Трудовая книжка: как распознать подделку и что делать при утрате

07.02.2019

Сообщениями о том, что бумажные трудовые книжки со дня на день уйдут в прошлое, чиновники радуют кадровиков и бухгалтеров регулярно – на протяжении уже чуть ли не десятка лет. Так что призываем всех, надеясь на Минтруд, не плошать самим. То есть не утрачивать бдительность при работе с этим «пережитком прошлого». А также настоящего и, возможно, будущего. Поскольку с «электронизацией» все еще обстоит довольно туманно.

Ну вот, скажем, не слишком часто, но все же встречающаяся ситуация: при оформлении на работу сотрудник предъявил трудовую книжку очень уж «древнего» образца, заведенную значительно позднее даты выпуска. Бланк формата 1983 года оформили только в 2016-м. Глаза кристально честные, ссылается на прежнего работодателя. А вдруг все же подделал?

На текущий момент для вновь принятых работников и в других необходимых случаях используются бланки трудовых книжек и вкладышей в них, формы которых утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее – постановление Правительства РФ № 225) и вступили в силу с 01.01.2004 (далее – трудовая книжка образца 2003 года). Образцы трудовой книжки и вкладыша 2003 года можно посмотреть также в приказе Минфина России от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках».

При этом трудовые книжки ранее установленных образцов обладают одинаковой с ними силой и обмену на новые не подлежат (п. 2 постановления Правительства РФ № 225).

В соответствии с утвержденной формой образца 2003 года на обложке изображен герб Российской Федерации и имеется надпись, отражающая наименование документа – «ТРУДОВАЯ КНИЖКА». Сейчас при изготовлении бланков используются современные полиграфические технологии, спецоборудование.

Бумага специальная, с химзащитой (от вытравливания и для идентификации подлинности) и эксклюзивным двухтоновым водяным знаком «ТК» (виден на просвет). Особый способ печати с плавными переходами цвета – ирисовая печать. Из скрытых средств защиты можно выделить светящуюся в ультрафиолете надпись «ТРУДОВАЯ КНИЖКА» и вживленные микроволоски. Сшита специальным швом, что исключает возможность замены листов. Содержит 44 страницы.

«Портрет» в интерьере

Встретить книжку из «кожзама» (были и такие) при приеме на работу новых сотрудников уже вряд ли возможно (если, конечно, наши власти пенсии не отменят и пенсионеры не побегут устраиваться на работу). А вот иные «древности» встречаются еще достаточно часто. Остановимся на этом более подробно. Итак, запоминаем:

  • книжка размером 14 × 10 см, с обложкой темно-зеленого цвета из кожезаменителя – серии с АТ-I (1974–1976) по АТ-III (1980-1982);
  • книжка того же размера с обложкой из темно-зеленого кожзама или светло-голубого картона – серии с АТ-IV (1983–1985) по АТ-VI (1990–1992);
  • книжка того же размера с картонной обложкой светло-голубого цвета – серии с АТ-VII (1993–1997) по АТ-Х (2003);
  • «похудевшая» по сравнению со своими предшественницами книжица размером 12,5 × 8,8 см, серой обложкой, плотной и гладкой – с серии ТК (ТК-I, ТК-II, ТК-III, ТК-IV) по настоящее время.

Если выявите очевидные несоответствия, лучше направьте запрос в территориальный орган Пенсионного фонда РФ для уточнения обстоятельств.

Если же вам в руки попадет трудовая книжка, выданная колхозом (на основании постановления Совмина СССР № 310), заведите ее обладателю новую. А ему самому посоветуйте хранить свой раритет как зеницу ока – чтобы не возникло проблем с назначением пенсии. Себе, кстати, копию тоже оставьте.

Кто и как приобретает книжки и вкладыши

Согласно пункту 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ № 225 (далее – Правила), работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Именно работодатель должен приобретать бланки. А не сами работники, которые норовят купить бланки трудовых книжек в киосках и тому подобных местах.

В последнем случае, кстати, работники сильно рискуют, поскольку могут нарваться на поддельные бланки и в дальнейшем уже объясняться по этому поводу под угрозой увольнения, не говоря уже о трудностях с подтверждением стажа.

Работодатель же приобретает бланки трудовых книжек и вкладыши в них за плату на основании договора с уполномоченным лицом (п. 46 Правил, п. 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н, далее – Порядок).

