Подписка: экономим время и деньги

В соответствии с Гражданским кодексом (ст. 454 ГК РФ) договор подписки классифицируется как договор купли-продажи. Он может быть оформлен на саму организацию или на сотрудника с последующей компенсацией понесенных расходов. Причем подписка, оформленная на сотрудника, может обойтись организации гораздо дешевле. Также важны цели приобретения издания. От перечисленных условий зависит порядок учета таких расходов.

Обратимся к ПБУ

Периодика, приобретаемая в рамках производственной деятельности, быстро устаревает. А значит, не соответствует требованиям пункта 4 ПБУ 6/01, которое позволяет отнести ее в состав основных средств. Для таких изданий в учетной политике целесообразно установить срок полезного использования менее года. Тогда они будут учитываться в составе материально-производственных запасов.

Что же касается книг и брошюр, то они обычно используются в производственной деятельности больше года и редко стоят дороже 20 000 рублей. Такие печатные издания организации могут учитывать в составе материально-производственных запасов (п. 5 ПБУ 6/01).

Для обеспечения сохранности таких изданий в организации должен быть контроль за их движением: разработаны первичные документы по учету, назначен ответственный за хранение, с которым будет заключен договор о материальной ответственности. Например, можно вести книгу по учету литературы. Специальной формы для нее не предусмотрено. Поэтому этот документ может выглядеть так:

Если подписка оформлена на сотрудника, то получение экземпляров таких изданий в учете организации не отражается. При этом сотруднику выплачивается компенсация за использование личных печатных изданий в служебных целях. Суммы компенсаций будут учитываться в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99).

Обычно, оплачивая подписку в одном отчетном периоде, само подписное издание мы получаем в другом. По сути, мы делаем предоплату, которая, согласно пункту 3 ПБУ 10/99, не учитывается в расходах в целях бухучета. Поэтому уплаченные суммы отражаются как выданные авансы. Если подписка на печатные издания не связана с производственной деятельностью, то такие затраты, включая НДС, учитываются в бухучете в составе внереализационных расходов (п. 12 ПБУ 10/99).

Считаем налоги

Расходы на приобретение изданий, которые не относятся к нормативно-технической и иной литературе, используемой для работы фирмой, не учитываются при расчете налога на прибыль (п. 29 ст. 270 НК РФ). В этом случае они не связаны с получением дохода. Значит, в полном объеме осуществляются за счет собственных средств подписчика.

Иная ситуация складывается в отношении печатных изданий, которые необходимы для деятельности фирмы. Расходы на их приобретение в полном объеме учитываются в составе расходов, уменьшающих налоговую прибыль (ст. 252 НК РФ). При этом организация может оформить подписку на несколько изданий по одной тематике (письмо Минфина России от 23 мая 2005 г. № 03-03-01-04/1/279).

Печатные издания не подлежат амортизации. Поэтому затраты на их приобретение обычно включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 6 п. 2 ст. 256 НК РФ). Причем включение в прочие расходы происходит в момент приобретения и в полной сумме (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Отметим, что такого же мнения придерживается и Минфин (письмо от 26 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/443).

При методе начисления расходы учитываются в том периоде, в котором они возникают, исходя из условий сделки (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). При кассовом методе расходы, согласно статье 273 Налогового кодекса, признаются после их фактической оплаты. Что же касается подписки, оплаченной авансом, то она не признается расходом (ст. 252 НК РФ). Таким образом, затраты на нее будут включаться в состав прочих расходов по факту получения очередного номера печатного издания.

Если вы на «упрощенке»

Перечень расходов, позволяющий уменьшить единый налог при «упрощенке», установлен статьей 346.16 Налогового кодекса и носит закрытый характер. При этом расходы на подписку в нем явно отсутствуют. Поэтому чиновники неустанно говорят о невозможности их учета в составе расходов. Примером тому служат письма Минфина России от 14 февраля 2005 г. № 03-03-02-04/1/40, от 11 октября 2004 г. № 03-03-02-04/1/22 и от 29 октября 2004 г. № 03-06-05-04/40 и письмо УФНС по г. Москве от 1 декабря 2004 г. № 21-09/77274.

Отметим, что среди практиков и независимых экспертов нет единого мнения по этому вопросу. Одни считают, что подобные затраты можно учесть в составе расходов на приобретение основных средств, другие предлагают включать их в состав материальных расходов или расходов на оплату труда. На наш взгляд, целесообразнее использовать последний метод учета. И вот почему. Во-первых, печатные издания не признаются основными средствами (п. 4 ст. 346.16 НК РФ) и, следовательно, не могут учитываться в составе расходов на их приобретение (п. 2, 3 ст. 346.16 НК РФ). Во-вторых, право учитывать расходы на печатные издания в составе материальных затрат в соответствии со статьей 254 Налогового кодекса (подп. 5 п. 1, 2 ст. 346.16 НК РФ) имеют лишь те «упрощенцы», у которых эти издания прямо участвуют в производстве продукции. А таких немного.

Что же касается третьего варианта, он вполне имеет право на жизнь при соответствующем документальном оформлении. Так, в договор с сотрудником включаются условия о порядке и размере выплат ему компенсации за использование его личного имущества. Об этом сказано в статье 188 Трудового кодекса. В данном случае – печатных изданий производственного характера, приобретаемых им самостоятельно, в том числе по подписке и используемых в интересах работодателя. Это позволит включить сумму выплачиваемой сотруднику компенсации в состав расходов на оплату труда (подп. 6 п. 1, 2 ст. 346.16, п. 25 ст. 255 НК РФ), избежать необходимости уплаты с сумм данной компенсации НДФЛ, ЕСН, а, следовательно, и взносов в Пенсионный фонд. Аналогичную ситуацию рассмотрел Минфин (письмо от 2 марта 2006 г. № 03-05-01-04/43).

ЗАО «Спутник»
Книга учета изданий, поступивших в январе 2005 года

№ п/п	1	1	2	3	...
Дата поступления	2	10 января 2005 г.	20 января 2005 г.	31 января 2005 г.
Наименование издания	3	Брошюра «Дебет-Кредит»	Книга «Учет имущества»	Книга «Зарплата и налоги»
Стоимость (без НДС), руб.	4	300	350	500
Дата выбытия	5	9 июня 2006 г	16 июня 2006 г.
Причина выбытия	6	Изменения законодательства	Изменения законодательства

О. Светлова, налоговый консультант