Потерянный счет-фактура

Порядок записей в Книге покупок...

Если в счете-фактуре сделана ошибка, причем неважно, в какой строке (ИНН продавца или покупателя, адрес, номер платежного документа), регистрировать ее в Книге покупок нельзя. Если вы уже сделали это – то необходимо провести соответствующую запись в дополнительном листе к этой книге.

Все реквизиты, которые должен содержать счет-фактура, перечислены в пунктах 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса. Правила составления этих документов предусматривают, что неправильное заполнение влечет за собой невозможность регистрации (п. 14).

Итак, если бухгалтер выявил ошибку в счете-фактуре, то в него необходимо внести исправления в порядке, предусмотренном пунктом 29 правил. Это значит, что поправки должны быть заверены подписью руководителя и печатью продавца. Причем обязательно должна стоять дата внесения корректировки.

Налоговики в письме делают акцент на том, что, пока вы не приведете счет-фактуру в соответствие с законодательством, зарегистрировать ее в Книге покупок будет нельзя. А когда бухгалтер внесет все исправления, фирма спокойно может получить вычет по правильному документу. Порядок, установленный пунктом 7 правил, гласит, что запись об аннулировании счета-фактуры «с дефектом» необходимо сделать в дополнительном листе к Книге покупок в том налоговом периоде, в котором этот документ был зарегистрирован изначально, то есть до внесения в него исправлений. Контролеры обращают внимание бухгалтеров на то, что указанные дополнительные листы – это неотъемлемая часть книги.

...для неправильных счетов-фактур

Дополнительный лист должен заполняться в соответствии с приложением № 4 к правилам. В строке «Всего» листа за налоговый период (месяц или квартал), в котором был зарегистрирован правильный документ, необходимо подвести итоги по графам 7, 8а, 8б, 9а, 9б, 10, 11а, 11б и 12. При этом нужно из сумм по строке «Итого» вычесть показатели тех счетов-фактур, записи по которым будут аннулированы. Сумму из строки «Всего» нужно использовать при внесении изменений в декларацию по НДС.

Контролеры напоминают, что, если сумма налога за прошлый налоговый период была занижена, необходимо подать уточненную декларацию. Такой порядок предусмотрен пунктом 1 статьи 81 Налогового кодекса. Представить ее нужно за тот период, когда была допущена ошибка и внесены изменения в Книгу покупок.

В случае ошибочной регистрации документа в книге, ФНС рекомендует придерживаться такого же порядка исправления записей. То есть, если бухгалтер просто невнимательно заполнял Книгу покупок и допустил неточность, он должен соблюсти полную процедуру внесения изменений, предусмотренную для счетов-фактур с исправлениями.

Если счет-фактура не зарегистрирован

Предположим: бухгалтер фирмы–покупателя в текущем налоговом периоде обнаружил, что не внес запись в Книгу покупок по счету-фактуре, полученном в прошлом квартале. При этом ему нужно учитывать следующее. Фирма имеет право на вычет

налога на основании счета-фактуры и соответствующего первичного документа. Если в предыдущем налоговом периоде к вычету были заявлены не все суммы, на которые компания имеет право, бухгалтер может подать уточненную декларацию. В ней необходимо будет отразить полную сумму, поставленную к вычету.

Кроме того, для того чтобы налог в корректирующей декларации совпадал с суммой, указанной в итоговых графах Книги покупок за соответствующий налоговый период, следует внести изменения в книгу. Их ФНС рекомендует отражать в дополнительном листе к указанной книге. Опять же – за тот период, в котором бухгалтер корректирует сумму налога. После соблюдения этой процедуры нужно к итоговым показателям дополнительного листа прибавить показатели зарегистрированных счетов-фактур.

Корректировка Книги продаж

Согласно пункту 16 правил, если в Книгу покупок вносят изменения, их нужно отразить в дополнительном листе к этой книге за тот налоговый период, в котором был зарегистрирован счет-фактура до внесения в него изменений. То есть порядок корректировки записей не отличается от Книги покупок. Дополнительные листы к этой книге также являются ее неотъемлемой частью, напоминают налоговики.

Изменения вносят согласно приложению № 5 к правилам. В строке дополнительного листа, которая подлежит аннулированию, записывают данные по счету-фактуре до внесения в него изменений. В следующей строке регистрируют уже исправленный документ.

В строке «Всего» дополнительного листа Книги продаж того налогового периода, в котором изначально был зарегистрирован счет-фактура, нужно подвести итоги по графам 4, 5а, 5б, 6а, 6б, 7, 8а, 8б и 9. При этом из показателей строки «Итого» необходимо вычесть суммы, указанные в аннулированных счетах-фактурах, и к полученному налогу прибавить показатели вновь зарегистрированных документов с исправлениями. Сумму налога из строки «Всего» нужно использовать для внесения изменений в декларацию по НДС того периода, в котором обнаружена ошибка.

Если же бухгалтер в прошлом налоговом периоде не зарегистрировал счет-фактуру в Книге продаж, ему необходимо отразить ее в дополнительном листе к этой книге. При этом нужно налог из этого документа прибавить к показателям строки «Итого». Если налоговая база изменилась, то фирма обязана представить корректирующую декларацию за тот налоговый период, в котором внесены изменения по Книге продаж.

Федеральная налоговая служба сообщила, что свое письмо она согласовала с финансистами (пи-сьмо Минфина от 18 августа 2006 г. № 03-04-15/159).

Бумага все стерпит

Надо отметить, что незадолго до рассмотренного письма Минфин уже выпустил несколько разъяснений, рассматривающих правила заполнения счетов-фактур. В частности, документ от 7 августа 2006 г. № 03-04-09/15 посвящен порядку отражения в них адресов покупателя и продавца. Авторы письма указывают, что фактический адрес может быть внесен в счет-фактуру, но только в том случае, если он прописан в учредительных документах фирмы.

Письмо от 26 июля 2006 г. № 03-04-11/127 поясняет, кто должен подписывать счет-фактуру. На документе должна стоять подпись руководителя фирмы и главного бухгалтера. Но Закон «О бухгалтерском учете» дает право директору передоверить свою подпись, например, менеджеру. Также возможны случаи, когда в компании руководитель выполняет одновременно и функции главбуха. Тогда одной его подписи достаточно.

Если счет подписывает индивидуальный предприниматель, он должен указать реквизиты свидетельства о государственной регистрации. Если у предпринимателя учет ведет бухгалтер, то последний подписывать счет-фактуру не должен. Достаточно автографа самого бизнесмена.

Для правильного заполнения строк 3 и 4 счета-фактуры можно руководствоваться письмом Минфина от 10 августа 2005 г. № 03-04-11/202. В нем указано, что под грузоотправителем (грузополучателем) следует понимать организацию (ее структурное подразделение) или индивидуального предпринимателя, со склада (на склад) которых фактически происходит отгрузка (приемка) товаров.

Если порядок заполнения счета-фактуры нарушен – это может привести к судебному разбирательству с налоговиками. Но при спорах о правильности заполнения строк 3, 4 суды, как правило, встают на сторону фирм. Например, Федеральный арбитражный суд Московского округа в постановлении от 16 января 2006 г. № КА-А40/13489-05 пояснил, что неуказание в счетах-фактурах адреса грузоотправителя или грузополучателя не служит основанием для отказа в возмещении НДС. Это может быть связано со следующим: грузоотправитель является одновременно продавцом, а грузополучатель – покупателем. То есть данные в счете-фактуре по строкам 3, 4 и строкам 2, 2а и 6, 6а дублируют друг друга.

Е. Антипова