Справка о доходах работника в 2025 году (2-НДФЛ)

Справка о доходах по форме 2-НДФЛ содержит в себе информацию о работодателе, заработной плате сумме уплаченного налога на доходы физического лица (НДФЛ).

Зачем работнику нужна 2-НДФЛ

Справка 2-НДФЛ может потребоваться работнику:

• для подтверждения своих доходов при получении кредита;
• для получения налоговых вычетов;
• для оплаты отпуска или больничных, связанные с уходом за ребенком;
• при оформлении опеки;
• для оформления визы;
• при покупке валюты;
• для представления в суд;
• чтобы рассчитать размер пенсии;
• в других случаях.

Как получить справку 2-НДФЛ

У работника есть несколько способов, чтобы получить Справку 2-НДФЛ:

1. Через сервис «Личный кабинет налогоплательщика для физических лиц» на сайте ФНС России. Здесь можно самостоятельно получить Справку о доходах за предшествующие пять лет. Она выдается в электронном формате с усиленной квалифицированной электронной подписью ФНС России и имеет полную юридическую силу.
2. Через личный кабинет на портале Госуслуг в разделе «Справки и выписки». Эта также электронный формат с усиленной квалифицированной электронной подписью ФНС России, который имеет полную юридическую силу.
3. Через работодателя. В соответствии со статьей 62 ТК РФ, работодатель обязан выдать работнику сведения о доходах и суммах НДФЛ (форма по КНД 1175018).

Когда бухгалтерия выдает работнику справку о доходах (2-НДФЛ)

Бухгалтерия работодателя обязана выдать работнику справку о доходах:

• в пакете документов, которые выдаются работнику при увольнении;
• при любом его письменном (устном) обращении с подобной просьбой (п. 1 ст. 226, п. 3 ст. 230 НК).

Обратится с просьбой выдать Справку 2-НДФЛ могут не только штатные работники компании, но бывшие сотрудники, в том числе работавшие по гражданско-правовому договору.

В законодательстве нет требования выдавать справки исключительно по письменным заявлениям. Это позволяет работникам обратится в бухгалтерию с устной просьбой.

Срок оформления документа не должен превышать трех рабочих дней.

Период, за который выдается справка

Работник вправе обратится к работодателю за справкой о доходах в любой момент, и попросить выдать ее за любой период. В том числе за несколько месяцев любого года. На каждый год выдается своя справка.

Например, работник просит выдать ему справку за период с прошлого года по текущий момент. В таком случае нужно сформировать две справки: одну – за весь прошлый год, вторую – с января текущего года по дату запроса.

Справка, предоставленная работодателем, не имеет срока действия. Она может подтверждать полученные доходы независимо от даты составления.

Форма справки 2-НДФЛ с 2025 году

Она оформляется по форме из приложения 4 «Справка о доходах и суммах налога физического лица» к приказу ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ в редакции приказа от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@.

Скачать бланк

Эта форма введена с 2024 года, и сохранена на 2025 год. Если работнику нужны сведения за более ранние периоды, нужно взять бланк, действовавший в том периоде, за который выдаете сведения.

• Справка о доходах за 2023 год выдается по форме, которая была утверждена приказом ФНС от 15 октября 2020 года № ЕД-7-11/753 – приложение № 4.
• Справка о доходах за 2024 год выдается по форме, которая утверждена приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ – приложение № 4.
• Справка о доходах за 2025 год выдается по форме, которая утверждена приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (в ред. приказа от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@ не изменилась) – приложение № 4.

В Налоговом кодексе не установлены способы выдачи указанных справок. То есть справку можно выдать как на бумаге, так и в электронном виде.

Как заполнить справку о доходах (2-НДФЛ) в 2025 году

Ка правило, бухгалтер формирует Справку 2-НДФЛ через свою «рабочую» бухгалтерскую программу. Большая редкость, если бухгалтерия составляет справки вручную.

Справка о доходах работника содержит 6 разделов. Заполнить их несложно, все они имеют четкие и конкретные названия.

Раздел 1. Сведения о налоговом агенте

Здесь указывают основные регистрационные данные работодателя: наименование, ИНН, КПП, код по ОКТМО. Можно указать сокращенное наименование.

Раздел 2. Сведения о физическом лице - получателе дохода

Укажите ИНН, Ф.И.О. работника, статус налогоплательщика, дату рождения, гражданство и сведения о документе, подтверждающем личность.

В поле «Статус налогоплательщика» указывается код из приложения № 5 порядка, утвержденного Приказом ФНС РФ от 19 сентября 2023 г. № ЕД-7-11/649@. Для резидентов – код 1, для нерезидентов – код 2.

Код вида документа, удостоверяющего личность, нужно взять из приложения 6 к порядку, утвержденному приказом ФНС РФ от 19 сентября 2023 г. № ЕД-7-11/649@. Например, для паспорта гражданина РФ – код 21. Серию и номер документа указывайте без знака «№».

Раздел 3. Доходы, облагаемые по ставке .....%

Этот раздел нужно заполнить отдельно по каждой ставке НДФЛ. Дополнительно нужно отразить сумму предоставленных вычетов. Коды выплат и вычетов утверждены приказом ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387@ (с изм., внес. приказом ФНС от 18.10.2024 № ЕД-7-11/877@).

Раздел 4. Стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты

Укажите коды и суммы вычетов, которые предоставили работнику: стандартные, социальные и имущественные вычеты. Если вычеты не предоставлялись, поля «Код вычета» и «Сумма вычета» не заполняются. Используйте коды из приложения №2 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387@ (с изм., внес. приказом ФНС от 18.10.2024 № ЕД-7-11/877@).

Коды доходов и вычетов для НДФЛ в 2025 году

Раздел 5. Общая сумма дохода и сумму налога.

Этот раздел заполняется в том же порядке, что и раздел 2 справки о доходах 6-ГДФЛ, но без разделения по разным ставкам и КБК.

Раздел 6. Сумма дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога.

Здесь указывают суммы неудержанного НДФЛ.

Такое может произойти, если работник получил доход в натуральной форме либо получил материальную выгоду и уволился, бухгалтерия не смога удержать налог из-за ограничений на удержания, установленные в ТК РФ, либо просто «прошла» ошибка бухгалтера или был технический сбой.

Обратите внимание! Если у работника есть право на перерасчет НДФЛ за 2022,2023 или 2024 год, с 1 января 2025 года он может подать заявление на перерасчет по форме, утвержденной приказом ФНС от 03.09.2024 № ЕД-7-21/697@.

Пример заполнения Справки о доходах работника (2-НДФЛ)

Бухгалтерия.ру