Почему не совпадают строки 140 и 160 в расчете 6-НДФЛ?

Порядок заполнения расчета 6-НДФЛ утвержден приказом ФНС от 15.10.2022 № ЕД-7-11/753@.

Строка 160 относится к разделу 2 расчета 6-НДФЛ. В ней указывают обобщенные по всем работникам данные по удержанному НДФЛ по определенной ставке (п. 4.1. Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ) нарастающим итогом с начала календарного года (п. 4.3. Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ).

Если «разложить» по периодам, в расчете 6-НДФЛ в строке 160 «Сумма налога удержанная» отражается удержанный НДФЛ:

• I квартал года — за период с 01.01 по 31.03;
• полугодие года — за период с 01.01 по 30.06;
• девять месяцев года — за период с 01.01 по 30.09;
• год — за период с 01.01 по 31.12.

Обратите внимание, согласно контрольному соотношению, строка 160 по определенной ставке налога должна быть равна сумме строк 020 (за первый квартал, полугодие, девять месяцев и год).

Это контрольное соотношение применяется только к годовому 6-НДФЛ за 2023 год. В квартальных 6-НДФЛ строки 160 и 020 могут не совпадать.

В строке 140 «Сумма налога исчисленная» отражают обобщенную по всем работникам сумму исчисленного НДФЛ нарастающим итогом с начала года.

НДФЛ исчисленный рассчитывается по формуле: Доход работника – налоговые вычеты × Ставка НДФЛ

Итак,

• по строке 160 отражают НДФЛ удержанный,
• по строке 140 – НДФЛ исчисленный.

Даты расчета налога и его удержания могут не совпадают, соответственно цифры по строкам 140 и 160 будут разными.

Ситуации, когда строки 160 и 140 совпадать не будут

Во-первых, данные не совпадут, если заработная плата работнику фактически не была выплачена в отчетный период.

Во-вторых, причиной расхождения строк 140 и 160 в 6-НДФЛ в 2023 году может быть возврат или зачет излишне удержанного налога. Например, когда работнику предоставили имущественный вычет в середине года.

В-третьих, строки 160 и 140 не совпадут, если работнику выдана зарплата в натуральной форме. Тогда исчисленный НДФЛ должен быть учтен в поле 140 в периоде выдачи зарплаты, а удержанный налог – в поле 160 в периоде, когда выплачен доход в денежной форме (ближайшая выплата).

В-четвертых, расхождения по строкам 140 и 160 появятся, если командировочные выплачены сверх лимита и нет документов, подтверждающих расход. В таком случае НДФЛ должен быть исчислен в последний день месяца утверждения авансового отчета, а удержан в день выплаты зарплаты за месяц, в котором утвержден авансовый отчет.

В-пятых, данные строк 140 и 160 будут разными, если иностранный работник в течение отчетного периода стал налоговым резидентом РФ. Так часто происходит в отношении работающих в РФ граждан Казахстана, Узбекистана и др.