Топ 3 способа ввода первички в 1С

В рамках проекта 42Clouds постоянно проводятся опросы пользователей 1С с целью создания новых и улучшения существующих сервисов по автоматизации бизнеса. Так, один из опросов показал, что 70% предприятий обрабатывают документы вручную. И это в век информационных технологий! Самое катастрофичное – многие даже не знают о современных возможностях. Поэтому мы решили провести для всех пользователей 1С небольшой ликбез. Ведь, как отметил в свое время известный актер и 40-й президент США Рональд Рейган: «Информация — кислород современного мира».

Итак, начнем:

Способ № 1 – Вручную

Это самый распространенный и самый древний метод ввода документов в 1С. Работая по старинке многие просто не готовы отказаться от привычки. Но, посудите сами, ручная работа – это всегда долго и кропотливо. На обработку документов в день может уходить от нескольких часов до целого рабочего дня с хвостиком. Все зависит от потока первички и количества позиций в каждом документе. При всем при этом, при ручном вводе допускается наибольшее количество ошибок, опечаток и других неточностей, которые приходится потом выискивать и исправлять. Если вам интересен такой способ, продолжайте работать в том же духе). Если нет – читаем дальше.

Способ № 2 - Загрузка с помощью специальной программы

Вы слышали про автоматический ввод документов в 1С? Так вот, сегодня существуют программы, которые распознают и загружают отсканированные или сфотографированные документы в 1С всего за пару кликов. Большой плюс таких решений в том, что они позволяют:

• избежать ошибок ввода данных вручную
• экономить время на ввод документов в 10 раз
• обрабатывать все приходящие на предприятие документы и бумажные, и электронные
• сократить финансы на обработку первички (оплата труда, сканеры и т.д.).

Такой способ более универсален. Тем более, что позволяет загружать в 1С первичные документы непосредственно из электронной почты, горячей папки, мобильного приложения или через браузер. Еже один важный момент – программа по загрузке документов в 1С сопоставляет номенклатуру и контрагентов из документа с соответствующими карточками ваших справочников 1С, при отсутствии таковых создает новые элементы автоматически.

Способ №3 – Электронный документооборот

Еще один способ для быстрого обмена и загрузки документов в 1С. Но, в этом случае есть нюанс, который обязательно необходимо учесть: программа 1С:ЭДО больше предназначена для обмена юридически значимыми документами, поэтому загружает только входящие документы от клиентов и поставщиков, которые тоже используют этот сервис. Все остальные приходящие документы, например, бумажные, нужно будет обрабатывать первым или вторым способом.

Выделим основные положительные стороны и для этого решения:

• сокращение времени на обмен и ввод документов в 1С в несколько раз
• сокращение финансовых затрат на ФОТ, бумага, картриджи, архивы и т.д.
• сократить финансы на обработку первички и ее пересылку (ФОТ, бумага, почта, курьерская доставка и т.д.)
• оперативное согласование и утверждение юридически значимых документов.

Итак, мы рассмотрели самые популярные методы загрузки данных в локальные базы и 1С онлайн. Дополнительно хочется отметить, что все они существуют давно и проверены временем.

Если вы все еще сомневаетесь, стоит ли автоматизировать ввод первичных документов в 1С, вот еще один пример для размышления - известные всем мобильные телефоны. В нашу жизнь они вошли за несколько лет! Раньше, никто и предположить не мог, что сегодня даже школьники будут носить эти устройства в своих карманах. Почему так случилось? Все очевидно – сотовые удобны в использовании и при этом позволяют экономить время и деньги. Так и в бизнесе. Автоматизация бизнеса – это ваш успех в будущем. Поэтому смотрите в будущее открытыми глазами.