Сотрудник едет в командировку на личном авто: как учесть расходы
23.05.2023 распечататьИспользовать личный транспорт сотрудники могут для служебных разъездов (курьеры, экспедиторы и др.). Не запрещено его использовать и в командировках. В обоих случаях работодатель возмещает сотрудникам расходы – выплачивает компенсацию, которая учитывается в прочих расходах, но в ограниченном размере.
Служебные разъезды
Для служебных разъездов (регулярных служебных поездок в пределах обслуживаемой территории) работник может использовать свой личный автомобиль (мотоцикл). В этом случае фирма-работодатель должна выплачивать ему соответствующую компенсацию. Это установлено статьей 188 ТК РФ.
Сумму компенсации определяет работодатель по договоренности с работником. Как правило, размер компенсации зависит от интенсивности использования транспорта, который эксплуатируется в служебных целях.
Компенсацию назначают с учетом того, что работник должен возместить свои расходы, связанные с покупкой бензина, текущим ремонтом автомобиля (мотоцикла) и т. д. Поэтому, если сотрудник получает компенсацию, никакие дополнительные деньги, связанные с возмещением расходов по эксплуатации автотранспорта (износ, горюче-смазочные материалы, ремонт), ему не полагаются.
Компенсацию не выплачивают работнику за те дни, которые он находился в отпуске или болел, так как в это время он не мог использовать автомобиль в служебных целях.
Нормирование расходов на компенсацию
В бухгалтерском учете суммы компенсации полностью включают в состав расходов по обычным видам деятельности в размере, который установлен по соглашению сторон.
По правилам налогового учета компенсация включается в состав прочих расходов только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 92. Об этом напомнил Минфин в письме от 27 января 2023 г. № 03-03-06/1/6339.
Вот эти нормы. Для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 кубических сантиметров включительно компенсация учитывается для целей налогообложения прибыли в сумме 1200 рублей, а более 2000 кубических сантиметров – 1500 рублей в месяц. При этом неважно, какой автомобиль используется – отечественный или иностранный.
Размер компенсации работнику за использование личного мотоцикла для служебных поездок составляет 600 рублей в месяц.
В налоговом учете превышение суммы компенсации над установленными нормами в налоговых расходах не учитывается (п. 38 ст. 270 НК РФ).
Также превышением норматива будет считаться возмещение работнику, который получает компенсацию за использование личного имущества в интересах фирмы, расходов на бензин. В сумме компенсации уже учтено возмещение затрат на ГСМ. Значит, налогоплательщик не вправе списать на расходы стоимость ГСМ, которая выплачивается сверх суммы компенсации.
Использование личного автомобиля в командировке
Ограничений в выборе вида транспорта в командировке законодательство не устанавливает.
Командировочные расходы, в частности, расходы на проезд к месту командировки и обратно, учитываются на дату утверждения авансового отчета, который составляет сотрудник по возвращении из командировки (ст. 168 ТК РФ, подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Вместе с тем, оплачивая расходы на проезд в командировку на личном транспорте сотрудника, нужно иметь в виду, что здесь имеет место отдельный вид расходов – компенсация за использование личного имущества в служебных целях.
Кроме этой компенсации, других выплат за использование личного автомобиля в служебных целях не предусмотрено.
Основанием для ее выплаты сотруднику, направляемому в командировку, является приказ руководителя.
Эта компенсация включает все расходы, связанные с использованием автомобиля, включая расходы на ГСМ. Значит, отдельно оплачивать расходы сотрудника на топливо во время командировки также не следует.
Если работник едет к месту командировки и (или) обратно на личном транспорте, выплату ему такой компенсации можно учесть в расходах на дату перечисления денег с расчетного счета или выдачи из кассы (подп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Таким образом, на период командировки приказом руководителя следует установить сотруднику компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях. Ее размер - пропорционально количеству дней командировки.
Количество компенсаций за использование личного транспорта при поездках в командировку, которые можно учесть для целей налогообложения ежемесячно, законодательством не ограничено. Главное, что установлена ежемесячная предельная норма расходов на их выплату, которые можно учесть в налоговой базе (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Вывод такой: если работник в течение месяца несколько раз использовал личный автомобиль для поездок в командировку, и каждый раз ему выплачивалась компенсация, общая сумма, которую можно учесть в расходах, не должна превышать установленную месячную норму.
Пример. Как учесть компенсацию за использование личного автомобиля в командировке
В апреле менеджер торговой организации Павлов дважды был в командировке на личном автомобиле. Объем двигателя его автомобиля – 1600 куб. см.
В коллективном договоре для таких автомобилей установлен размер компенсации - 3000 руб. в месяц.
За период первой командировки, который продолжался 10 дней, Павлову была выплачена компенсация в размере 1000 руб. (3000 руб. : 30 дн. х 10 дн.). Во второй командировке он был 5 дней. Ему была выплачена компенсация в размере 500 руб. (3000 руб. : 30 х 5 дн.). Общая сумма компенсации за использование личного автомобиля в командировке, выплаченная в апреле Павлову, составила 1500 руб. (1000 + 500).
Общая сумма компенсации превышает законодательно установленную норму на 300 руб. (1500 − 1200). Разница не уменьшает налогооблагаемую прибыль.
Можно ли в командировке использовать автомобиль супруга?
Бывают ситуации, когда при поездках в командировки супруг использует автомобиль, зарегистрированный на другого супруга.
В соответствии с пунктом 1 статьи 256 Гражданского кодекса и статьей 34 Семейного кодекса имущество, нажитое супругами во время брака, является их совместной собственностью, если договором между ними не установлен иной режим этого имущества.
Тем не менее, право одного супруга управлять автомобилем, зарегистрированным на другого супруга, должно быть подтверждено записью в полисе ОСАГО. Там может быть указано конкретное лицо (лица), допущенное к управлению автомобилем (в данном случае – супруга), или запись о том, что к управлению автомобилем допущен неограниченный круг лиц (п. 2 ст. 15 Федерального закона от 25 апреля 2002 г. № 40-ФЗ).
Больше деталей по теме - в бераторе Практическая энциклопедия бухгалтера
