Работник остался в командировке на выходные или на время отпуска: как оплачивать проезд?

Важно, чтобы задержка по месту командировки была одобрена начальством и оформлена — это не создаст бухгалтеру проблем с оплатой проезда и налогообложением.

Сложности вызывает вопрос об оплате стоимости обратной дороги из командировки к месту работы позже дня окончания деловой поездки. Дело в том, что дата окончания командировки, указанная в приказе, является официальной. Именно на нее ориентируется бухгалтерия при оплате «командировочных» билетов.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства; а днем приезда из командировки – дата прибытия транспорта в место постоянной работы.

О том, как оплачивать проезд из служебной командировки, если работник остался там на выходные по собственному желанию, разъяснила ГИТ по г. Москве от 30.05.2025 в письме № 77/77/2-11-25-ПО/10-11415-25-СП. Этой же теме посвящен ответ на вопрос на сайте онлайнинспекция.рф.

Позиция трудового ведомства однозначна, билеты должны быть оплачены.

Статья 168 ТК РФ обязывает работодателя возмещать работнику стоимость проезда в командировку, аренду жилья и иные расходы, произведенные с разрешения работодателя, а также выплачивать суточные.

Расходы на проезд в командировку и обратно есть всегда при направлении работника в деловую поездку по распоряжению работодателя. Не важно входят выходные дни в период служебной командировки или нет; вызвана задержка объективными причинами (например, отсутствием билетов) или работник остался в месте служебной командировки на выходные по собственному желанию.

При этом, если работник остается в месте командировку по личным делам, работодатель не обязан нести дополнительные расходы по оплате жилья и суточных за время продления. Но оплата обратного билета к дополнительным расходам не относится.

Значит, если есть разрешение работодателя на такой выезд, билеты работнику нужно оплатить, НДФЛ платить не нужно.

Отказ работодателя оплачивать расходы на обратную дорогу работника из командировки будет считаться нарушением, за которое грозит штраф по статье 5.27 КоАП РФ:

• для руководителя - в размере от 1000 до 5 000 рублей;
• для компании – в размере от 30 000 до 50 000 рублей или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

Итак, работнику, который задержался в командировке по собственной инициативе необходимо оплатить проезд, суточные и аренда жилья – не оплачиваются.

Работник остался по месту командировки на время своего ежегодного оплачиваемого отпуска

ТК РФ позволяет направить работника в служебную командировку, а по ее окончании сразу же предоставить ежегодный отпуск без промежутка между ними (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 24.01. 2020 № ПГ/37456-6-1).

В этому случае работник возвращается не из служебной командировки, а из ежегодного оплачиваемого отпуска.

Поэтому, работодатель не обязан компенсировать работнику стоимость обратного билета, если ежегодный отпуск выпал на конец пребывания в командировке по утвержденному графику либо предоставлен по заявлению.

Если же руководитель по своему решению компенсирует работнику стоимость билета, эти расходы нельзя рассматривать как компенсацию командировочных и учитывать в налоговой базе по прибыли.

Схожей позиции придерживается и Минфин. Специалисты финансового ведомства неоднократно разъяснили, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования, компенсацию стоимости проезда, нельзя отнести к затратам, связанным с командировкой.

Позиция Минфина по уплате налогов, взносов и принятию в расходы

По мнению финансового ведомства, изложенному в письме от 03.08.2023 №03-03-06/2/72716, расходы на приобретение проездного билета для проезда работника к месту командировки и обратно в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или в выходные дни, следующие за датой окончания командировки, могут учитываться в расходах для целей налогообложения прибыли. Условие одно - задержка выезда произошла с разрешения руководителя. Эти расходы не включаются в доход работника и не облагаются НДФЛ.

Если вопрос о возвращении из командировки не был согласован с руководителем, стоимость обратного билета не может быть признана обоснованным расходом и учтена для целей налогообложения.

В отношении страховых взносов Минфин РФ в этом же письме от 03.08.2023 №03-03-06/2/72716 высказался иначе.

Если дата начала/окончания командировки в приказе не совпадает с датой отправления, оплата организацией проезда к месту командировки и, или обратно, не является оплатой расходов, связанных со служебной командировкой, и облагается страховыми взносами как выплата в рамках трудовых отношений.

Аналогично по страховым взносам разъяснял Минфин России в письме от 23.09.2020 г. № 03-15-06/83264.

Бухгалтерия.ру