Подотчетные деньги без документов облагаются страховыми взносами

Как правильно выдать деньги под отчет

Чтобы выдать деньги под отчет, нужно составить приказ. В нем укажите Ф.И.О., суммы наличных денег и срок, на который выдаете деньги. Приказ оформлять не потребуется, если есть заявление подотчетного лица о выдаче денег под отчет, подписанное руководителем.

Приказ об утверждении списка подотчетных лиц, которые вправе получать деньги от фирмы на ее нужды, издавать вы не обязаны, но можете его издать по своему желанию.

На выдачу подотчетных сумм оформите расходный кассовый ордер.

О расходовании полученных сумм подотчетное лицо обязано отчитаться, предоставив авансовый отчет. 

Срок представления авансового отчета теперь устанавливает руководитель. Требование о необходимости отчитаться по израсходованным подотчетным суммам в течение 3-х дневного срока, отменено. Исключение – срок отчета по командировке. Авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах нужно по-прежнему представлять в течение 3-х рабочих дней после возвращения.

Что грозит работнику, который не отчитался по подотчетным суммам

Налоговики установили, что фирма выдавала деньги сотрудникам, не оформляя приказы и заявления, которые подтверждали использование подотчетных сумм на хозяйственные нужды организации. Кроме того, работники не всегда представляли авансовые отчеты по ним.

В тех же авансовых отчетах, которые проверили налоговики, нашли нарушения. На лицевой стороне отчета, выданные и перечисленные суммы в графах «Получено из кассы» и «Перечислено на банковскую карту» не были заполнены. Остатки денежных средств в большинстве авансовых отчетах отсутствовали или их переносили в следующий авансовый отчет в завышенной, либо в заниженной сумме.

Если подотчетные суммы не были потрачены на оплату расходов организации и при этом остались в распоряжении работника, у организации возникает необходимость удержать НДФЛ.

Но, как указали налоговики, установившие нарушения при выдаче подотчетных средств, денежные средства, выданные работникам без оформления приказов и заявлений, облагаются еще и страховыми взносами.

Поэтому, организации предписали удержать НДФЛ и доначислили страховые взносы. И суды всех инстанций с решением ИФНС согласились. Верховный суд не стал пересматривать их решения.

В определении от 11.02.2021 № 307-ЭС20-23792 Верховный Суд пришел к выводу: если у фирмы нет документов, подтверждающих расходование сотрудником принятых под отчет денежных средств, они признаются его доходом, с которого организация обязана исчислить и удержать НДФЛ, а также уплатить страховые взносы.