Работник оплатил проезд в командировку с чужой карты: как подтвердить расходы?

В нашей статье мы расскажем, как действовать работодателю в таких ситуациях. 

За билет заплатил родственник или знакомый

В законодательстве нет четкого ответа на вопос, как быть организации, если за билеты заплачено с карты другого человека. Однако представители Гострудинспекции часто высказывались на эту тему. В таких случаях они рекомендуют требовать с сотрудников документы, подтверждающие расходы на оплату проезда в отпуск или командировку. 

Если, например, проезд работнику оплатил родственник, расходы подтвердит маршрут-квитанция, посадочный талон и документ, подтверждающий родство. Если это просто знакомый, работнику нужно предъявить работодателю маршрут-квитанцию, посадочный талон, расписку о возмещении расходов покупателю, квитанции, слипы, чеки и выписки с карты покупателя. Если таких документов нет, работодатель вправе не компенсировать расходы своему сотруднику, что подтверждается и судебной практикой.

Как подтвердить расходы

В целях налогообложения прибыли расходы подтверждаются документами, на основании которых выплачивается компенсация. При этом важно учитывать следующие моменты. В НК РФ не установлен конкретный перечень документов, которые могли бы использоваться для подтверждения расходов при компенсации расходов на проезд в командировку и обратно. 

Есть лишь требование о том, что все затраты должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными. Ранее Минфин России уже высказывался о том, что списать компенсацию стоимости авиабилетов работника, которые оплатило третье лицо, можно, однако нужно подтвердить, что билеты куплены по поручению и за счет работника. В качестве подтверждения подойдет расписка третьего лица. Инспекторы Федеральной налоговой службы придерживаются такой же точки зрения. 

НДФЛ: платить или нет?

Согласно общему правилу компенсация работнику расходов на проезд в командировку и отпуск не облагается налогом. Однако все расходы также должны быть подтверждены соответствующими документами. Если бумаги отсутствуют, проверяющие могут посчитать компенсацию доходом сотрудника и доначислить НДФЛ. Такие случаи уже были, как и со страховыми взносами. 

Доход в целях НДФЛ возникает и тогда, когда компания выплачивает работнику сверхнормативные суточные. Он признается на последний день того месяца, в котором работодатель утвердил авансовый отчет после приезда работника из командировки. Такие правила предусмотрены статьей 223 Налогового кодекса. 

Налог необходимо удержать при ближайшей выплате дохода работнику, например, заработной платы. Его нужно перечислить не позже первого рабочего дня после получения сотрудником денег.