Сезон отпусков: инструкция для бухгалтера

При этом большая доля ответственности ложится на бухгалтера. Ему нужно правильно рассчитать отпускные, вовремя перечислить или выдать их работнику, заплатить налоги и правильно отразить все эти операции в бухгалтерском и налоговом учете.

В этом номере мы начинаем публиковать серию статей, посвященных этой теме. Начнем с самой методики расчета среднего заработка — то есть самой суммы отпускных.

Формула успеха

Как рассчитать средний заработок, сказано в статье 139 Трудового кодекса и Положении «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее по тексту Положение № 922).

Исходя из содержания этих документов, средний заработок, сохраняющийся за работником на время ежегодного отпуска, рассчитывают так:

Как видно из этой формулы, основной задачей бухгалтера будет расчет среднедневного заработка. Для этого нужно будет определить:

• расчетный период;
• заработок работника за расчетный период.
  
  

Обратите внимание: при суммированном учете рабочего времени отпускные также рассчитываются исходя из среднедневного, а не среднего часового заработка. Этот вывод можно сделать из пунктов 9, 13 Положения № 922). Кроме того, данный порядок применяется и для сотрудников, работающих на условиях совместительства. Об этом сказано в пункте 19 Положения № 922.

Трудности расчетного периода

Чтобы определиться с тем, какое время включить каждому собирающемуся в отпуск работнику в расчетный период, мы предлагаем такой план действий.

1. Определите время, которое сотрудник фактически отработал в вашей фирме.

Если он трудится уже более года, то для него расчетным периодом будут 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором он уходит в отпуск. Если же сотрудник был принят на работу недавно, для него расчетный период — период с первого дня работы до последнего дня месяца, предшествующего месяцу, в котором он уходит в отпуск.

2. Исключите из расчетного периода дни:

• оплаченные исходя из среднего заработка (кроме перерывов для кормления ребенка);
• временной нетрудоспособности (в т. ч. по беременности и родам);
• отпуска без сохранения зарплаты;
• оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
• простоя по вине фирмы или по форс-мажорным обстоятельствам;
• забастовки, в которой работник не участвовал;
• другого освобождения от работы
  (Это правило предусмотрено пунктом 5 Положения № 922).

3. Если весь расчетный период сотрудник не работал или же расчетный период состоит из времени, которое надо исключить, для расчета отпускных за основу нужно взять предшествующий период времени равный расчетному (п. 6 Положения № 992).

4. Если и до расчетного периода сотрудник не работал или (и) не получал зарплату, для него расчетным периодом будут дни с начала месяца, в котором он уходит в отпуск до начала отдыха (п. 7 Положения № 922).

Обратите внимание: фирма может установить свою длительность расчетного периода (абз. 6 ст. 139 ТК РФ). Главное, чтобы сумма отпускных, рассчитанная на его основе, не была меньше суммы, положенной отдыхающему по трудовому законодательству.

Заработок расчетного периода

Согласно пункту 2 Положения № 922 при расчете отпускных нужно учесть все выплаты, которые предусмотрел работодатель, и начислила сотруднику бухгалтерия за расчетный период. То есть заработок будет складываться из сумм, начисленных за дни, включенные в расчетный период. Это будут:

• зарплата;
• комиссионное вознаграждение;
• гонорар и авторские (постановочные) вознаграждения сотрудников средств массовой информации, организаций искусства;
• надбавки и доплаты (за классность, выслугу лет, совмещение профессий и т. п.);
• компенсационные выплаты, связанные с режимом работы и условиями труда;
• премии и вознаграждения;
• другие выплаты по заработной плате.
  
  

Однако формулировка пункта 2 Положения № 922 «все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат» условна. Пункт 3 того же документа оговаривает исключения, которые в заработке расчетного периода учитывать не нужно. Это различные выплаты социального характера. Например:

• материальная помощь;
• оплата стоимости питания;
• оплата проезда;
• оплата обучения;
• оплата коммунальных услуг;
• оплата отдыха и т. д.
  
  

Как учесть премии и вознаграждения

При расчете заработка работника за отчетный период можно учесть только премии и вознаграждения, которые предусмотрены системой оплаты труда (п. 2 Положения № 922).

Годовые и единовременные вознаграждения за выслугу лет (стаж работы), начисленные за предыдущий календарный год включаются в состав заработка за расчетный период независимо от даты их начисления.

