Пошаговая инструкция для оформления командировки в 2022 году

Шаг 1. Проверьте, можно ли работника отправить в командировку

Вы не можете направить в командировку:

• беременных женщин;

• работников младше 18 лет (за исключением творческих работников средств массовой информации, театров и т. п., а также профессиональных спортсменов).

Допускается направление в командировку с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им медицинскими рекомендациями (ст. 259 ТК РФ):

• женщин, имеющих детей в возрасте до 3-х лет;

• работникам, имеющим детей-инвалидов;

• работникам, осуществляющим уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;

• матерям и отцам, воспитывающим без супруга (супруги) детей в возрасте до 14 лет, опекунам детей указанного возраста;

• родителю, имеющему ребенка в возрасте до 14 лет, в случае, если другой родитель работает вахтовым методом;

• работникам, имеющим трех и более детей в возрасте до 18 лет, в период до достижения младшим из детей возраста 14 лет.

Эти работники должны быть в письменной форме ознакомлены со своим правом отказаться от служебной командировки.

Отдельно выделим работников-инвалидов. Направить их в служебные командировки допускается также только с их письменного согласия и при условии, если это не запрещено им по состоянию здоровья. Так установлено частью 2 статьи 167 Трудового кодекса (данная часть статьи введена Федеральным законом от 19 ноября 2021 года № 372-ФЗ).

Шаг 2. Оформите приказ на командировку

Чтобы направить работника в командировку, оформите приказ.

В приказе обязательно указывают:

• фамилию, имя, отчество командируемого сотрудника;

• его профессию (должность);

• структурное подразделение, где он работает;

• цель, время и место командировки.

Оформить приказ можно по утвержденной форме или издать на самостоятельно разработанном и утвержденном бланке.

Шаг 3. Оплатите командировку

Размеры суточных в 2022 году:

• для командировок по России - 700 руб. в день.

• для командировок за рубеж - 2 500 руб. в день.

Организация вправе увеличить размер суточных своим внутренним приказом. Более того, суточные могут быть разными для разных должностей, для разных городов России и для разных стран и т. п.

Если вы платите суточные сверх установленного размера, с суммы превышения нужно заплатить НДФЛ и страховые взносы (кроме взносов на травматизм).

Помимо суточных, командированному сотруднику оплачивают:

• расходы по найму жилого помещения;

• расходы по проезду к месту командировки и обратно;

• другие расходы (например, оплата услуг связи или почты), произведенные с разрешения или ведома работодателя.

На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс.

Шаг 4. Заполните табель учета рабочего времени

День отъезда в командировку отметьте в табеле учета рабочего времени (формы № Т-12 и Т-13). День в командировке обозначается кодом «К» или цифрами «06».

Количество отработанных часов указывать не нужно.

Шаг 5. Получите от работника отчет по командировке

Отчет по командировке содержит:

• авансовый отчет;
• документы, подтверждающие расходы на проживание;
• документы, подтверждающие расходы на проезд;
• документы, подтверждающие иные расходы.

Пример заполнения авансового отчета по форме № АО-1.

Шаг 6. Перерасчет командировочных на основании авансового отчета

На основании полученных от работника подтверждающих документов после его возвращения из служебной командировки работодатель обязан возместить ему все расходы, понесенные в связи с поездкой.

То есть если сотрудник обоснованно израсходовал деньги на большую сумму по сравнению с полученной под отчет, то сумма перерасхода возмещается ему. Неизрасходованные суммы он обязан вернуть в кассу работодателя.