Трудовая книжка – без ошибок

– Добрый день, Елена Алексеевна. В последнее время нашей редакции читатели задают множество вопросов, касающихся заполнения трудовой книжки. Им хотелось бы получить грамотную консультацию. Начнем с нюансов приема на работу. Часто звучит вопрос: что писать в графе «Профессия, специальность» трудовой, если у работника есть только аттестат о среднем образовании?

Ничего. В этом случае бухгалтер должен оставить поле незаполненным. Ведь запись о профессии и специальности нужно вносить на основании документов о наличии квалификации. Так сказано в разделе II Правил ведения и хранения трудовых книжек (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225). Документ же, который подтверждает квалификацию работника, – это диплом о высшем или среднеспециальном образовании. Само собой, если его нет, то запись не делают.

– В таком случае правомерно ли делать запись о незаконченном высшем образовании в строке «Образование»? Ведь диплома-то у сотрудника пока еще нет.

Вы совершенно правильно подметили: диплома у такого сотрудника нет. Однако возможность вносить запись о неполном высшем образовании все же есть. Основанием для нее может быть справка из института, зачетная книжка или даже студенческий билет. Об этом сказано в разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69). Главное – попросить у сотрудника копии этих документов, заверенные печатью учебного заведения. Если работник их представит, можно вносить запись. Обратите внимание, теперь записи о времени обучения в трудовую книжку не вносят.

– С этим все ясно. Елена Алексеевна, подскажите, как фирме правильно оформить на постоянную работу сотрудника, если он до этого работал там же, но совместителем.

Наверное, вас интересует, нужно ли увольнять сотрудника с должности совместителя и брать на работу уже на основное место. Да, так поступить можно. Однако есть возможность обойтись и без увольнения. Нужно лишь оформить приказ о переводе работника с должности совместителя на основную работу. На основании этого приказа бухгалтер и должен внести запись в трудовую книжку.

– И с этим все ясно. Теперь разберем вопросы, связанные с увольнением. Когда фирма должна выдать уволенному сотруднику трудовую книжку?

В тот же день, когда он уволен. Если сотрудник по какой-то причине не забрал трудовую, вы можете с его согласия отправить документ по почте. Держать у себя трудовую книжку уволенного работника вы не имеете права. За такое нарушение организация может поплатиться. Если работник подаст в суд, то вас могут обязать выплатить этому сотруднику заработок, который не был получен им за все время, когда вы держали этот документ у себя. Чтобы такого не произошло, нужно в день увольнения передать трудовую либо отправить этому сотруднику уведомление с просьбой явиться или с предложением отправки документа по почте. Если вы это сделаете, платить бывшему работнику ничего не придется.

– Скажите, в каких случаях нужно, чтобы сотрудник расписался в трудовой книжке?

Во-первых, работник ставит свою подпись, когда ему заводят трудовую книжку впервые. Свою подпись он должен поставить на титульном листе документа после того, как работник кадровой службы заполнит данные работника (фамилия, имя, отчество, дата рождения, паспортные данные и т. д.). Такие правила установлены в пункте 2.2 инструкции по заполнению трудовых книжек.

Во-вторых, работник должен расписаться в трудовой при увольнении. Причем поставить подпись он должен напротив каждой записи, которую внес кадровик. Предположим, Иван Петров был принят на работу менеджером, затем его повысили в должности до старшего менеджера, а потом он уволился. В этом случае Петров должен расписаться под тремя записями в трудовой книжке (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Если в трудовую книжку вносились исправительные записи, то при увольнении сотрудник должен расписаться и под ними.

Впрочем, если сотрудник не распишется, то организацию за это не накажут.

– Как вы прокомментируете ситуацию, когда на протяжении нескольких лет организации увольняли работников, ссылаясь на статью 80 Трудового кодекса? А теперь законодатели утверждают, что нужно указывать статью 77.

Действительно, из текста Трудового кодекса четко не следует, какую статью указывать, когда сотрудник увольняется по собственному желанию. Например, в статье 80 идет речь о расторжении трудового договора по инициативе работника. Казалось бы, она подходит под основание увольнения, и так считали большинство бухгалтеров. Однако это мнение ошибочно, так как в статье 80 указана процедура увольнения работника. А вот перечень оснований, по которым можно уволить сотрудника, перечислен как раз в статье 77.

К сожалению, разъяснить эту ситуацию Минтруд России взялся лишь в октябре прошлого года (постановление от 10 октября 2003 г. № 69). Только тогда он черным по белому написал в примере: «уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

– А как быть фирмам, которые ссылались в трудовых книжках именно на статью 80 Трудового кодекса? Им нужно вносить исправительные записи?

Да, в трудовых книжках нужно указать, что запись об увольнении по статье 80 недействительна, а ниже вписать верную запись. При этом неправильную запись зачеркивать не нужно. Исправления должна вносить компания, которая указала неверное основание увольнения. Однако если уволенный работник уже работает в другой организации, то исправить ошибку вправе и сама эта организация. Внести правку она сможет, если вы направите на ее имя официальное письмо, в котором попросите изменить запись в трудовой книжке вашего бывшего сотрудника.

Однако в некоторых случаях статью 80 на 77 менять не придется. Это касается фирм, которые уволили сотрудника не по той статье до 29 апреля 2003 года (до даты вступления в силу Правил ведения и хранения трудовых книжек; утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

– Что грозит организации, если она не внесет исправительную запись?

Если фирма откажет работнику внести правку в трудовую книжку, то этот работник может обязать вас это сделать через суд. При этом судьи могут принять решение о выплате этому сотруднику компенсации. Такое может произойти, когда из-за неверной записи в трудовую книжку сотрудник не смог устроиться на новую работу.

– Предусмотрены ли какие-нибудь штрафы за неверно оформленную трудовую?

Конечно, за такое нарушение мы штрафуем по статье 5.27 КоАП. Наказание по этой статье грозит директору фирмы. Размер штрафа зависит от допущенной ошибки и может составить от 500 до 5000 рублей.

Мы благодарим Елену Алексеевну за сотрудничество. В завершение беседы подведем итог. Итак, заполнять трудовые книжки нужно строго по правилам, утвержденным Правительством РФ (постановление от 16 апреля 2003 г. № 225). Малейшую неточность (например, вместо слова «приказ» в книжке указано «пр.») инспекторы вправе классифицировать как «нарушение законодательства о труде и об охране труда». Соответственно будет штраф. Оспорить его вы не сможете. Другое дело, что не все трудовые инспекторы ярые формалисты... К мелким недостаткам обычно они относятся снисходительно. Как видите, все зависит от инспектора, который придет с проверкой.

Беседовала Е. Озерская, эксперт ПБ