По какой форме выдавать работникам справку о доходах (2-НДФЛ) и как ее заполнить

Работодатель обязан выдать справку в течение 3 рабочих дней с даты получения письменного заявления от работника. При увольнении справку необходимо выдать в день увольнения вместе с трудовой книжкой и другими документами.

Какая форма действует в 2026 году?

В 2026 году для выдачи справки работнику используется форма, утвержденная Приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@ (в редакции приказа от 09.01.2024 № ЕД-7-11/1@).

Для сотрудников нужно применять форму из Приложения № 4 к этому приказу.

Для сдачи в ИФНС те же сведения входят в состав годового расчета 6-НДФЛ. Отдельно в налоговую справку сдавать не нужно.

ИФНС о способах подтверждения полученного дохода

Как заполнить справку о доходах

Справку заполняют на основании сведений, отраженных в регистрах налогового учета по НДФЛ.

Справка о доходах работника содержит 6 разделов:

1. сведения о налоговом агенте;
2. сведения о физическом лице - получателе дохода;
3. доходы, облагаемые по ставке .....%;
4. стандартные, социальные и имущественные налоговые вычеты;
5. общую сумму дохода и сумму налога;
6. сумму дохода, с которого не удержан налог налоговым агентом, и сумма неудержанного налога.

В разделе 1 заполняют сведения о налоговом агенте: его наименование, ИНН, КПП, код по ОКТМО.

В разделе 2 указывают данные о физическом лице: ИНН, Ф.И.О., статус налогоплательщика, дату рождения, гражданство и сведения о документе, подтверждающем личность.

В поле «Статус налогоплательщика» указывается код согласно приложению № 5 порядка, утвержденного Приказом ФНС РФ от 19 сентября 2023 г. № ЕД-7-11/649@. Для резидентов – код 1, для нерезидентов – код 2.

Код вида документа, удостоверяющего личность, нужно взять из приложения 6 к порядку, утвержденному приказом ФНС РФ от 19 сентября 2023 г. № ЕД-7-11/649@. Например, для паспорта гражданина РФ – код 21. Серию и номер документа указывайте без знака «№».

В разделе 3 заполняют информацию о доходах, выплаченных физлицу помесячно с кодами доходов. Также дополнительно нужно отразить сумму предоставленных вычетов. Коды выплат и вычетов утверждены приказом ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387@.

В разделе 4 справки отражают коды и суммы трех типов вычетов, которые налоговый агент предоставлял физическому лицу: стандартные, социальные и имущественные вычеты. Если вычеты не предоставлялись, то поля «Код вычета» и «Сумма вычета» не заполняются. Дополнительные поля в этом разделе не предусмотрены.

Данные коды утверждены приказом ФНС России от 10 сентября 2015 года № ММВ-7-11/387@ в ред. приказов ФНС России от 18 октября 2024 N ЕД-7-11/877@ и от 1 сентября 2025 г. № ЕД-7-11/757@.

Раздел 5 – это общий раздел. В этой части справки заполняют:

1) общую сумму дохода;

2) налоговую базу;

3) исчисленный и удержанный налог;

4) фиксированные авансовые платежи по НДФЛ;

5) сумму налога на прибыль для зачета;

6) налог, уплаченный в другой стране;

7) излишне удержанный НДФЛ.

Раздел 6 предназначен для отражения неудержанных сумм НДФЛ. Например, когда доход получен в натуральной форме. В разделе заполняют сумму дохода и неудержанный налог.

Бератор