В соответствии с пунктом 2 Порядка изготовителем бланков трудовых книжек и вкладыша в трудовую книжку является Объединение «Гознак» Минфина России (строго говоря, «Гознак» печатает трудовые книжки уже с 1974 г.). Поэтому купить трудовые книжки (или вкладыши в них) вы можете как непосредственно у Объединения «Гознак», так и у его законных распространителей. В частности, перечень таких официальных распространителей можно найти на сайте «Гознака» (https://goznak.ru/aboutfaq/).

Обратите также внимание на Определение Верховного суда РФ от 06.09.2007 № КАС07-416, где указано, что иной способ приобретения бланков трудовой книжки и вкладыша может квалифицироваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена статья 5.27 КоАП РФ.

Обратите внимание

Минтруд России подготовил проект Порядка ведения и хранения трудовых книжек, который заменит нынешние Правила.

При этом пункт 47 Правил предписывает при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее взимать с него плату, размер которой определяется суммой расходов на приобретение. Вновь принятый работник должен оплатить саму трудовую книжку, а сотрудник, у которого закончились все страницы раздела «Сведения о работе», – заплатить за вкладыш в трудовую книжку. Произвести оплату работник может в любой удобной форме. Может внести соответствующую сумму в кассу работодателя либо перечислить ее на счет организации в безналичном порядке. Есть и еще один вариант – вычесть стоимость книжки из заработной платы на основании заявления сотрудника, однако он может вызвать вопросы проверяющих. Впрочем, справедливость такого подхода косвенно подтверждается письмом Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1, так что в случае чего можно сослаться на него. Но нужно заявление работника.

В то же время работодатель вправе выдавать трудовые книжки и вкладыши в них безвозмездно. Для этого необходимо закрепить соответствующее положение в локальном нормативном акте организации, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка. Если такое решение будет принято, предупредите бухгалтерию о налоговых последствиях (в частности, при общей системе расходы на покупку в последующем безвозмездно переданных работнику бланков нельзя будет принять в целях налогового учета (п. 16 ст. 270 НК РФ), за исключением случаев, когда работодатель обязан выдать бланк трудовой книжки бесплатно – при массовой утрате работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации или если работодатель испортил бланк во время заполнения).

Плата ни при каких обстоятельствах не взимается в случае массовой утраты трудовых книжек (вкладышей в них) или их неправильного первичного заполнения или порчи трудовой книжки (вкладыша) не по вине работника.

В компании потеряли трудовую книжку работника

Или испортили до состояния полной «нечитабельности». Случай, конечно, вопиющий, но бывает, что поделаешь. Паниковать не стоит. Специального регламента восстановления трудовых книжек, утерянных по вине работодателя, законодательством не установлено. Чтобы хоть чем-то руководствоваться, соблюдаем порядок, утвержденный для восстановления книжек, утраченных по вине работника. Следовательно, работнику нужно выдать дубликат. Применяем рекомендации Роструда.

Во всех случаях дубликат оформляется работодателем только по последнему месту работы. Предыдущие работодатели записей в него не вносят.

Вначале следует попросить работника написать заявление на выдачу дубликата трудовой книжки (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее – Правила). Роструд советует работникам оформить заявление о выдаче дубликата в двух экземплярах и зарегистрировать его у секретаря, чтобы на экземпляре сотрудника осталась отметка о дате и номере получения заявления.

Собирать сведения о предыдущих местах работы, при их наличии, по общему правилу придется именно работнику (п. 32 Правил). Впрочем, работодатель обязан оказать содействие работнику в получении указанных документов 4 (п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, далее – Инструкция, постановление Минтруда РФ № 69).

В своих разъяснениях Роструд допускает, что запрашивать справки с предыдущих мест работы для восстановления трудового стажа работника может не только работник, но и работодатель (сотрудник отдела кадров).

Перечня документов, подтверждающих стаж работы, на основании которых могут вноситься записи в трудовую книжку, законодательство не содержит. Для подтверждения стажа сгодятся, в частности, трудовые договоры, справки с предыдущих мест работы, справки из государственного или муниципального архива, выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, решение суда об установлении трудового стажа.

Одним из наиболее убедительных доказательств трудового стажа работника являются документы из ПФР. За период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования – справка о трудовом стаже застрахованного лица по форме СЗВ-К и другие формы. С момента регистрации в системе обязательного пенсионного страхования РФ – сведения персонифицированного учета.

При реорганизации бывшего работодателя документ, подтверждающий трудовой стаж работника, выдается его правопреемником. Если же работодатель ликвидирован, то следует обратиться за справкой в государственный или муниципальный архив.

Оригиналы документов после снятия с них копий и надлежащего заверения кадровой службой возвращаются работнику (п. 7.2 Инструкции).

