Штатное расписание, его форма и содержание: требования к документу в 2026 году

Штатное расписание отражает структуру, кадровые состав и численность работников организации, а также ежемесячный фонд заработной платы. Несмотря на свой «необязательный» статус это один из важнейших документов для бизнеса.

Штатное расписание в ТК РФ

Несмотря на то, что в законодательстве нет прямого требования ко всем организациям иметь штатное расписание, его отсутствие будет считаться нарушением.

В ТК РФ ссылки на штатное расписание встречаются дважды:

• в статье 15 «Трудовые отношения» в контексте трудовых отношений,
• в статье 57 «Содержание трудового договора» сказано, что в трудовом договоре должна быть описана трудовая функция – работа в должности в соответствии со штатным расписанием.

На этом основании можно сделать вывод, что каждая компания должна иметь штатное расписание.

Есть случаи, когда работать можно без штатного расписания. Это разрешено:

• Физлицам без статуса индивидуального предпринимателя.
• Микропредприятиям (ст. 309.2 ТК РФ).
• Некоммерческие организации, которые соответствуют критериям ст. 309.1 ТК РФ (ст. 309.2 ТК РФ).

Бланк штатного расписания (форма Т-3)

Какой смысл в штатном расписании

Штатное расписание часто запрашивают проверяющие структуры, и не только трудовая инспекция. Запрос на «штатку» может прийти из налоговой для проверки средней зарплаты и уровня оплаты труда, из СФР – для проверки правильности начисления взносов и в рамках проверки индивидуальных сведений.

Запрос штатного расписания во время «камералки». Правомерно ли?

Штатное расписание имеет важное значение в спорах при сокращении численности или штата. Именно этим документом можно подтвердить, что в структуре организации действительно произошли изменения и сокращение было реальным, а не фиктивным.

В текущей работе компании, штатное расписание, один из главных документов при планировании бизнеса. Руководителю «штатка» позволяет: оценивать эффективности работников компании; планировать затраты на оплату труда и оптимизацию по подразделениям, устанавливать надбавки, доплаты.

Как утверждается штатное расписание

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Любые корректировки в него также вносятся на основании приказа.

Приказ подписывает директор компании, а штатное расписание – и директор, и главный бухгалтер.

Знакомить работников со «штаткой» работодатель не обязан, даже при приеме на работу.

Срок действия штатного расписания

Срока действия у штатного расписания нет.

Его можно составить один раз, а затем вносить в него изменения по надобности, столько раз, сколько это необходимо. Внесение изменений в штатное расписание возможно в любое время, когда это необходимо. Например, в случае изменения окладов, как это происходит после очередной индексации заработной платы.

Или можно утверждать такое расписание каждый год. Такой вариант удобен, если у компании происходят серьезные изменения в структуре. Например, было решено сменить или расширить сферы бизнеса или поменялись требования к квалификации сотрудников, в результате чего:

• закрыли вакантные ставки,
• сократили должности или численность,
• изменили наименования должностей,
• и т.п.

То есть, новое штатное расписание составляют, если новшеств много.

Если штатное расписание утвердили на какой-то обозначенный срок, например, три года, после его окончания не обязательно утверждать новый «штатник». Приказом руководителя можно просто продлить действующий документ.

Скачать Образец приказа об утверждении штатного расписания 

Как изменить штатное расписание

Изменить штатное расписание можно двумя способами:

1. Внести изменения в действующее штатное расписание.
2. Утвердить новое штатное расписание.

И в первом, и во втором случае нужно издать приказ.

В большинстве случаев изменение штатного расписания не требует согласования с работниками. Кроме тех случаев, когда это повлечет изменение существенных условий трудового договора. К таковым, в первую очередь относится изменение размера заработной платы.

Если в компании уменьшается либо увеличивается заработная плата, работодатель обязан уведомить об этом сотрудников заранее. Об уменьшении – за два месяца.

Только после этого можно составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.

Затем с работниками нужно подписать дополнительные соглашения.

Скачать приказ об изменении штатного расписания

Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.

На все вопросы есть ответы в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»:

• Какие сведения содержит штатное расписание
• Кто утверждает штатное расписание
• Как вносить изменения в штатное расписание
• Штатная книга

Штатное расписание на 2026 год – чем отличается

Новый МРОТ

С 1 января 2026 года МРОТ составляет 27 093 руб. Зарплата работника за полный отработанный месяц не может ниже этой цифры. Если в компании есть низкооплачиваемые работники, с зарплатой в пределах МРОТ, с начала 2026 года в «штатку» нужно внести изменения, повысив оклады до утвержденного минимума.

