Плюсы и минусы факсимиле

Но, к сожалению, ставить на документах клише не всегда правомерно.

Факсимиле представляет собой клише, которое воспроизводит личную подпись. С помощью него можно оптимизировать документооборот. Руководитель должен заранее составить инструкцию и указать в ней работника, ответственного за хранение этой печати, а также сотрудников, которые имеют право ставить факсимиле руководителя на документы. Кроме того, не на всех бумагах допустимо ставить клише вместо подписи.

Заключаем сделку

На соглашении между контрагентами должны быть собственноручные подписи, поскольку законодатели прямо указывают на это (п. 1 ст. 160 ГК). Но предположим, директор фирмы не мог присутствовать лично при заключении сделки. Вместо этого он разрешил поставить на договоре факсимиле. Такой вариант подписания договора допустим, если компания выполнит условия, установленные законодательством. Согласно пункту 2 статьи 160 Гражданского кодекса, партнеры по сделке могут факсимильно воспроизводить «живую» подпись. Правда, для этого фирмы должны заключить дополнительное соглашение, в котором они укажут, что данный договор подписан с использованием клише. Также ссылка на это может быть дана и в самом тексте соглашения.

Гражданский кодекс предусматривает, что соглашение, заверенное факсимиле, имеет юридическую силу. Однако налоговые инспекторы отказываются принимать такие бумаги. Они считают, что клише нельзя ставить на документах, имеющих финансовые последствия (письмо МНС от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042). Но чиновники забывают о том, что оформление договоров относится к сфере гражданского законодательства, а не налогового. Следовательно, именно положения Гражданского кодекса регламентируют этот порядок (п. 1 ст. 11 НК).

Однако фирмам все же нельзя расслабляться и не обращать внимания на мнение инспекторов. Ведь налоговые служащие могут оспорить «сомнительные» сделки через суд. Президиум Высшего Арбитражного Суда постановил, что инспекторы вправе подавать иски о признании сделок недействительными и взыскании в доход государства всего полученного по ним (постановление президиума ВАС от 15 марта 2005 г. № 13885/04). Судьи ссылаются на пункт 11 статьи 7 Закона от 21 марта 1991 г. № 943-1 «О налоговых органах в Российской Федерации». Они указывают, что данный закон не утратил свою силу в связи с принятием первой части Налогового кодекса. Именно поэтому компаниям не стоит рисковать, используя факсимиле без острой необходимости.

Принимаем на работу

Новый сотрудник пришел заполнять документы о поступлении на работу, а руководитель фирмы отсутствует. Кадровик или бухгалтер, выполняющий его функции, собирается принять работника без директора. Может ли он в этом случае воспользоваться факсимиле? Однозначно, нет.

Дело в том, что законодатели установили, что стороны подписывают трудовой договор собственноручно (ст. 67 ТК). Только в этом случае документ правильно оформлен и действителен.

Кроме того, руководитель также издает приказы о приеме персонала на работу. Использование факсимиле в распорядительных документах автоматически делает эти бумаги недействительными. Дело в том, что среди реквизитов, придающих приказу юридическую силу, значится личная подпись руководителя.

Возмещаем НДС

Для оперативного выставления счетов-фактур по поставкам продавец может воспользоваться факсимиле. Так проще поставщику. Однако затем покупателя ждет неприятная ситуация. Налоговая инспекция проведет камеральную проверку и откажет в возмещении суммы НДС, уплаченной при приобретении товара.

Чиновники полагают, что счета-фактуры с факсимильными оттисками подписей руководителя и главного бухгалтера не дают фирме право на возмещение НДС. Дело в том, что если поставщик оформил счета-фактуры с нарушениями пунктов 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса, то покупатель не сможет получить вычет из бюджета. А пункт 6 предусматривает, что этот налоговый регистр должен быть подписан главным бухгалтером и руководителем фирмы. Хотя законодатели не дают прямых указаний на то, что автографы должны быть «живыми», инспекторы считают, что пункт 6 не предоставляет возможности использовать клише. Кроме того, факсимильные счета-фактуры даже нельзя зарегистрировать в книге покупок и книге продаж, поскольку они не соответствуют «установленным нормам их заполнения» (письма УФНС по г. Москве от 9 марта 2005 г. № 19-14/ 14327, МНС от 21 апреля 2004 г. № 03-1-08/1039/17, УМНС по г. Москве от 1 сентября 2003 г. № 11-14/47605).

Судьи в свою очередь становятся на сторону фирм. Ведь уточнений о характере подписи нет ни в Налоговом кодексе, ни в правилах ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по НДС (утв. постановлением Правительства от 2 декабря 2000 г. № 914). Например, ФАС Московского округа считает, что законодательство не запрещает проставлять факсимиле в счетах-фактурах. Это клише является аналогом «живой» подписи. Если фирма заплатила за товар и оприходовала его по этим налоговым регистрам, заверенным поставщиком, то у налоговой нет оснований отказывать в возмещении НДС. Поэтому инспекторы также не вправе оштрафовать компанию в случае представления факсимильно заверенных счетов-фактур за неуплату или неполную уплату налога в результате занижения базы по статье 122 Налогового кодекса (постановления ФАС Московского округа от 3 ноября 2004 г. № КА-А40/10060-04, от 28 мая 2003 г. № КА-А40/2727-03).

Несмотря на то что в столице суд решал дела в пользу фирм, в других регионах служители Фемиды становились на сторону инспекторов. Судьи отказывали налогоплательщикам в возможности использования факсимиле (постановления ФАС Северо-Западного округа от 27 сентября 2004 г. № А05-2381/ 04-13, ФАС Дальневосточного округа от 28 мая 2004 г. № Ф03-А16/04-2/1111).

Поэтому решения московского суда в пользу налогоплательщиков не должны вводить бухгалтеров в заблуждение. Возможно, фирме не стоит принимать от поставщиков счета-фактуры с факсимиле, поскольку ответственность за эти документы «ляжет на плечи» покупателя. Именно покупатель недополучит из бюджета оплаченный НДС. А судиться за каждую «бумажку» небольшой компании не по силам.

Мнение

Марина Конюшева, бухгалтер, рассказала: «Поставщик выставил нам счет-фактуру с факсимильной подписью. Мы не обратили на это внимания, поскольку была положительная судебная практика. Однако после проверки инспекция отказывает нам в возмещении НДС. Директор не хочет судиться, так как он считает, что ссориться с инспекторами недальновидно. Кроме того, сумма не очень большая. Но впредь мы будем осторожнее».

Анна АНДРЮЩЕНКО