«Пластиковая» зарплата

Виды карт

Банковские карты бывают двух видов: кредитные и дебетные. Первые позволяют владельцу воспользоваться не только средствами со своего счета, но и некоторым лимитом банковских средств. Иными словами, собственник карты может взять у банка в долг. Например, если он хочет купить что-то, а ему не хватает денег на счете.

Владелец второго вида карты может тратить только имеющиеся у него на счете средства. Однако в зависимости от условий договора собственнику «пластика» доступен овердрафт. То есть сумма денег, которую банк разрешает использовать сверх имеющихся средств при условии последующего возмещения.

Как правило, зарплатные карты – дебетные. Объясняется это легко – они самые простые и недорогие.

Преимущества и недостатки перехода

Руководство фирмы сразу увидит положительные стороны от перечисления заработной платы на пластиковые карточки. Ведь таким образом компания может сократить штат бухгалтеров или избавить счетных работников от обязанностей кассира. За счет этого освободится время для основной работы, потому что учетному специалисту не придется ждать, пока все сотрудники получат зарплату и распишутся в ведомости. Дело в том, что каждый из работников сможет взять необходимую сумму в банкомате. Однако сотрудники не всегда рады таким переменам. Дело в том, что часто получать деньги по карточке не очень удобно, так как банкоматы могут находиться далеко от дома. А кредитному учреждению может быть невыгодно ставить автомат на территории офиса небольшой фирмы. Поэтому возможна ситуация, когда не все работники будут согласны. Тогда компании нужно решать вопрос о необходимости частичного перехода на безналичную форму оплаты труда. Кроме того, сотрудник может пожелать, чтобы ему зарплату перечисляли на уже имеющуюся карту. В этом случае всем работникам бухгалтер будет оформлять платежку в один банк, а ему – в другой.

Счетному специалисту нужно перечислить деньги, предназначенные для оплаты труда, на карточные счета сотрудников. Причем это возможно сделать даже с помощью единственного платежного поручения на весь персонал, если счета открыты в одном банке. Кстати, фирма должна выплачивать зарплату с помощью «пластика» не реже чем каждые полмесяца (ст. 136 ТК). Значит, бухгалтер должен отправить платежку заранее, чтобы деньги были зачислены на счета работников в день, который оговорен в трудовом или коллективном договоре.

Кроме того, организации не нужно будет тратить деньги на инкассаторов и беспокоиться за сохранность немалой суммы денег, которая в день выплаты лежит в кассе фирмы. Кстати, если хотя бы один сотрудник откажется от зарплатной карты, тогда ему одному нужно будет выплачивать деньги через кассу. А это снова трата времени и денег на доставку.

Немаловажным является и то, что при безналичной оплате труда сотрудники не узнают о том, сколько получают их коллеги, если на фирме не принято афишировать размер зарплаты. Следовательно, в компании не возникнет среди коллектива ненужных разговоров и лишних конфликтов. При этом если в организации принято выплачивать «черную» зарплату, то бухгалтеру будет труднее «прятать» деньги. Ведь при выплате наличными счетный работник, грубо говоря, достанет нужную сумму из сейфа и распределит между персоналом. А безналичные расчеты вынуждают бухгалтера искать схемы, которые рано или поздно налоговая инспекция раскроет.

Так что перед тем, как фирма решит для себя вопрос о переходе на «пластиковые» выплаты, она должна тщательно взвесить все плюсы и минусы.

Принимаем решение

Первое, что должна сделать компания, планирующая платить сотрудникам зарплату по безналу, – это спросить согласия работников. Законодатели установили, что работодатель должен платить сотрудникам в наличной форме в рублях. По заявлению работника компания может выплачивать зарплату другим способом, например путем перечисления денег на его банковский счет. Соответствующие условия работодатель должен определить в коллективном или трудовом договоре (ст. 131, 136 ТК). После того как работники согласились на безналичный расчет, фирма может приступить ко второму этапу.

Ей следует выбрать банк, услугами которого она будет пользоваться. У работника есть две возможности стать обладателем зарплатной карты. В одном случае каждый сотрудник может самостоятельно заключить договор с кредитным учреждением. Тогда расходы по изготовлению карточки будет оплачивать работник. Естественно, такое условие не всегда устраивает персонал. В другом случае фирма заключает договор с банком сама, тогда и затраты все на ней. В этом соглашении стороны оговаривают размер банковского вознаграждения, стоимость эмиссии карт и их обслуживания.

