Работники не забирают свои расчетные листки

Задача работодателя выдать расчетный листок, а как уж с ним поступит работник – личное дело каждого. Заставить работников хранить свои расчетные листки или хотя бы их просматривать – бухгалтерия не вправе.

Роструд напомнил работодателям, что целью выдачи расчетного листа является информирование работника о том, из чего складывается его заработная плата.

Выдача расчетных листков - это обязанность работодателя, которая должна быть исполнена, даже если работникам это не нужно.

Порядок выдачи расчетных листков установлен статьей 136 ТК РФ. В ней же названы основные составляющие этого документа. В расчетном листе должны быть данные:

• о составных частях заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период;
• о размерах иных сумм, начисленных работнику, в том числе денежной компенсации за нарушение срока перечисления зарплаты, отпускных, выплат при увольнении;
• о размерах и об основаниях произведенных удержаний;
• об общей денежной сумме, подлежащей выплате. 

Работодатель обязан выдавать расчетные листы при каждой выплате заработной платы без заявления работника. И отменить выдачу расчетных листков нельзя! Даже если сами работники попросят об этом письменно.

Расчетный листок можно не выдать только в одном случае - начислений сотруднику за месяц не было.

Не проблемная форма выдачи расчетных листков

Понятно, что каждый раз посещать бухгалтерию, чтобы взять расчетный листок, работники не хотят. С их точки зрения, это не важно. Пришла зарплата на карту и хорошо.

Чтобы обеим сторонам было комфортно и не возникало конфликтов, из-за брошенных на пол документов, давно уже стоит перейти на электронный формат.

Расчетные листки можно выдать:

• на бумаге лично в руки;
• в электронной форме – отправлять по электронной почте (Письмо Минтруда России от 21.02.2017г №14-1/ООГ-1560);
• в электронной форме – отправлять через мессенджеры (Письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 17.09.2021г №ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297).

Передача расчетных листков по электронной почте или через мессенджер — самый экономичный и не проблемный способ. Так и работнику не нужно лишний раз приходить в бухгалтерию, и листок получен. А, просматривает его работник или нет – не вопрос бухгалтерии.

Нужно сказать, что Минтруд в 2023 году занял более жесткую позицию в отношении электронной рассылки расчетных листов нежели прежде. Даже если работник напишет заявление на отправку ему расчетных листков на электронную почту, в такой просьбе нужно отказать, если в организации нет кадрового ЭДО. Этот вывод содержится в письме Минтруда России от 20 января 2023 г. № 14-6/ООГ-296.

Позиция Роструда мягче и обоснованнее. На сайте Онлайнинспекция.рф в ответе на вопрос о возможности рассылки расчетных листок по электронной почте, Роструд подсказал работодателям, как это оформить правильно.

Вопрос № 165257 звучал так: Можно ли извещать работников о размере и составных частях зарплаты путем рассылки расчетных листков сотрудникам на личные электронные адреса без выдачи под роспись, если в организации не введен электронный документооборот. Будет ли это нарушением? И какие документы необходимо для этого оформить.

Ответ Роструда. Полагаем, что если в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте будет предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок, по нашему мнению, не будет нарушать положения действующих норм законодательства.

Вывод: Порядок рассылки расчетных листков посредством электронной почты закрепите в локальном нормативном акте компании и,или трудовом договоре с работником.

Бухгалтерия.ру