Приказ или удостоверение?

Приказ или удостоверение?

23.05.2008 распечатать

Оформить служебную командировку на первый взгляд дело нехитрое. Однако и здесь присутствуют некоторые нюансы, например, всегда ли надо оформлять приказ, если выписано командировочное удостоверение? Как и в каких случаях оформляются эти документы, рассмотрим в статье.

Полный пакет документов, который необходим для оформления служебной командировки, состоит из: обоснования командировки, служебного задания, приказа, командировочного удостоверения и авансового отчета. Все перечисленные документы входят в перечень унифицированных отчетных форм, за исключением обоснования командировки. Поэтому небольшие фирмы отказываются от использования этого документа. Однако его наличие поможет подтвердить производственную необходимость командировки.

Служебное задание для направления сотрудника в командировку (форма № Т-10а) предназначено для того, чтобы отразить конечную цель командировки. Приказ и командировочное удостоверение по сути имеют одно и то же назначение — подтверждают производственный характер командировки, а также определяют ее продолжительность.

Вернувшись из командировки, сотруднику необходимо составить авансовый отчет по форме № АО-1. К нему необходимо приложить все документы, подтверждающие командировочные расходы. Составляется отчет в течение трех рабочих дней.

Оформляем приказ на командировку

На основании служебного задания работнику кадровой службы необходимо заполнить приказ о направлении в командировку, который подписывается руководителем фирмы или уполномоченным лицом. Если в командировку отправляется один сотрудник, то приказ составляется по форме № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку». Если направляется несколько сотрудников, то составляется приказ по форме № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку».

В приказе необходимо указать:

  • фамилию, имя, отчество сотрудника и его должность;
  • место командировки;
  • сроки командировки;
  • предельные размеры сумм расходов на гостиницу;
  • причины возможного прекращения и продления командировки;
  • возможные места посещения (с адресами и телефонами).

Здесь же можно прописать условия направления в командировку.

Пример приказа о направлении работника в командировку

Командировочное удостоверение

В командировочном удостоверении (форма № Т-10) проставляется время пребывания в служебной командировке. Поэтому при поездках в зарубежные государства командировочное удостоверение можно не составлять, так как необходимые штампы имеются в загранпаспорте.

Если работник в ходе командировки должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и выбытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью. Выписывается командировочное удостоверение в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

В командировочном удостоверении указываются:

  • фамилия, имя, отчество сотрудника и его должность;
  • структурное подразделение;
  • цель командировки;
  • место назначения (страна, город, организация);
  • время командировки (не считая времени нахождения в пути).

Пример составления командировочного удостоверения показан ниже.

Пример составления командировочного удостоверения

Что выбрать?

Приказ о направлении работника в командировку и командировочное удостоверение, как было указано выше, по сути имеют одно и то же назначение. А вот какой документ нужно составить, зависит от некоторых факторов. Во-первых, если командировка по России, то будет оптимальным выдать сотруднику командировочное удостоверение, так как для подтверждения расходов понадобятся отметки о прибытии-убытии. Следует иметь в виду, что финансовое ведомство придерживается такого же мнения — если применяется один документ, то это должно быть командировочное удостоверение.

Кроме того, налоговые органы могут отказать фирме учесть командировочные расходы в целях налогообложения прибыли при отсутствии удостоверения с отметками о выбытии и прибытии (письмо Минфина России от 23 мая 2007 г. № 03-03-06/2/89).

В том случае если работник отправляется в зарубежную командировку, будет достаточным оформить лишь приказ, в котором будет прописана цель и длительность командировки. Для документального подтверждения расходов на командировку необходимо приложить копии страниц загранпаспорта с отметками о пересечении границы.

Кроме того, следует учесть еще один нюанс. Если сотрудники ездят в командировку на одно и то же предприятие, то поставить печать на командировочном удостоверении, скорее всего, не составит труда. В этом случае лучше оформить командировочное удостоверение. Однако, если сотрудник отправляется в командировку с целью провести презентацию или наладить связи с клиентами, просить проштамповать командировочное удостоверение будет явно ни к чему. В этом случае будет уместным составить приказ.

Бератор нового поколения
УСН НА ПРАКТИКЕ

Полное руководство для бухгалтера по ведению учета на УСН. Правила учета, которые нужны любому «упрощенцу».

Подключить бератор

Бератор УСН на практике

Выбор читателей

Бухгалтерия.ru
Подпишитесь на наши рассылки, чтобы первыми быть в курсе всего нового из мира бухучета, получать эксклюзивные издания и полезные подарки.

Loading...