Трудовой договор после ГПХ: как защититься от штрафов?

Главный риск: переквалификация прошлого договора ГПХ

В описанной выше ситуации ФНС России будет не смотреть на трудовой договор, а проверять, законно ли компания сотрудничала с плательщиком НПД по старому договору ГПХ.

Логика проста: «раз вы наняли специалиста, значит, он и раньше выполнял постоянную трудовую функцию, следовательно, предприятие уклонялось от налогов и взносов».

Цель компании в подобной ситуации – доказать, что прием в штат плательщика НПД является не легализацией старых «серых» отношений, а логичным этапом развития бизнеса. Принцип защиты: доказать разницу между проектами и трудовой функцией.

Эта разница – главное различие между трудовым договором и гражданским. Компании нужно показать, что ранее специалист создавал конечный продукт с измеримым результатом, а теперь выполняет постоянную трудовую функцию.

Помните, проект, указываемый в договоре ГПХ, имеет конкретный, осязаемый результат, который можно принять по акту. У проекта есть начало и конец.

При таком сотрудничестве у исполнителя не может быть рабочего графика, социальных гарантий, отпуска и обязанностей помимо реализации проекта.

В тоже самое время трудовая функция по трудовому договору – это непрерывно выполняемые задачи, направленные на поддержание бизнес-процессов. У них нет финальной точки.

Чтобы снизить потенциальные риски, нужно доказать разницу между двумя договорами. Для этого компании необходимо привести документы и факты, подтверждающие позицию организации.

Читайте также: «Обзор. Споры ФНС России и компаний по сделкам с самозанятыми»

Пошаговый план: как оформить переход самозанятого в штат

Предлагаем алгоритм, который поможет доказать законность перехода самозанятого в штат предприятия.

Шаг 1. Обоснование бизнес-необходимости. Почему компании именно сейчас понадобился штатный сотрудник? Потому что бизнес и процессы изменились – этот аргумент необходимо подтвердить документально. Такими доказательствами могут стать:

• приказ об изменении штатного расписания и о введении новой должности;
• другие структурные изменения в отделе, куда был нанят сотрудник;
• служебная записка от руководителя отдела с обоснованием, что объем задач вырос настолько, что привлекать подрядчиков стало неэффективно;
• рост финансовых показателей, который объективно доказывает масштабирование бизнеса.

Шаг 2. Проведение аудита прошлого договора ГПХ. Нужно убедиться, что ранее действовавший договор с самозанятым – образец корректной работы с плательщиком НПД. В документе должны быть обозначены:

• четкая цель сотрудничества, иначе говоря, в контракте должен быть указан конкретный результат деятельности плательщика НПД, а не процесс. Пример. В тексте договора может быть указано: «создание 5 видеороликов». Если в контракте используется формулировка «съемка видео для компании», это указывает на трудовую функцию;
• оплата за результат. Вознаграждение выплачивается на основании подписанных актов выполненных работ;
• отсутствие признаков трудовых отношений. В договоре не должно быть слов «зарплата», «должность», «рабочий график», «отпуск», а также требований соблюдать внутренний трудовой распорядок или появляться в офисе компании.

Шаг 3. Правильный трудовой договор. Рабочий контракт должен подтверждать новый статус специалиста как сотрудника. Должностные обязанности не могут дословно копировать предмет договора ГПХ. Если по ГПХ специалист ранее «запускал CRM-систему», то по трудовому договору он должен «администрировать и развивать корпоративную CRM-систему».

Необходимо указать в трудовом договоре должность согласно штатному расписанию, график работы, подчиненность конкретному руководителю, условия оплаты труда (оклад, премии) и другие обязательные условия.

Читайте также: «Обзор рисков фирмы и специалиста при мнимой самозанятости»

Чек-лист проверки перед наймом бывшего подрядчика

Прежде чем подписывать трудовой договор, стоит ответить на следующие вопросы. Чем больше ответов «да», тем лучше защищена компания от потенциальных рисков:

• может ли организация документально подтвердить, что бизнес вырос и предприятию действительно потребовался штатный сотрудник?
• в договоре ГПХ был прописан конкретный, измеримый результат, а не процесс?
• выплаты по договору ГПХ производились на основании актов выполненных работ, а не регулярно, как зарплата?
• в договоре ГПХ не было упоминаний о рабочем месте, графике или подчинении внутренним правилам компании?
• должностная инструкция нового штатного сотрудника описывает постоянные функции и кардинально отличается от задач в прошлом договоре ГПХ?

Елена Усачева, генеральный директор платформы для работы с самозанятыми Qugo для журнала «Практическая бухгалтерия»