Учебный отпуск при получении высшего образования. Как и когда предоставлять?

Кому положен учебный отпуск

Трудовой кодекс предусматривает предоставление учебного отпуска, сотрудникам, которые получают образование, для защиты диссертации, сдачи экзаменов, прохождения сессии.

Предоставить учебный отпуск работодатель может сотрудникам, которые учатся по заочной и (или) очно-заочной форме обучения:

• в высшем учебном заведении (получают образование по программам бакалавриата, специалитета или магистратуры);

• в высшем учебном заведении (получают высшее образование по программам подготовки кадров высшей квалификации в аспирантуре, адъюнктуре, ординатуре и по программам ассистентуры-стажировки);

• в учебном заведении среднего профессионального образования (колледже, техникуме);

• по образовательным программам среднего профессионального образования;

• в вечернем (сменном) общеобразовательном учреждении, получающим основное общее образование или среднее общее образование.

Однако такой отпуск положен не всем обучающимся сотрудника. Работодатель обязан предоставить учебный отпуск, должен быть соблюден ряд требований.

А именно:

• сотрудник успешно осваивает учебную программу (ст. 173, 173.1, 174 и 176 ТК РФ);

• учебное заведение должно иметь государственную аккредитацию;

• сотрудник впервые получает образование такого уровня.

Предоставить отпуск для получения второго высшего образования, работодатель обязан только в том случае, если компания сама направила сотрудника на обучение. В таком случае, это должно быть прописано в трудовом или в ученическом договоре. (ст. 177 ТК РФ).

Если студент учится одновременно в двух образовательных учреждениях, отпуск положен только в связи с обучением в одном из них (по выбору работника). Таково требование статьи 177 Трудового кодекса.

Оплачиваемый учебный отпуск

Согласно Трудовому кодексу, сотрудника, которые поступили самостоятельно или направлены на обучение работодателем, полагаются дополнительные оплачиваемые отпуска.

Оплачиваемые учебные отпуска предоставляют в календарных днях. Продолжительность и количество таких отпусков зависят от того, по какой образовательной программе и по какой форме получает образование сотрудник.

Сотруднику, который поступил на обучение самостоятельно или был направлен работодателем на обучение по программам, имеющим государственную аккредитацию, бакалавриата, специалитета или магистратуры на заочной и (или) очно-заочной формам обучения и успешно осваивающим эти программы, работодатель должен предоставить дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка для:

• Прохождения промежуточной аттестации. На первом и втором курсах по 40 календарных дней. На последующих по 50 календарных дней;

• Прохождения государственной итоговой аттестации - до четырех месяцев, согласно учебному плану;

Неоплачиваемый учебный отпуск

Учебный отпуск без сохранения заработной платы работодатель должен предоставить для сотрудников:

• допущенным к вступительным испытаниям – 15 дней;

• слушателям подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования для прохождения итоговой аттестации - 15 календарных дней.

Также, без сохранения заработной платы, необходимо предоставить отпуска сотруднику, который обучается по программам, имеющим государственную аккредитацию, бакалавриата, специалитета или магистратуры на очной форме обучения для:

• прохождения промежуточной аттестации - 15 календарных дней в учебном году;

• подготовки и защиты выпускной квалификационной работы и сдачи итоговых государственных экзаменов - четыре месяца;

• сдачи итоговых государственных экзаменов - один месяц.

Оплата проезда до места учебы и обратно

Работника, успешно осваивающим учебную программу по бакалавру, магистратуре или специалитете на заочной форме обучения один раз в учебном году работодатель оплачивает проезд к месту нахождения соответствующей организации, осуществляющей образовательную деятельность, и обратно.

О том, уплачивать ли НДФЛ с оплаты проезда до места учебы и обратно, мы писали здесь.

Сокращенный рабочий денег обучающемуся сотруднику

По желанию сотрудника, на период до 10 рабочих месяцев перед началом прохождения государственной итоговой аттестации, сотруднику можно установить сокращенную рабочую неделю на 7 часов. По соглашению сторон можно установить сокращенные рабочие дни или сокращенную, на один день, неделю.

За время освобождения от работы указанным работникам выплачивается 50 процентов среднего заработка по основному месту работы, но не ниже минимального размера оплаты труда.

Гарантии и компенсации обучающемуся сотруднику по неаккредитованным программам

Если сотрудник получает образование, совмещая с работой, по не имеющим государственной аккредитации программам бакалавриата, программам специалитета или программам магистратуры, гарантии и компенсации устанавливаются трудовым или коллективным договорами.

Как оформить отпуск

Учебный отпуск студентам вузов дают только после того, как они принесут справку-вызов учебной организации.

Предъявив справку, учащийся сотрудник должен написать заявление об отпуске. Этот документ составляют в произвольной форме. В заявлении можно указать, на какой отпуск претендует работник, с какого числа и его продолжительность.

Продолжительность учебного отпуска и промежуточной аттестации должны совпадать (письмо Роструда от 12 сентября 2013 г. № 697-6-1). Оформлять (даже по запросу самого студента) в качестве учебного отпуска период меньший, чем указан в справке-вызове, нельзя.

После этого кадровая служба оформляет те же документы, что и при уходе сотрудника в «обычный» отпуск.

Оплата учебного отпуска

Учебный отпуск оплачивают исходя из средней заработной платы сотрудника. Оплате подлежат все календарные дни отпуска, включая нерабочие праздничные дни.

Пример 1

Работник ООО «Пассив» Иванов совмещает обучение с работой.

Предположим, что с 1 ноября текущего года на время сессии ему предоставили оплачиваемый учебный отпуск на 40 календарных дней. В их число входит и нерабочий праздничный день 4 ноября - День народного единства.

Месячный оклад Иванова – 10 000 руб. В расчетный период включаются:

• ноябрь и декабрь предыдущего года;
• январь–октябрь текущего года.

За этот период Иванов получил: 10 000 руб. × 12 мес. = 120 000 руб. Средний дневной заработок Иванова составит: 120 000 руб. : 12 мес. : 29,3 календ. дн. = 341,30 руб. Специалист кадровой службы начисляет отпускные в сумме: 341,30 руб. × 40 календ. дн. = 13 652 руб.

Оплата нерабочих праздничных дней, если они выпадают на период учебного отпуска - это одна из особенностей оплаты учебных отпусков.

Другая особенность - это то, что учебный отпуск оплачивается полностью даже в том случае, если студент не сдал сессию.

Законодательством не предусмотрена возможность сократить такой отпуск и из-за этого удержать отпускные.

Пример 2

Сотруднику на основании справки-вызова предоставили учебный отпуск и выплатили отпускные. Однако работник не сдал экзамен и был отчислен из вуза. Компания прервала его отпуск и потребовала вернуть деньги за оставшиеся дни. Так как работник с этим не согласился, компания подала в суд.

Суд работодателя не поддержал. Выплата среднего заработка за дни учебного отпуска не зависит от результата сессии.

Апелляционное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 16 октября 2018 г. по делу № 33-6844/2018.

Кроме того, нельзя отозвать работника из учебного отпуска даже тогда, когда он сам просит об этом.