Работник едет в командировку на своей машине: как оформить документы?

Рассмотрим подробно все нюансы.

Документы перед командировкой: какие и как оформить?

Перед командировкой потребуется составить три документа. Если их не будет, компания, возможно, не сможет признать в налоговом учете затраты на поездку.

Первый из них – приказ руководителя о командировке. У организации может быть своя форма, самостоятельно разработанная и утвержденная. Если ее нет, приказ оформляется на бланке по форме № Т-9, утвержденном постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. В документе следует указать способ проезда к месту командировки и установить сумму, которая полагается сотруднику за использование личного транспорта в служебных целях.

Кроме того, понадобится соглашение об использовании машины в рабочей поездке. Это документ может быть отдельным или в качестве дополнения к договору с работником. В нем указываются регистрационные данные автомобиля (его модель, марка, мощность, год выпуска, цвет, масса, информация о владельце, государственный регистрационный номер, регномер (VIN), экологический класс), сведения о собственнике машины, данные ПТС. В нем также указывается сумма компенсации и другие расходы, которые работодатель возместит работнику в связи с поездкой на его транспорте. Должны быть оговорены и сроки, в течение которых выплачивается компенсация.

Среди дополнительных расходов, например, - стоимость проезда по платной автодороге. Работодатель обязан возместить ему такие расходы, если это оговорено в соглашении, колдоговоре или положении о командировках, принятом в организации.

Еще один документ, который понадобится оформить – путевой лист. Он оформляется независимо от того, кому принадлежит автомобиль – организации или работнику. Этот документ подтверждает, что транспортное средство используется работником в интересах работодателя. Организация может использовать свою форму путевого листа или стандартную, утвержденную постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78.

Какие документы нужно подать после командировки?

После возвращения из поездки работник должен предоставить в бухгалтерию документы, подтверждающие его расходы. Если их не будет, он не сможет получить компенсацию своих расходов.

Потребуются следующие бумаги:

• авансовый отчет, заполненный путевой лист и чеки (например, на оплату проезда по платной автодороге, аренду жилья и т.д.);
• служебная записка. Утвержденной формы этого документа нет, поэтому он составляется по образцу, принятому в организации.

Нужны оба этих документа, чтобы организация могла принять к учету расходы в служебной поездке работника.

НДФЛ и компенсация за использование личного транспорта

Налог не платится, если работнику перечислили не больше, чем указано в соглашении с ним. Если полученная им сумма превышает оговоренную компенсацию, НДФЛ придется заплатить. Те же правила действуют и применительно к страховым взносам.

Для подтверждения законности компенсации работодатель должен хранить у себя копии бумаг, подтверждающих то, что автомобиль находится в собственности работника. Это поможет избежать претензий проверяющих при проверках.