.06.2015 № ГД-4-3/10833@.

Расходы на приобретение бланков трудовых книжке и вкладышей в них могут быть включены в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса).

Они признаются в периоде приобретения бланков (абз. 5 пп. 3 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса).

Когда организация взимает с работника плату за бланк трудовой книжки или вкладыша в нее, у нее возникает доход по налогу на прибыль.

Доходы, возникающие при выдаче бланков, учитываются в составе внереализационных в соответствии со ст. 250 Налогового кодекса (письма Минфина России от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818, от 26.09.2007 № 07-05-06/242).

Бухучет затрат на приобретение бланков трудовой книжки

Затраты на приобретение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее относятся на прочие расходы, а плата, взимаемая работодателем с работника при выдаче ему трудовой книжки и вкладыша в нее, - на прочие доходы.

На это указал Минфин в письме от 29.01.2008 № 07-05-06/18 "Рекомендации аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2007 год".

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности.

Поэтому их стоимость до момента оформления работнику отражается на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности".

При приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей в них, а также при их выдаче работникам, бухгалтер сделает проводки:

• Дебет 91-2 Кредит 60 – отражена стоимость бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
• Дебет 19 Кредит 60 – отражен НДС, предъявленный при приобретении бланков;
• Дебет 68 Кредит 19 – НДС, предъявленный при приобретении бланков, принят к вычету;
• Дебет 60 Кредит 51 – оплачена стоимость бланков;
• Дебет 006 – оприходованы бланки трудовых книжек и вкладышей в них;
• Кредит 006 – списана стоимость бланка, выданного работнику;
• Дебет 91-2 Кредит 68 – начислен НДС со стоимости бланка, выданного работнику;
• Дебет 73 Кредит 91-1 – признан доход в виде платы, взимаемой при передаче бланка работнику.

В случае, если плата за выдачу бланка трудовой книжки удерживается из зарплаты работника, бухгалтер организации сделает проводку:

• Дебет 70 Кредит 73 – удержана плата за бланк трудовой книжки и вкладыша в нее.