Прием на работу иностранца с трудовым патентом в 2026 году: пошаговая инструкция

В статье рассмотрим алгоритм действий при приеме иностранного сотрудника с трудовым патентом. Она не затрагивает ПСН для индивидуальных предпринимателей (гл. 26.5 НК РФ). Речь идет исключительно о трудовом патенте иностранного гражданина.

Шаг 1. Определить, нужен ли патент

Патент обязателен для безвизовых иностранцев из стран вне ЕАЭС (Узбекистан, Таджикистан, Азербайджан, Молдова, Грузия, Сербия и др.).

Патент не требуется:

• гражданам ЕАЭС (Армения, Беларусь, Казахстан, Киргизия);
• IT-специалистам, работающим в аккредитованных российских IT-компаниях;
• очникам-студентам из-за рубежа;
• обладателям ВНЖ, РВП, статуса беженца.

Дополнительные ограничения до найма:

• Квоты (Постановление Правительства РФ № 1995 от 05.12.2025). Например, в строительстве доля иностранцев — не более 50% от численности. Исключения: граждане ЕАЭС, ВКС, лица с РВП/ВНЖ.
• Региональные запреты — субъекты РФ вправе вводить собственные ограничения по отраслям.
• Федеральные запреты по видам деятельности — с 1 января 2026 года вступили в силу ограничения, установленные Федеральным законом от 31.07.2025 № 314-ФЗ. В соответствии с ч. 5 ст. 18.1 Федерального закона № 115-ФЗ (в редакции указанного закона) Правительство РФ получило полномочия устанавливать перечни видов деятельности, по которым иностранные граждане на патенте не могут быть привлечены к труду. Во исполнение этих полномочий принято Постановление Правительства РФ от 29.12.2025 № 2456, которым утвержден перечень запрещенных видов деятельности. В него вошли, в частности:
• услуги парикмахерских и салонов красоты;
• деятельность ресторанов и кафе (включая доставку);
• образовательная деятельность (преподавание);
• деятельность кадровых агентств;
• деятельность частных охранных организаций.

Таким образом, запрет носит федеральный характер и является прямым, а не региональным.

Новое основание для увольнения — с 1 марта 2026 года (п. 9 ч. 1 ст. 327.6 ТК РФ, введен Федеральным законом от 17.11.2025 № 419-ФЗ): если численность иностранцев превысит допустимую долю, работодатель обязан расторгнуть с ними трудовые договоры.

Шаг 2. Проверить кандидата в реестре контролируемых лиц (РКЛ)

МВД ведет реестр контролируемых лиц - иностранцев без законных оснований для пребывания в РФ. Трудоустройство таких лиц незаконно, штраф до 1 млн рублей (ч. 1 ст. 18.15 КоАП РФ).

Порядок проверки:

• зайти на сайт МВД в раздел «Реестр контролируемых лиц» (мвд.рф/rkl) или портал «Госуслуги»;
• ввести Ф.И.О., даты рождения, серии и номера документа;
• сохранить скриншот с датой проверки.

Проверка проводится ежемесячно. Иностранец может попасть в РКЛ из-за истечения срока пребывания или аннулирования патента.

Шаг 3. Запросить и проверить документы

Перечень обязательных документов от соискателя с патентом:

Сертификат о знании русского языка при приеме не запрашивается, он уже был нужен для получения патента.

Шаг 4. Проверить патент по пяти параметрам

1. Проверка действительности патента через сервис ГУВМ МВД: мвд.рф → «Сервисы» → «Проверка действительности разрешений на работу и патентов». Вводятся серия и номер патента, серия и номер бланка, вид деятельности, номер паспорта. Ответ — «действителен» или «не найден».
2. Патент действует только в субъекте выдачи. Исключение с 1 сентября 2025 года (до 31 декабря 2029 года): Москва ↔ Московская область, Санкт-Петербург ↔ Ленинградская область (соглашение между субъектами).
3. Работа разрешена только по профессии, указанной в патенте.
4. Срок по чекам. Срок = точка отсчета (раньше из даты выдачи и даты первого платежа) + период оплаты − 1 день. Пример: выдача 13.04.2026, первый платеж 14.04.2026 → срок до 13.05.2026. Следующий платеж - не позднее 12-го числа. Просрочка на день прекращает действие патента. С 10 августа 2026 года введен автономный сервис принятия решений о признании патента недействительным в случае неуплаты авансового платежа (информация МВД России).
5. Срок пребывания без патента составляет не более 90 дней в календарном году. Оплаченный патент продлевает срок на период своего действия.