Затем компания приступает к выбору зарплатного карточного проекта. Конечно, фирма должна разузнать все подробности о деловой репутации и надежности банка. Желательно рассматривать сразу несколько предложений, чтобы была возможность их сравнить. При этом организации следует выбрать тип карты, платежной системы, тарифы по обслуживанию и т. п. Дело в том, что каждое кредитное учреждение предлагает свои условия сотрудничества, при этом компания не должна забывать о том, что нужно «торговаться». Поэтому во многом от бухгалтера фирмы зависит, как много расходов она понесет в том или ином случае.

Александр Васильчиков, главный специалист департамента розничного бизнеса «Гута Банка», говорит, что «привлекательность каждого зарплатного проекта в первую очередь зависит от его условий».

«В частности, – поясняет Александр Михайлович, – это подразумевает возможность или необходимость установки банкомата, а также величину комиссий, взимаемых банком за реализацию и ведение проекта по выплате заработной платы через пластиковые карты. Для маленькой фирмы с небольшим фондом оплаты труда оптимальным является зарплатный проект без установки оборудования. При этом банк должен обеспечить функционирование банкоматов свободного доступа в разных частях города, расположенных в торгово-развлекательных центрах у станций метро. Важно при этом обратить внимание на то, какие купюры выдает тот или иной банкомат, чтобы была возможность в случае необходимости снять сумму, максимально близкую к желаемой. То есть необходимо уточнить, каков минимальный номинал купюр.

Кроме того, выгода от зарплатного проекта тем больше, чем больше сотрудников на предприятии. Бухгалтер избавляется от необходимости «общаться» с каждым из них. Он просто формирует и направляет соответствующее поручение в кредитное учреждение. Все остальное делает банк».

Когда организация выберет банк, то для открытия счета ей нужно представить в кредитное учреждение длинный перечень документов. Среди них копии уставных документов, свидетельства о постановке на учет в инспекции, документа о госрегистрации, список сотрудников и другие. Список документов фирма может получить в банке.

Налоговые хлопоты

Итак, компания открыла карточные счета для работников. Теперь бухгалтеру предстоит решить вопрос с признанием расходов в налоговом учете. В принципе правомерно уменьшить базу по налогу на прибыль на издержки, связанные с открытием счетов и обслуживанием карт, в составе внереализационных расходов (подп. 15 п. 1 ст. 265 НК).

Однако Минфин не поддерживает эту идею (письма от 22 марта 2005 г. № 03-03-01-04/1/131, от 7 февраля 2005 г. № 03-05-01-04/19). Финансисты указывают, что банковская карта – это средство для составления расчетных и других документов, которые должен оплатить клиент (положение ЦБ от 9 апреля 1998 г. № 23-П). Если договор с кредитным учреждением заключает работник, то он становится клиентом банка. То есть возмещать расходы должен работник. Из-за этого финансисты запрещают фирме учитывать затраты на изготовление «пластика» и на комиссию за проведение операций. Кстати, бухгалтер должен удержать из заработной платы сотрудника НДФЛ за получение карты (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК).

Дело в том, что если компания оплачивает услуги в пользу сотрудника, то он получает доход в натуральной форме. Чиновники полагают, что это расходы в пользу работников (п. 29 ст. 270 НК). Также если сотрудник уволился, а банк возместил оставшуюся сумму годового обслуживания, то эти средства нужно включить в состав налогооблагаемых доходов. Правда, Минфин позволил не начислять по ним ЕСН. Что касается платы за перечисление с расчетного счета фирмы на зарплатные счета сотрудников, то бухгалтер сможет уменьшить на эти расходы базу по налогу на прибыль. Таким образом, финансисты в своих рассуждениях уповают на то, что большинство затрат фирма производит вместо работника.

Но есть способ уменьшить налоговую базу. Бухгалтеру надо доказать производственный характер расходов. Перечисление зарплаты по безналу существенно сокращает временные и материальные затраты компании, а работникам, напротив, причиняет неудобства при получении денег. Отсюда следует вывод, что переход на пластиковые карты происходит исключительно для оптимизации хозяйственной деятельности. А такие расходы можно классифицировать как экономически обоснованные (ст. 252 НК).

Кстати, в бухгалтерском учете расходы, связанные с оплатой услуг банков, счетный работник включит в состав операционных (п. 11 ПБУ 10/1999, утв. приказом Минфина от 6 мая 1999 г. № 33н).

Анна АНДРЮЩЕНКО