Ежемесячные премии и вознаграждения увеличивают отпускные только если они фактически начислены в расчетном периоде. При этом важно учитывать не более одной выплаты за каждый показатель за каждый месяц расчетного периода. Согласно комментариям Роструда это означает, что включать в расчет нужно: выплаты, начисленные в пределах расчетного периода, а не за месяцы расчетного периода и не после него.

В расчет также берутся премии и вознаграждения за период работы, превышающий один месяц. Такие поощрения учитываются в полном объеме, если продолжительность периода, за который они начислены, не превышает расчетного. А если превышает — в размере месячной части за каждый месяц расчетного периода.

Если время, приходящееся на расчетный период, работником отработано не полностью или из него исключены периоды (п. 5 Положения № 922), то премии и вознаграждения учитываются не в полном объеме. Их нужно делить пропорционально времени отработки (письмо Минздравсоцразвития России от 05.03.2008 № 535-17).

Для этого можно воспользоваться такой формулой:

Это правило не распространяется на учет премий и вознаграждений, начисленных именно за показатель фактически отработанного времени (они учитываются исходя из фактически начисленных сумм).

Такие правила установлены пунктом 15 Положения № 922.

Если зарплата выросла

При повышении на фирме окладов отпускные нужно рассчитать (пересчитать) с учетом коэффициента повышения оклада — коэффициента пересчета (п. 16 Постановление № 922)

Он рассчитывается так:

Порядок пересчета отпускных зависит от того, когда повышали зарплату:

• в пределах расчетного периода;
• по истечении расчетного периода, но до ухода сотрудника в отпуск;
• в период нахождения сотрудника в отпуске.
  
  

Зарплата может вырасти в расчетном периоде. Тогда выплаты, учитываемые при определении среднего заработка и начисленные в расчетном периоде за предшествующий повышению период, увеличиваются на соответствующие коэффициенты.

В случае если повышение оклада происходит после расчетного периода, но до наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка, индексации подвергается средний заработок, исчисленный за расчетный период.

Кроме того, повышение оклада может произойти в период сохранения среднего заработка. В этом случае повышается только часть среднего заработка (с даты повышения оклада до окончания отпуска).

Обратите внимание: в случае увеличения размера оклада не ко всем выплатам, учитываемым при расчете среднего заработка, применяется коэффициент пересчета. Пересчитываются только оклады и выплаты, установленные к ним в фиксированном размере (проценты, кратность). Не принимаются в расчет выплаты, установленные к окладам, в диапазоне значений (проценты, кратность), а также выплаты, учитываемые при определении среднего заработка, установленные в абсолютных размерах (независящие от оклада).

Среднедневной заработок: частное от деления

Порядок определения среднего дневного заработка зависит от того:

• отработал ли сотрудник расчетный период полностью;
• предоставляют ему отпуск в календарных или рабочих днях.
  
  

Отпуск по календарю

Если отпуск предоставлен в календарных днях и расчетный период отработан сотрудником полностью, то средний дневной заработок равен:

Таковы правила, установленные абзацем 4 статьи 139 Трудового кодекса и абзацем 1 пункта 10 Положения № 922.

Если же расчетный период отработан не полностью, то нужно применить такую формулу:

Сред- ний днев- ной зара- боток	=	Заработок за расчетный период
		29,4	×	Количество полностью отработанных календарных месяцев расчетного периода	+	Количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах

Количество календарных дней в не полностью отработанных календарных месяцах равно:

Таковы правила абзацев 2, 3 пункта 10 Положения № 922.

Отпуск в рабочих днях

Сумма отпускных за отдых, предоставленный в рабочих днях, не зависит от того, полностью ли отработан расчетный период. Средний дневной заработок, необходимый для ее расчета равен:

Такой порядок расчета предусмотрен абзацем 5 статьи 139 Трудового кодекса и пунктом 11 Положения № 922.

Рассчитываем отпускные

На основании рассчитанного среднего дневного заработка и данных кадровой службы о количестве дней отпуска сотрудника можно рассчитать его средний заработок. Это и будет сумма отпускных, причитающаяся работнику.

Наглядную формулу расчета мы привели в самом начале этой статьи. Как применить ее на практике, покажет пример.

Аудитор Н.Н. Воронин