Платить ли взносы и НДФЛ с командировочных, если не совпадают даты в документах

Что работодатель обязан возмещать сотруднику в командировке?

Статья 168 ТК РФ обязует работодателей возмещать расходы работников, направленных в служебные командировки. Помимо оплаты компанией билетов и проживания командированного, ему выплачиваются суточные на оплату расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства.

То есть, суточные — это часть командировочных расходов. Эти суммы работник может тратить так, как считает нужным.

Суточные не включают в себя расходы на проживание и проезд от места работы до места командировки, бензин и т.п. Эти траты компания возмещает работнику отдельно.

Суточные работник может тратить на питание, покупку товаров, поездки по личным делам и так далее. Законодательство никак не регламентирует эти траты.

Суточные нужно выплатить работнику за все дни командировки, включая дни проезда, за время пребывания на больничном листе, за выходные и праздники, за возникшие не по вине сотрудника задержки.

Возникает ли НДФЛ если дата командировки не совпадает с проездным

По общему правилу днем выезда в командировку считается дата отправления транспортного средства (автобуса, поезда, самолета и др.) от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия в место постоянной работы.

Так установлено Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

При этом днем начала или окончания командировки следует считать соответствующую дату в приказе работодателя о командировках.

Многие сталкиваются с ситуацией, когда командировка назначена с понедельника, а работник выезжает в командировку в воскресенье.

Минфин отметил, что компенсация расходов на приобретение проездного билета для проезда работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в выходные дни, предшествующие дню начала командировки, или в выходные дни, следующие за датой окончания командировки, не включаются в доход, если:

• указанные расходы произведены с разрешения работодателя;
• и для выполнения соответствующего служебного поручения.

Значит, если есть разрешение работодателя на такой выезд, то НДФЛ платить не нужно.

А что со страховыми взносами?

Со страховыми взносами позиция чиновников жестче.

Минфин категорично отмечает, если дата начала или окончания командировки в приказе организации о командировании не совпадает с датой, указанной в проездном документе, то оплата организацией проезда работника к месту командировки не является компенсацией его расходов, связанных со служебной командировкой. Поэтому данная компенсация проезда работнику облагается страховыми взносами в общем порядке.

Можно ли учесть в расходах для целей налогообложения прибыли, если не совпадают даты

Возмещение проезда, когда не совпадают даты поездки и даты начала командировки, можно учесть в расходах для целей налогообложения прибыли организаций. Но, как отметили чиновники, включать их базу по прибыли можно:

«если задержка выезда командированного из места командировки либо более ранний выезд работника к месту назначения произошли с разрешения руководителя, подтверждающего в соответствии с установленным порядком целесообразность произведенных расходов».

Таким образом, для подтверждения обоснованности таких затрат необходимо разрешение руководителя в письменной форме на более ранний выезд в командировку или задержку в месте командировки.