«Туннель» для экономии времени

Янки среди нас

Возвращаясь с работы и понимая, что дверь родной квартиры замаячит перед ней не раньше чем через четыре часа, Настя почти теряла сознание в духоте московского метро. С тоской разглядывала она счастливчиков, которые успели занять свободные места и теперь ехали сидя.

Взгляд ее невольно задержался на импозантном мужчине, «упакованном» в строгий костюм. На лацкане – белый значок, характерный для распространителей различных средств для похудания.

«Странно, что надпись на английском», – подумала Настя и не без труда перевела ее: «Бухгалтер! Хочешь работать дома? Спроси меня». Мужчина говорил по-русски, назвался Александром Александровичем и пригласил Настю посетить офис кадрового агентства недалеко от метро «Китай-город».

Чуть ли не в первых строках требований к соискателю вакансии на высокооплачиваемую работу в представительстве американской фирмы стояло: «Наличие городского телефона, компьютера, выделенной интернет-линии, пластиковой банковской карточки» и... умение работать с несколькими «окошками» на мониторе.

Суть работы заключалась в следующем. Настя открывает на мониторе два окошка: с бухгалтерской программой и отсканированной копией первичного документа. Реквизиты документа нужно внести в программу. После этого документ закрыть, открыть следующий и так далее по конвейеру. В конце дня необходимо сформировать отчеты. Функции печати и копирования не предусмотрены.

– А базу данных куда нужно будет «сливать»? – поинтересовалась наша героиня.

– Никуда. Речь идет о работе на удаленном доступе к серверу с использованием технологии VPN.

Про знание терминов «удаленный доступ» и «ви-пи-эн» в требованиях к соискателю ничего не говорилось, и Настя со спокойной душой подмахнула контракт. Через две недели у нее началась новая жизнь...

А в это время за тысячи километров от столицы одна торговая фирма терпела значительные убытки. В ее офисе было устроено «маски-шоу» с изъятием всех компьютеров и бухгалтерской документации.

Попробуй, изыми!

Чтобы не допустить изъятия баз данных, российские фирмы, как правило, устраивают в офисе тайники для хранения устройств – накопителей информации. Некоторые из них, например миниатюрные «флешки» с данными по управленческому учету бухгалтеры «в случае чего» обязаны вынести чуть ли не за пазухой. Возможно, такие меры предосторожности и помогли кому-то. Но они точно не спасут, если вдруг менеджер, решивший уйти к конкурентам, прихватит с собой и клиентскую базу. Можно, конечно, удалить из всех компьютеров флоппи и CD-дисководы, отрубить интернет и запретить выносить из офиса любой клочок бумаги.

А можно поступить так. Офис оснастить самыми простенькими компьютерами, на которых не будет храниться ни байта информации о деятельности фирмы. Все базы данных нужно поместить на один мощный компьютер с высоконадежными жесткими дисками (сервер). Неплохо оборудовать его шифровальной системой и прописать ежедневное резервное копирование.

Помещение для сервера-«хранителя» должно быть вне офиса. Это может быть дата-центр (подробности в мартовском номере «Расчета» за 2004 год на стр. 130), а может и частный дом бабушки учредителя, оборудованный соответствующим образом. Дело за малым – обеспечить сотрудникам фирмы возможность работы с информацией на сервере, то есть в режиме удаленного доступа по зашифрованному от посторонних глаз каналу связи.

Туннель «Ви-пи-эн»

После того как компьютерные сети общего пользования стали повсеместно распространены, соединять территориально разрозненные офисы фирмы собственной сетью стало невыгодно. Чтобы создать единое информационное пространство, можно работать через любую из глобальных сетей.

Для того чтобы передаваемую по открытому каналу информацию никто не мог перехватить, нужно использовать VPN («виртуальная частная сеть» – англ.). Эта технология позволяет организовать обособленную виртуальную сеть вашей фирмы внутри инфраструктуры, которой обладает интернет-провайдер. В глобальной сети получается некий туннель, надежно защищенный от посторонних глаз, по которому можно смело перемещать корпоративные документы.

Специалисты в области IT-технологий утверждают, что расходы фирмы на организацию корпоративного туннеля в глобальной сети окупаются за полгода, максимум за девять месяцев. Речь при этом идет о возможности организации централизованной системы управления фирмой с несколькими офисами, затрагивающей и бухгалтерский учет, и оформление-распределение заказов, и сокращение курьерской службы.

Если же говорить о фирме, все сотрудники которой размещены в одном офисе, то основная задача, решаемая с помощью виртуальной частной сети, – обеспечение сохранности корпоративных баз данных. У фирмы, для нормального функционирования которой хватает одного сервера, ежемесячные затраты на безопасность (с учетом амортизации оборудования) составят около десяти тысяч рублей.

Завлекалка для гендира

Схема построения работы с удаленным доступом одинакова практически для всех видов бизнеса. Различны лишь количество организуемых каналов (зависит от числа офисов), приложения и программы.

Торговые фирмы в первую очередь применяют программы по обмену бухгалтерской информацией, учету товарооборота между складами и точками реализации. Основная задача при этом – оперативно получать информацию о складских запасах, оформлять накладные и счета-фактуры не в бухгалтерии, а непосредственно в точках продаж.

Фирмы, чья специализация – оказание услуг, получают возможность эффективно распределять заказы между различными офисами. В случае когда генеральный директор привык лично контролировать большинство процессов, к корпоративной сети неплохо подключить его ноутбук.

Генеральные директора с психологическим типом хронического контролера все чаще появляются на бухгалтерских интернет-форумах. Они желают найти достойного преподавателя по учетному делу.

От таких потенциальных учеников нередко можно услышать: «Бухгалтеры в подавляющем большинстве своем обеспокоены только тем, как им сдать вовремя отчетность и избежать придирок со стороны налогового инспектора. И все! Больше ничего их не интересует! И чем меньше изменений в работе, тем лучше!»

Попытки руководства открыть, например, новое направление деятельности вызывает яростный отпор: «А как я ваш сайт у себя в бухгалтерии покажу? Ах, опять изменять штатное?! И куда я вашего нового клиента пристегну? Не-е-ет, семинары проводить не будем – тут нужен ККТ...»

В 90 процентах случаев слышишь от бухгалтера, почему распоряжение нельзя выполнить. Не предложения, как можно что-то сделать, а почему нельзя никогда и ни за что.

Не спорьте с руководством и не доказывайте, что вы тоже печетесь о благе фирмы. Лучший пример вашей лояльности – своевременно подготовленные нужные ему отчеты. Время для них можно выкроить, работая дома и не отвлекаясь на бесконечные объяснения с генеральным директором и сотрудниками фирмы пониже рангом.

Чистый воздух – каждому бухгалтеру

Законодатели США поощряют те предприятия, у которых есть надомники. В некоторых штатах действует Закон «О чистом воздухе». Предприятия могут получить налоговые льготы, если их сотрудники работают дома, а значит, не загрязняют воздух автомобильными выхлопами при ежедневных поездках в офис.

Наталья ЛЕЙМАН