Сотрудник не подтвердил расходы на командировку. Как быть?

Из письма в редакцию

Командированный сотрудник не смог представить документы, подтверждающие расходы на перелет. Как в таком случае мне учесть понесенные траты? А как быть с налогом на доходы, взносами?

Документально не подтвержденные расходы на проезд до места командировки и обратно при расчете налога на прибыль учесть нельзя (п. 1 ст. 252 НК РФ).

От НДФЛ освобождена компенсация только документально подтвержденных расходов на проезд до места назначения и обратно.

Что касается страховых взносов, то на сумму компенсации документально не подтвержденных расходов их также нужно начислить. Страховыми взносами не облагаются только суммы компенсации расходов, которые подтверждены документами. Такой порядок установлен Федеральным законом от 24 июня 2009 года № 212-ФЗ и Федеральным законом от 24 июня 1998 года № 125-ФЗ.

Согласно статье 217 Налогового кодекса, не облагаются НДФЛ фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Дополнительным документом, которым можно подтвердить перелет в случае отсутствия билета, является, к примеру, посадочный талон. Этот документ получают после прохождения процедуры регистрации на рейс. Но даже если такой талон взять нет возможности, то расходы на перелет можно подтвердить маршрутной квитанцией (если покупка билета была совершена через Интернет). Ее выдают непосредственно после покупки электронного билета, она является документом строгой отчетности. Можно попробовать также обратиться в справочную службу аэропорта и попросить документ, подтверждающий, что ваш сотрудник находился на борту самолета (списки всех зарегистрированных пассажиров наверняка есть в базе данных аэропорта) (письмо Минфина России от 7 июня 2013 г. № 03-03-07/21187).

Если у Вас есть вопрос - задайте его здесь >>