Ксерокопия трудовой книжки, имеющаяся у работника (даже если эта копия заверена работодателем и его печатью), документом, на основании которого вносятся записи в дубликат трудовой книжки, не является. Однако при этом сохранившаяся копия книжки может быть представлена в суде в качестве доказательства стажа работы.

Но, допустим, трудовые сотрудников мы не теряли. Все они у нас на месте. Более того, мы их – после недавнего прорыва трубопровода горячего водоснабжения – высушили и даже утюгом прогладили. И, о чудо, все записи читаемы…

Но вот печати немного «потекли». Специалисты Роструда считают, что в этом случае в дубликат из поврежденной трудовой переносятся все читаемые записи. А если некоторые прочесть невозможно, то необходимо сделать соответствующие запросы.

Заявление о выдаче дубликата и приложения к нему гражданин вправе направить работодателю по почте с уведомлением о доставке и описью вложения либо передать по описи уполномоченному лицу работодателя. Отправлять по электронной почте (в виде сканов) эти бумаги нельзя.

Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления (п. 31 Правил). Сведения о трудовом стаже вносятся только на основании подтверждающих документов. Если документы не содержат полной информации о работе в прошлом, то в дубликат вносят только имеющиеся в этих документах сведения.

Как заполнить дубликат

В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат» (п. 1.2 Инструкции). Титульный лист трудовой книжки заполняется в обычном порядке (п. 7.1 Инструкции).

При заполнении раздела «Сведения о работе» соблюдаются правила (п. 7.2 Инструкции). Сначала в графу 3 проставляют запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывают суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если работодатель не получил документы о стаже работника не по своей вине, то невнесение части недостающих сведений в дубликат трудовой книжки не может квалифицироваться как нарушение трудового законодательства.

Далее сведения о работе записывают в хронологическом порядке: в графе 2 – дата приема на работу; в графе 3 – наименование работодателя, структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то об этом также делается соответствующая запись. Затем в графе 2 указывают дату увольнения, а в графе 3 – причину (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные. Если документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, то в дубликат вносят только имеющиеся в документах сведения.

Обратите внимание

При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату – в соответствии с пунктами 46, 47 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 22). Должен ли работодатель пробить кассовый чек при приеме от работника денежных средств в счет возмещения расходов на покупку бланка трудовой книжки или вкладышей? Нет, делать этого не нужно, ответил Минфин России в письме от 04.12.2018 № 03-01-15/87763.

В графе 4 указывают наименование, дату и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Обратите внимание, что оформление дубликата отличается от обычного заполнения раздела трудовой книжки «Сведения о работе»: наименование работодателя не вносится в качестве заголовка в графу 3 указанного раздела.

Сведения о награждении (поощрении) вносятся только по текущему работодателю (п. 32 Правил). Последним периодом работы указывается работа у работодателя, который выдает дубликат трудовой книжки. Сведения о такой работе заполняют согласно общим правилам, т. е. сначала идет наименование работодателя, а потом сведения о приеме на работу, переводах, увольнении. Печать работодателя ставится только на последней записи об увольнении.

Поскольку работодатель виновен в утере, он должен оформить дубликат трудовой книжки за свой счет (п. 47 Правил).

На практике возможна ситуация, когда работодатель допустил ошибку при подсчете общего стажа работы и внес неверные сведения в дубликат трудовой книжки. В этом случае в дубликат необходимо внести исправления путем признания записи недействительной и внесения в трудовую книжку правильной записи.

Что касается вкладыша в трудовую книжку, то он оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Следовательно, при утере вкладыша порядок действий такой же, как и при выдаче дубликата трудовой книжки.

Штрафные санкции

В нашем случае нарушен порядок учета и хранения трудовых книжек. За это могут либо вынести предупреждение для начала, либо сразу оштрафовать (ч. 1 и 2 ст. 5.27

КоАП РФ). Казна компании оскудеет в таком случае на 30 000–50 000 рублей, а портмоне ее руководителя – на сумму от одной до пяти тысяч рублей. При повторном нарушении штрафы могут вырасти до 70 000 и 20 000 рублей соответственно.

Если работодатель не выдаст уволенному сотруднику дубликат, то считается, что он незаконно лишил его возможности трудоустроиться и получать заработную плату (Апелляционные определения Свердловского областного суда от 05.04.2017 № 33-5101/2017, Московского городского суда от 16.05.2017 № 33-12985/2017, Верховного суда Республики Башкортостан от 27.09.2016 № 33-19280/2016).

