Сроки хранения документов по бухучету и налогам в 2025 году

В большинстве своем, сроки хранения одних и тех же типов документов, указанные в НК РФ, Законе «О бухучете» и Приказе Росархива согласованы между собой. Исключений немного. Но если они есть, ориентироваться нужно на больший срок.

Общие сроки хранения документов по учету и налогам и исключения

Для большинства бухгалтерских документов срок хранения установлен в статье 29 закона о бухучете № 402-ФЗ, он составляет 5 лет.

Сроки хранения большинства кадровых, банковских документов и документов по оценке ОС, НМА и т. п. установлены приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.

Основные сроки хранения налоговых документов определены в статье 23 НК РФ. Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов и взносов, в том числе документы, подтверждающие доходы и расходы, уплату (удержание) налогов, нужно хранить в течение пяти лет после окончания налогового периода, в котором документ был использован.

Какие документы нужно хранить дольше 5 лет

НК РФ устанавливает не только общий пятилетней срок хранения документов по налогам (ст. 23 НК РФ). Для некоторых типов документов установлен срок 6 лет либо 4 года.

• В течение 6-ти лет нужно обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ).
• Документы, подтверждающие расходы на обучение, нужно хранить в течение всего срока действия соответствующего договора обучения и одного года работы физического лица, обучение которого было оплачено организацией в соответствии с заключенным с работником трудовым договором, но не менее четырех лет (п. 3 ст. 264 НК РФ).
• Документы, применяемые для списания безнадежной дебиторской задолженности, хранятся пять лет после того периода, в котором долг контрагента признали безнадежным. Это может быть намного дольше пяти лет.
• Документы, подтверждающие убыток, хранят весь период, пока убыток списывается в уменьшение текущей налоговой базы.

Документы, подтверждающие убыток

Документы, подтверждающие убыток, нужно хранить в течение всего срока, пока убыток «идет» в уменьшение налоговой базы текущего налогового периода. То есть, весь период, пока вы используете свое право на перенос убытков (пп. 8 п. 1 ст. 23 и ст. 283 НК РФ). Более того, вы обязаны хранить эти документы, даже если у вас прошла проверка, в ходе которой нарушения в связи с переносом убытков обнаружены не были.

Если убыток не переносят, то к хранению документов, подтверждающих его образование, применяют общий порядок хранения документов налогового учета - 5 лет (письмо Минфина от 28 января 2022 г. № 03-03-06/3/5632).

Документы по списанию дебиторской задолженности

Документы, необходимые для списания безнадежной дебиторской задолженности, нужно хранить пять лет после того периода, в котором долг признан безнадежным. Это договоры с контрагентами, письма, платежные документы.

При этом, срок хранения продлевают, если срок давности по обязательству прерывался и начал течь заново.

Документы по основным средствам

Срок хранения «первички» по ОС считается несколько иначе, чем срок для большинства других документов.

Срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, исчисляется с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете.

Срок хранения счетов-фактур

Срок хранения и у бумажных, и у электронных счетов-фактур один – 5 лет. 

Но срок хранения счета-фактуры может быть продлен из-за переноса налоговых вычетов по НДС. То есть, если заявите вычет с переносом, то хранить счет-фактуру придется дольше. При переносе на максимально разрешенный срок хранить счет-фактуру вам придется фактически 8 лет.

Как исчисляется срок хранения документов

Просто знать срок хранения недостаточно. Главное – его правильно посчитать, и порядок подсчета зависит от налогового периода по конкретному налогу. Для налога на прибыль это год, а для НДС – квартал.

Например, срок хранения счета-фактуры отсчитываться после окончания периода, в котором счет-фактура в последний раз использовался для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения доходов и расходов (см. письмо Минфина от 19 июля 2017 г. № 03-07-11/45829). 

Формат хранения документов по учету и налогам

Вы вправе хранить первичные документы, подтверждающие расходы» не только на бумаге, но и в электронном виде (письмо Минфина РФ от 05.12.2022 г. № 03-03-10/118589).

Согласно ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» установлено, что бухгалтерские документы следует хранить в том формате, в котором они были составлены изначально. Бумажные документы нужно хранить в виде подлинников, а электронные — в виде записей в информационной базе.

Переводить бумажные документы для хранения в электронный вид запрещено (п. 24 ФСБУ 27/2021).

Сроки хранения документов не зависят от вида носителя (бумажный или электронный) и ограничения доступа к ним.

Место хранения документов в электронном формате

С 1 января 2024 года запрещено хранить документацию организации по учету и налогам за пределами сраны, на иностранных серверах. В этого момента вступило в силу требование приказа Минфина от 23 декабря 2021 г. № 224н о месте хранения бухгалтерских документов.

Сроки хранения документов по бухгалтерскому учету и налогам в 2025 года. Таблица

Бухгалтерия.ру