Подводные камни аутсорсинга

Сразу заметим, что аутсорсинг — отнюдь не панацея для всех предприятий, и то, что хорошо для одних, необязательно хорошо для других. В чем же заключается выгода для компании-заказчика, и какими отрицательными сторонами может обернуться сотрудничество с аутсорсинговой фирмой?

Стоит ли «покупать» услуги?

Дело в том, что при переходе в ранг потребителя аутсорсинговых услуг, организация может сосредоточить все имеющиеся ресурсы на основном бизнесе. Это связано с тем, что договор аутсорсинга заключается именно по непрофильным направлениям деятельности заказчика.

Есть и еще один плюс в финансовой части вопроса — передача определенных внутрифирменных функций на аутсорсинг позволяет сократить издержки, так как в большинстве случаев услуги фирмы-аутсорсера стоят дешевле, чем содержание собственного персонала соответствующей квалификации.

Однако все ли так безоблачно, как кажется на первый взгляд? Не обернется ли кажущаяся экономия еще большими потерями? И как от этого застраховаться?

Так, передать свои бухгалтерские функции целесообразнее небольшим фирмам: тем, которые только начинают свой деловой путь, либо тем, чья деятельность традиционно не является сложной для бухучета или налогообложения. К числу последних относятся, например, фирмы-арендодатели, «упрощенцы» и все те, чей деловой цикл состоит из ограниченного числа повторяющихся, однообразных хозяйственных операций.

И совсем другое дело, если фирма занимается строительством, производством или другой деятельностью, учет в которой считается специфическим и довольно непростым. Здесь лучше привлечь узкоспециализированные кадры.

Заключаем договор

Заметим, что договор аутсорсинга нормами законодательства не предусмотрен. В связи с этим, на практике возникают сложности при его применении.

Договор по предоставлению персонала (договор аутсорсинга) является непоименованным и может быть заключен в соответствии с пунктами 2, 3 статьи 421 Гражданского кодекса.

Однако фирма вправе при расчете налоговой базы по налогу на прибыль относить к прочим расходам расходы по оплате услуг по предоставлению персонала или расходы на услуги по ведению бухгалтерского учета, оказываемые сторонними организациями или индивидуальными предпринимателями (подп. 36 п. 1 ст. 264 НК РФ). Абзац 5 подпункта 4 пункта 1 статьи 148 Налогового кодекса предусматривает правило определения места оказания услуг.

Недостатки аутсорсинга

Основные недостатки передачи бухгалтерии на аутсорсинг следующие:

Возможная утечка данных. Имеется определенный риск, связанный с передачей информации о финансово-хозяйственной деятельности фирмы сторонним заинтересованным лицам. И хотя на самом деле, вопросы, касающиеся утечки информации из фирмы- заказчика либо к конкурентам, либо в налоговые органы сегодня скорее редкость, тем не менее, нельзя утверждать, что такого не произойдет. Предугадать то, каков будет моральный облик человека, имеющего доступ к бухгалтерским данным, практически невозможно.

Отсутствие оперативности. При передаче «на сторону» всего цикла бухгалтерского документооборота есть риск потерять оперативность финансовой информации. В этом случае фирме лучше иметь в штате сотрудника, который будет отвечать именно за оперативный финансовый учет, например, отслеживать остатки по расчетным счетам, взаиморасчеты с контрагентами.

Хотя некоторые фирмы включают в аутсорсинговый договор пункт о том, что акты сверки с клиентами и поставщиками фирма-исполнитель периодически предоставляет. Неплохо также включить и аналогичный пункт о периодической сверке расчетов с налоговой инспекцией.

Формальное исполнение обязанностей. Отчетность, подготовленная аутсорсером, – лишь формальное исполнение обязательств перед налоговой инспекцией, в то время как изначально перед бухгалтерским учетом ставятся другие задачи. Так, в текущем режиме бухгалтер должен проверять законность хозяйственных операций, осуществлять контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Аутсорсинговые компании не всегда это делают.

Кроме того, поверхностные знания специфики деятельности предприятия, тонкостей той или иной хозяйственной операции приводит к неверной классификации доходов и расходов, что отражается на достоверности отчета о прибылях и убытках.

Низкое качество подготовки «первички». Здесь опять-таки необходима высокая степень понимания совершаемых предприятием хозяйственных операций: один и тот же документ можно по-разному квалифицировать и отразить в бухгалтерском учете.

При заключении договора с аутсорсинговой фирмой, особое внимание следует уделить тому разделу, который регламентирует ответственность сторон.

Для фирмы-заказчика наилучшим вариантом станет такая формулировка, которая предусматривает ответственность аутсорсинговой фирмы в форме компенсации всех штрафов, пеней и иных налоговых последствий, возникших по вине исполнителя.

В таком случае особое внимание следует уделить вопросу документооборота между заказчиком и исполнителем, то есть с подписанием всех актов на приемку и передачу первичной документации, отчетности и других сопутствующих документов. Иначе доказать, что вина лежит именно на исполнителе, будет весьма проблематично.

Распределяем обязанности

Рассмотрим еще один немаловажный момент, связанный с учетом расходов на аутсорсинг. Дело в том, что налоговые органы не позволяют уменьшать прибыль на затраты, связанные с передачей каких-либо функций на сторону, если в штате компании есть сотрудник, отвечающий за них. К примеру, аналогичный вывод сделан в письме Минфина России от 5 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/222.

Избежать подобных проблем можно, если подробно расписать должностные обязанности штатных бухгалтеров и функции аутсорсинговой компании: пересекаться они не должны.

Услуги по душе

В любом случае выбрать подходящую аутсорсинговую фирму не так уж просто. Большую роль при этом играют рекомендации знакомых или коллег по бизнесу. Но если порекомендовать такую фирму некому, следует учесть такие моменты.

Лицензированию этот вид бизнеса не подлежит, и, следовательно, заниматься им могут любые фирмы с соответствующим штатом. Поэтому нелишним будет поинтересоваться тем, какой квалификацией обладают сотрудники, которые будут заниматься ведением учета.

Так, обычно фирмы, занимающиеся аутсорсингом, делятся на два типа. В одних бухгалтерский учет каждого клиента ведет один квалифицированный специалист. В других — над учетом организации работает целая команда: бухгалтер-эксперт сводит отчетность, его помощники занимаются обработкой первичной документации.

Фирму-заказчика же должна интересовать квалификация человека, который будет сводить отчет в единое целое. Желательно узнать, есть ли текучка кадров в аутсорсинговой фирме. Ведь при ее выборе, главное — получить стабильные и квалифицированные кадры.

В. Миргазизов, генеральный директор ООО «ВВ-Аудит»