Расплата за бензин

Материал предоставлен журналом
"Московский бухгалтер" (№5, 2003)

Ознакомиться с содержанием свежего номера
и полнотекстовым архивом номеров за 2003 год
вы можете в разделе "Периодика" или
непосредственно на сайте журнала www.mosbuh.ru/

В Москве без машины не обойтись. Практически любая столичная фирма имеет в собственности или арендует автомобили. В свою очередь у бухгалтеров нередко возникают вопросы, связанные с учетом горюче-смазочных материалов.

Безналичный расчет

У предприятия есть несколько возможностей получить горюче-смазочные материалы. Можно заключить договор поставки ГСМ со специализированными фирмами. Ежемесячно они будут присылать накладные и счета-фактуры на приобретаемое горючее. На основании этих счетов-фактур НДС можно принять к вычету. Поступающий бензин учитывается на счете 10-3 "Топливо". К нему следует открыть специальные субсчета 10-3.2 "Учет топлива по талонам" и 10-3.3 "Топливо в баках автомобилей".

Пример 1
ООО "Ромашка" приобрело ГСМ на сумму 99 120 руб., в том числе НДС 20 процентов — 16 520 руб. Согласно договору, право собственности переходит к покупателю при передаче талонов, по которым ГСМ отпускаются водителям через АЗС поставщика. Полученные талоны оприходованы и выданы водителям.
Бухгалтер должен сделать следующие записи:
Дебет 10-3.2 "Топливо" Кредит 60
— 82 600 руб. — оприходованы приобретенные талоны на ГСМ;
Дебет 19 Кредит 60
— 16 520 руб. — учтен НДС на основании счета-фактуры;
Дебет 60 Кредит 51
— 99 120 руб. — оплачены ГСМ поставщику;
Дебет 68 Кредит 19
— 16 520 руб. — принят к вычету НДС;
Дебет 10-3.2 Кредит 10-3.3
— 82 600 руб. — выданы талоны водителям.

Наличный расчет

Для того чтобы приобрести ГСМ за наличный расчет, водитель получает деньги из кассы под отчет:
Дебет 71 Кредит 50
— выдано работнику под отчет на покупку ГСМ.
Через три дня водитель должен отчитаться за выданные ему деньги. Для этого он составляет авансовый отчет по израсходованным суммам. После этого бухгалтер делает проводку:
Дебет 10-3 Кредит 71
Если работник возвращает неиспользованную сумму в кассу, в учете делают запись:
Дебет 71 Кредит 50

Проблемы с НДС
Если ваша фирма покупает бензин за наличный расчет, скорее всего вы столкнетесь с двумя проблемами.
Во-первых, согласно пункту 1 статьи 172 Налогового кодекса, без счета-фактуры зачесть входной НДС нельзя. Если водитель покупает бензин за наличные деньги, счет-фактуру ему не выпишут. Следовательно, возместить НДС не удастся. На практике налоговики отказываются возмещать НДС даже в том случае, если он выделен в кассовом чеке АЗС.
Во-вторых, налоговики считают, что входной НДС нельзя отнести на затраты для целей налогообложения прибыли. Аргументируют они свою позицию тем, что перечень случаев, когда предприятие может отнести входной НДС на затраты, приведен в пункте 2 статьи 170 Налогового кодекса. Этот перечень — закрытый, и нашего случая там нет. Но есть и другая точка зрения. Согласно подпункту 2 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса в составе затрат для целей налогообложения прибыли учитываются расходы на содержание служебного транспорта. Единственное требование — эти расходы должны быть обоснованны и документально подтверждены. Незачтенный НДС удовлетворяет этим требованиям. Если расходы на приобретение ГСМ обоснованны, то обоснованны и расходы на уплату НДС. Документальным подтверждением является кассовый чек. В такой ситуации бухгалтеру придется самому решить, как поступить.

Учет израсходованного бензина
Чтобы затраты на ГСМ учитывались при определении налога на прибыль, необходимо подтвердить их документами. В данном случае это путевой лист*. Его выписывают только на один день (сутки). В исключительных случаях этот срок может быть увеличен (например, если работника отправляют в командировку или на спецзадание). В листе обязательно проставляют порядковый номер, дату выдачи, печать организации, указывают пробег автомобиля, его марку, количество горючего, показания спидометра при выезде и возвращении в гараж. При проверке налоговые органы будут обращать внимание на то, как оформлены путевые листы и насколько экономически обоснованны затраты. То есть, для того чтобы не дать возможности налоговикам "подкопаться" к вашей фирме, нужно правильно оформить листы и доказать, что бензин действительно использовался для деловых поездок.

* Форма путевого листа содержится в альбоме унифицированных форм учета документации, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Юлия БУЛАТОВА