Протокол собрания учредителей: суть и правила оформления в 2026 году

В 2026 году действуют нормы: Гражданского кодекса РФ и Федерального закона от 08.02.1998 № 14‑ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (в редакции от 28.12.2025).

Протокол оформляется в ряде ситуаций:

• Создание ООО. На учредительном собрании определяют базовые параметры бизнеса: название, состав участников, размер уставного капитала, юридический адрес, коды ОКВЭД. Назначают директора. Протокол подают в ИФНС вместе с документами на регистрацию.
• Ежегодное собрание. Проходит весной, после завершения финансового года.
• Внеочередное собрание. Созывают при срочных вопросах, например при смене директора или для согласования крупной сделки.
• Внесение изменений в ЕГРЮЛ.

Если учредитель единственный, вместо протокола оформляют решение участника.

Форма и сроки оформления

Форма документа — письменная. Допустимы бумажный и электронный варианты. Протокол необходимо оформить в течение 3 рабочих дней после:

• завершения очного собрания;
• окончания приема бюллетеней — при заочном голосовании.

В следующие десять дней копии протокола направляют всем участникам общества. Способ передачи (электронная почта, курьерская доставка, личное вручение) обычно закрепляют в уставе или решают на самом собрании.

Нотариальное заверение

Нотариальное заверение протокола необходимо если вносятся изменения в устав или иные сведения, подлежащие регистрации в ЕГРЮЛ. С 1 марта 2025 года собрание учредителей можно провести непосредственно у нотариуса.

Структура протокола собрания учредителей в 2026 году

1. Шапка документа. В верхней части фиксируют базовые реквизиты: номер протокола, полное наименование ООО, дату и место проведения собрания (или отметку о дистанционном формате).

Заголовок строится по шаблону: «Протокол № [номер] общего собрания учредителей Общество с ограниченной ответственностью „Название“».

2. Вводная часть. Содержит информацию об участниках и организации процесса:

• Список присутствующих учредителей с персональными данными (ФИО, паспортные данные, адрес регистрации). Для юрлиц — название организации, ИНН, ОГРН и данные представителя.
• Сведения о председательствующем, секретаре и лице, ответственном за подсчет голосов.
• Повестку дня (перечень вопросов для обсуждения).

3. Основная часть. Излагается в свободной форме, но с разделением на блоки: Слушали, Выступили, Постановили, Голосовали»

4. Заключительная часть. Содержит подписи председателя и секретаря, всех учредителей. Для многостраничных протоколов — прошивка, нумерация страниц и заверение на обороте (подписи председательствующего и секретаря).

Копии протокола направляют участникам в течение 10 дней с даты составления.

Все протоколы собраний хранят на протяжении всего срока существования компании. Срок хранения — постоянный.

 Особенности составления протокола при заочном и дистанционном формате собрания учредителей

При проведении заочного собрания учредителей, когда участники не собираются лично, а направляют заполненные бюллетени, в протокол дополнительно включают следующие данные:

• дату окончания приема бюллетеней;
• количество полученных бюллетеней и сколько признано действительными.

Протокол подписывает тот, кто вел подсчет голосов (например, директор).

С 1 марта 2025 года закон разрешает проводить собрания удаленно — через видеоконференции и другие электронные средства. В протокол добавляется информация:

• способ участия (например, «видеоконференция через платформу МАХ»);
• если место проведения не определено, отметьте это в протоколе;
• если заседание сорвалось из‑за технических проблем, опишите причины в протоколе.

Протокол можно составить в электронной форме и подписать усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) — например, председательствующего.

Бухгалтерия.ру