Работодателю придется возместить работнику не полученный им за этот период заработок (ст. 234 ТК РФ). Также работник вправе претендовать на проценты за нарушение сроков выплаты зарплаты и компенсацию морального вреда в соответствии со статьями 234 и 236 Трудового кодекса (Апелляционные определения Санкт-Петербургского городского суда от 09.06.2016 № 33-10359/2016 и Верховного суда Республики Карелия от 29.01.2016 № 33-332/2016).

Работник не получил дубликат

Причин может быть несколько. Первая – требовал, но не выдали. Вторая – выдавали, но сам не забрал.

Если при трудоустройстве у гражданина отсутствует трудовая книжка по причине ее потери предыдущим работодателем и отказа сделать дубликат, то на новой работе по заявлению сотрудника заводится новая трудовая книжка (ч. 5 ст. 65 ТК РФ). Если предыдущим работодателем будет выписан дубликат, то можно продолжать вести новую трудовую книжку либо перенести соответствующие записи в предыдущую книжку. Решение по данному вопросу работодатель должен принимать по согласованию с работником.

В случае отказа работодателя выдать дубликат трудовой книжки работник может обратиться в суд по месту нахождения или регистрации организации с исковым заявлением. К заявлению необходимо приложить документы, обосновывающие требования: трудовой договор, письменные доказательства (в частности, заявление о выдаче дубликата трудовой книжки с отметкой работодателя о получении и т. п.).

Государственный инспектор труда не вправе выдавать работодателю предписание, подлежащее обязательному исполнению, по искам, принятым к рассмотрению судом, или вопросам, по которым имеется решение суда (ч. 2 ст. 357 ТК РФ). Таким образом, подавая иск в суд, работник утрачивает возможность защиты своих трудовых прав в трудовой инспекции.

Трудовую книжку может получить лишь сам владелец. Родственникам книжка отдается только в случае смерти работника (п. 37 Правил). Исключением является выдача трудовой книжки третьему лицу на основании нотариально заверенной доверенности от работника. Если работник не забирает дубликат, то работодатель действует так же, как и с оригиналом трудовой книжки. То есть направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (желательно это сделать заказным письмом) либо дать согласие на отправление ее по почте. После направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за невыдачу трудовой книжки (ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Правил).

Не полученную работником трудовую книжку следует хранить до востребования либо не менее чем 75 лет (п. 43 Правил и ст. 664 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Бывает, что при пересылке трудовая книжка теряется. В этом случае порядок ее восстановления тот же. Для получения дубликата гражданин пишет заявление по месту последней работы. Далее процедура оформления дубликата обычная.

Запись об «исчезновении»

Поскольку оформление дубликата связано с утратой трудовой книжки, в книге движения трудовых книжек (утв. постановлением Минтруда РФ № 69) в разделе, где указана утерянная трудовая книжка, необходимо написать: «Утрачена».

«Где эта улица, где этот дом?»

Что делать, если организация закрылась? Если работодатель не ликвидирован как таковой, а «свернулось» только структурное подразделение, в котором гражданин работал, то с требованием выдать трудовую книжку следует обратиться к работодателю по адресу его местонахождения. Если организация находится в процессе банкротства, то можно обратиться к конкурсному управляющему; если организация ликвидирована, то можно обратиться в уполномоченный орган в сфере архивного дела на территории субъекта, где был зарегистрирован работодатель, куда должны были быть сданы документы при ликвидации.

Обстоятельства непреодолимой силы

В завершение рассмотрим массовую утрату работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (п. 34 Правил, Порядок установления стажа работы при утрате документов в результате чрезвычайных ситуаций, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 № 50).

Речь идет о стихийных бедствиях, экологических и техногенных катастрофах, массовых беспорядках и других чрезвычайных обстоятельствах. В этих случаях трудовой стаж работников устанавливается специально организованной комиссией, создаваемой органами исполнительной власти субъекта РФ.

В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Факт и периоды работы определяются комиссией из документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т. п.), а в случае их отсутствия – на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке. Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

На основании акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки. Срок для проведения расследования комиссией и выдачи работнику дубликата трудовой книжки не установлен. Ответственность за невыдачу трудовой книжки при увольнении в размере заработка за период, в течение которого работник не мог устроиться на работу, организация будет нести только в случае признания действий работодателя, повлекших массовую утрату трудовых книжек, незаконными.

Наталья Потираловская,эксперт по трудовому праву

Практическая энциклопедия бухгалтера

Все изменения 2019 года уже внесены в бератор экспертами. В ответе на любой вопрос у вас есть всё необходимое: точный алгоритм действий, актуальные примеры из реальной бухгалтерской практики, проводки и образцы заполнения документов.

Узнать подробнее


Поделиться

конверт подписки
Подпишись на рассылку

Выбор читателей

Интересное