Сопроводительное письмо к документам: обязательные реквизиты

Сопроводительное письмо пишется в произвольной форме. Утвержденной формы нет. Но, чтобы документ получил юридическую силу, он должен иметь все обязательные реквизиты.

При подготовке сопроводительного письма нужно учитывать требования:

• ГОСТа Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации».
• ГОСТа 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

ГОСТ 7.0.8-2013 устанавливает термины и определения основных понятий, используемые в области делопроизводства и архивного дела.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.

Правила оформления документа по ГОСТу

Сопроводительное письмо, как и многие другие документы можно составить на бумажном носителе и в электронной форме.

Если у документа две и боле страниц, их нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Разрешены двусторонние документы: начало - на лицевой, окончание – на оборотной стороне листа. У двустороннего документа ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Для документа можно использовать любые бесплатные шрифты. Рекомендованные размеры: 12, 13, 14. Для таблиц – меньше.

Заголовки разделов и подразделов нужно печатать с абзацным отступом или по центру ширины текста.

Обязательные реквизиты документов по ГОСту, в том числе для сопроводительного письма

В ГОСТе Р 7.0.97-2016 есть перечень, который включает в себя 30 обязательных реквизитов. Но не все они нужны в сопроводительном письме и вообще в письме обычной компании, не государственного ведомства.

Обязательными реквизитами документов являются:

• наименование организации - автора документа;
• код организации - автора документа;
• дата документа;
• место составления (издания) документа;
• регистрационный номер документа;
• адресат;
• название вида документа или унифицированной формы документа (включая заголовок);
• заголовок к тексту;
• код формы документа;
• индекс;
• текст;
• визы;
• подпись;
• наименование должности лица - автора документа;
• печать;
• отметки: о приложениях к документу, об исполнителе (если иное лицо, нежели подписант), отметка о поступлении и о направлении документа.

Дата документа должна соответствовать дате подписания или дате события, о котором идет речь в бумаге.

На документах может стоять товарный знак. Он размещается на бланках в соответствии с уставом организации. Указать только товарный знак нельзя, помимо него на бланке должно быть указано коммерческое обозначение юридического лица.

Наименование организации должно соответствовать наименованию юридического лица в соответствии с учредительными документами. В скобках нужно указать сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом.

Об организации на бланке нужно указать: почтовый адрес; номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, код организации ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП.

Бланки документов

Для бланков документов согласно ГОСТ Р 7.0.8 используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

• 20 мм - левое;
• 10 мм - правое;
• 20 мм - верхнее;
• 20 мм - нижнее.