Шаг 5. Заключить трудовой договор

Договор бессрочный (ст. 327.1 ТК РФ). Истечение патента не делает его срочным.

Обязательные реквизиты в договоре:

• серия, номер, дата выдачи, срок действия, орган выдачи;
• условие о работе в регионе действия патента;
• реквизиты миграционной карты и учета;
• ИНН иностранца.

Дополнительно:

• иностранец должен быть совершеннолетним на дату подписания;
• договор составляется на русском языке;
• после подписания издается приказ о приеме (Т-1 или свободная форма).

Обязанность работника: в течение 2 месяцев с даты выдачи патента подать в МВД копию трудового договора. В противном случае патент аннулируют. За работодателем это действие не закреплено.

Шаг 6. Уведомить МВД о заключении трудового договора

Не позднее 3 рабочих дней с даты подписания договора (п. 8 ст. 13 Федерального закона № 115-ФЗ).

Форма уведомления изменена (приказ МВД от 12.05.2026 № 290 (приложение № 7).

Что нового в форме № 7:

• добавлено поле «Пол» (М/Ж);
• указывается срок действия договора или отметка о бессрочности;
• к уведомлению прилагается отдельное согласие на обработку персданных от лица, направляющего уведомление (согласие иностранного гражданина не требуется). Это требование введено в связи с Федеральным законом от 24.06.2025 № 156-ФЗ;
• заполнение только на русском языке, без исправлений и сокращений.

Способы подачи: лично в МВД, через МФЦ, заказным письмом с уведомлением, через «Госуслуги» (при наличии УКЭП). Уведомление подается на каждого работника отдельно.

Штрафы за неподачу или просрочку (ч. 3 ст. 18.15 КоАП РФ):

Шаг 7. Подать ЕФС-1 в СФР

Подается форма ЕФС-1, подраздел 1.1, мероприятие «ПРИЕМ» не позднее следующего рабочего дня после даты приема.

Шаг 8. Поставить на миграционный учет

В течение 7 рабочих дней со дня прибытия иностранца в место пребывания (п. 2 ч. 3 ст. 20 Федерального закона № 109-ФЗ).

Обязанность работодателя возникает, если:

• иностранец проживает в помещении, принадлежащем работодателю;
• жилье арендуется работодателем для сотрудника.

Документы для уведомления о прибытии: загранпаспорт, миграционная карта, патент с чеком об оплате, копия трудового договора, адрес прежней регистрации.

Штраф по ст. 18.9 КоАП РФ:

• должностное лицо — 40 000 – 50 000 руб.;
• организация / ИП — 400 000 – 500 000 руб.

Шаг 9. Настроить уменьшение НДФЛ на авансовые платежи

Иностранец на патенте облагается НДФЛ по ставкам 13–22% в зависимости от дохода (п. 3.1 ст. 224 НК РФ). Работодатель вправе уменьшить удерживаемый налог на фиксированные авансовые платежи, уплаченные работником (п. 1 ст. 227.1 НК РФ). Это относится именно к НДФЛ физического лица, а не к патентной системе налогообложения для ИП.

Для зачета необходимы:

1. Заявление работника в свободной форме с просьбой об уменьшении НДФЛ на авансы по патенту.
2. Копии чеков об оплате.
3. Уведомление из ФНС: работодатель подает заявление по форме КНД 1110055, ответ приходит в течение 10 рабочих дней (форма КНД 1125023). Без уведомления зачет невозможен.

Особенности 2026 года:

• уведомление выдается на один налоговый период (год). На 2026 год требуется новое, даже если патент переходящий;
• уменьшать НДФЛ в течение года может только один работодатель (по выбору работника);
• при задержке уведомления — перерасчет с начала года;
• если авансы превысили НДФЛ, остаток не переносится и через работодателя не возвращается (возможен возврат по декларации 3-НДФЛ).

Стоимость патента в месяц = 1200 руб. × 2,842 (коэффициент-дефлятор на 2026 год, приказ Минэкономразвития № 734 от 06.11.2025) × региональный коэффициент.

Шаг 10. Настроить регулярный контроль

Автор. Е. Грицак

Бухгалтерия.ру