Порядок выдачи работнику трудовой книжки или выписки из нее

Право на получение заверенной копии трудовой книжки

Право на получение работниками документов, касающихся их трудовой деятельности, предусмотрено п. 1 ст. 62 ТК РФ. Пока работник числится в штате организации его трудовая книжка в большинстве случаев хранится у работодателя (есть и исключения, например, если работник - совместитель, и его трудовая книжка хранится по основному месту работы).

Значит, при необходимости работодатель обязан выдать работнику оригинал или заверенную копию трудовой книжки.

Оригинал или копия: что именно нужно выдавать?

Из ст. 62 ТК РФ следует, что работнику могут быть выданы:

•  оригинал трудовой книжки - если речь идет об обязательном социальном страховании (обеспечении) работника;
•  выписка из трудовой книжки.

То и другое работодатель обязан выдать только в том случае, если трудовая книжка на работника ведется. Если не ведется, то, соответственно, и выдавать нечего.

Основания для выдачи трудовой книжки

Работодатель обязан выдать работнику трудовую или выписку из нее при наличии письменного заявления самого работника. Это заявление и является единственным условием, при соблюдении которого у работодателя появляется обязанность выдать документ.

Срок выдачи трудовой книжки

Все той же ст. 62 ТК РФ определено, что выдача трудовой книжки, выписки из нее, а также иных документов, связанных с трудовой деятельностью работника, производится в срок до трех рабочих дней с момента поступления письменного заявления от работника.

Как заверить выписку из трудовой книжки?

Приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 № 320н установлен порядок ведения и хранения трудовых книжек, однако точного ответа на вопрос о том, как правильно заверить выписку из трудовой, этот порядок не дает.

Представляется, что при решении данного вопроса следует руководствоваться приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, утвердившим ГОСТ Р 7.0.97-2016, в котором сказано, среди прочего, как оформлять организационно-распорядительные документы.

Трудовая книжка тоже относится к таким документам, поэтому в данном случае и возможно применение указанного ГОСТа.

В соответствии с п. 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Такая отметка проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Кроме того, в ГОСТе имеется распоряжение на случай, если копия выдается для представления в другую организацию. В этом случае отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле №  ... за ... год») и заверяется печатью организации. Номер дела в его год, в котором хранится трудовая, нужно указывать только в том случае, если трудовая хранится в таком деле. Если же она хранится отдельно от других документов, это требование автоматически отпадает.

Если выписка из копии получилась многостраничной, ее нужно прошить и пронумеровать, приклеив с обратной стороны на место сшива листочек с указанием общего количества страниц и подписи сотрудника, который ответственен за выдачу документа.

Если многостраничная выписка скрепляется обычным степлером, то ставить подпись, удостоверяющую содержание выписки, придется на каждой страничке.

Как выдать работнику трудовую книжку или выписку из нее?

Выдавать трудовую книжку или выписку из нее нужно под подпись работника и с указанием даты получения им запрошенных документов.

Описанные правила выдачи выписки из трудовой книжки касаются и тех случаев, когда на работника ведется электронная трудовая, но он попросил предоставить ему бумажную выписку.