Обязательные специалисты в штате

Работодатель сам решает, сколько ему нужно работников и какие должности должны быть в штатном расписании. Но для крупных компаний установлено требование иметь в штате, как минимум, двух таких специалистов:

• по охране труда, если численность персонала превышает 50 человек (ст. 217 ТК, письмо Минтруда от 10.06.2016 № 15-2/ООГ-2136);
• по ведению воинского учета, если в компании более 500 человек (п. 12 положения, утв. постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719).

Ставки мобилизованных

С мобилизованными на СВО трудовые договоры приостановлены, но не прекращены.

Уменьшить штатную ставку мобилизованного работника нельзя

У работодателя есть право заключить с другим работником срочный трудовой договор на время отсутствия на работе мобилизованного (ч. 4 ст. 351.7 ТК РФ). Но уменьшать штатную ставку мобилизованного нельзя, поскольку действие трудового договора с ним приостановлено и за работником сохраняется место работы.

Форма штатного расписания

Штатное расписание – это обезличенный документ. В нем нет фамилий и персональных данных работников. Это всего лишь информация о численности работников, их должностях, уровне оплаты труда, общем ФОТ и т.п.

Большинство компаний использует унифицированный документ - типовую форму Т-3, которая утверждена постановлением Госкомстатата от 05.01.2004 № 1.

Но эта форма не обязательна. Вы вправе составить свой вариант, утвердить его приказом руководителя и приложить к учетной политике компании.

В унифицированной форме придется заполнять все графы. Например, обязательно нужно указывать сведения в полях «Разряд» и «Надбавка», если для должности установлен разряд, предусмотрены премии или доплаты.

Графы штатного расписания

В форме штатного расписания всего 10 граф. Заполнить их несложно.

Скачать форму штатного расписания Т-3

Формы и бланки из бератора Практическая энциклопедия бухгалтера

• Приказ о внесении изменениий в штатное расписание
• Изменение штатного расписания индексация
• Штатное расписание (форма № Т-3)
• Приказ об утверждении штатного расписания

Можно ли указать при совмещении двойную должность

Это возможно, если должность предусмотрена в квалификационных справочниках. Например, «бухгалтер-кассир».

ГИТ в г. Москве в письме от 06.07.2020 № 77/10-26013-ОБ/18-1299 указывает, что в некоторых документах двойные должности все же есть, например, слесарь-сантехник и др.

Нужно ли при сокращении штата утверждать новое штатное расписание?

В случае сокращения штата изменяется штатное расписание, из которого исключаются определенные должности.

ТК РФ не установлены порядок, а также сроки утверждения и введения в действие нового штатного расписания при сокращении штата организации. Но нужно учитывать норму ч. 2 ст. 180 ТК РФ, по которой о предстоящем увольнении в связи с ликвидацией организации, сокращением численности или штата работников организации работники предупреждаются персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.

Поэтому штатное расписание должно быть утверждено до начала мероприятий по сокращению с указанием, что вступает оно в силу в срок не менее, чем через два месяца после утверждения, т.е. после увольнения работников.

Можно ли на одну штатную единицу принять нескольких работников на полставки?

В ТК РФ нет прямого запрета на прием на одну штатную единицу двух и более работников на условиях неполного рабочего времени.

Кроме того, согласно ч. 3 ст. 93 ТК РФ при работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда работника производится пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объема работ.

Значит, на одну штатную единицу могут быть оформлены несколько работников. Например, когда штатная единица разделена между 2 работниками по 0,5 ставки или между 4 работниками по 0,25 ставки. 

Имейте в виду, в таком случае количество работников и количество штатных единиц, указанных в штатном расписании, может не совпадать.

Нужно ли в штатном расписании указывать реквизиты компании?

Роструд, отвечая на такой вопрос, указал, что текущим нормами трудового законодательства не установлена обязанность предприятий указывать какие-либо свои реквизиты при оформлении приказов об утверждении штатного расписания.

Штрафы за отсутствие штатного расписания

Штрафов за такое нарушение Трудовой кодекс не предусматривает.

Тем не менее, на практике, организацию могут привлечь к ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП (за нарушение трудового законодательства).

Должностные лица заплатят штраф в размере от 1000 до 5 000 рублей, а компании - от 30 000 до 50 000 рублей.

Бухгалтерия.ру